A importância do número de patrimônio nas impressoras do seu parque

Ilustração de impressora com tag de número de patrimônio e uma prancheta com um check list.

Tenho quase a total certeza de que você já viu por aí alguns equipamentos e móveis com plaquinhas com um número. Estas plaquinhas indicam o número de patrimônio.

Responda rápido! 

As impressoras do seu parque possuem número de patrimônio?

Todas as empresas, independente do seu tamanho, possuem bens móveis e precisam lidar com a gestão de patrimônio para garantir a preservação destes bens e saber aonde eles estão alocados. 

Mas a grande maioria das pequenas e médias empresas não dão a devida atenção a esta área administrativa, o que causa o impedimento ou o déficit da gestão dos bens, pois, se não se sabe quais são estes bens e onde estão não é possível ter o controle. 

O primeiro passo para a implementação da gestão patrimonial é a criação de um inventário de bens móveis. O qual tem como função ser o documento formal da empresa que contém um fiel levantamento físico dos bens patrimoniais móveis e o estado de depreciação de cada item. Este inventário está relacionado à área financeira, pois com ele é possível avaliar os custos envolvidos durante o ano corrente. Assim podendo bater os dados com os das previsões feitas na sua Planilha de Custo Total de Propriedade.

Planilha de Custo Total de Propriedade

Quando o inventário de patrimônio é executado de forma correta, ele constrói uma base de dados organizados e, é claro, atualizados. Além de possibilitar à empresa:

  • A realização de uma gestão financeira eficiente;
  • A construção de uma previsão de custos mais assertiva;
  • A reduzir gastos;
  • A otimização dos processos de compras.

Além de saber se as suas previsões de gastos envolvidos na vida útil da impressora estão de acordo com o estimado, a gestão patrimonial de bens móveis ajuda na tomada de decisão na compra de novos equipamentos, evitando que se tenha prejuízos financeiros.

Vamos entender o tema mais afundo e ver alguns tópicos relacionados. Let’s go!

 🖨 → O inventário patrimonial

O inventário patrimonial é um documento contábil. Ele é comparado à um raio – x ou uma fotografia panorâmica da área financeira da empresa naquele período. Ele faz a ponte entre o fluxo de caixa e o resultado econômico para mostrar real a condição financeira da empresa. Com ele é possível ver os lucros, dividendos e patrimônio líquido e, analisar o fluxo do dinheiro dentro da empresa.

🖨 → Por que fazer a gestão patrimonial

Para fazer um planejamento financeiro completo anual de uma empresa, é necessário que a gestão patrimonial seja feita. Além disso esta é uma ação que atrelada a imagem da marca passa ao mercado organização e cuidado com o que lhe pertence. Com a gestão patrimonial também é possível evitar, ou reduzir, os riscos de furtos, extravios e prejuízos. 

🖨 → Legislação acerca do inventário

É de suma importância começar sabendo que existem exigências legais acerca do inventário de bens patrimonial. Se o seu outsourcing de impressão se enquadra no Simples Nacional ou, realiza a tributação com base no lucro presumido devem, obrigatoriamente escriturar anualmente o Livro de Registro de Inventário.

Caso a sua empresa realize a tributação com base no lucro real, o livro de inventário deve ser escriturado ao término de cada período apurado. 

Cabe aqui mencionar, que além da escrituração do livro as informações nele contida devem estar incluídas no SPED Fiscal – Sistema Público de Escrituração Fiscal Digital.

É interessante que você faça a leitura da Lei 11.638/07 e das normas técnicas da ABNT/IBAPE, para saber quais são as exigências especificamente. 

Como se faz o inventário de impressoras?

Os aparelhos de informática como computadores e impressoras fazem parte do inventário de TI. E, para elaborar este documento você deve: 

🖨 → Classificar os bens por categorias

Os bens, ou os ativos, da área de TI podem ser classificados em três categorias. Sendo elas: hardware, software e usuários. Visto que estas categorias são amplas pode-se criar sub-categorias. Como, por exemplo: 

As impressoras de seu parque fazem parte da categoria de hardware, sub-categoria de impressoras, ou ainda, sub-categoria de multifuncional. E assim por diante. 

🖨 → Criar um padrão de nomeação

Cada empresa cria para si um padrão de nomeação, a qual deve ser de fácil entendimento, com uma lógica prática. A dica é usar letras combinadas com números, criando assim uma nomeação única.

Como o seu outsourcing de impressão contém diversos aparelhos idênticos, caso seu parque seja homogêneo, a identificação e nomeação deve ser sempre individual, e não por grupo ou lote. 

Lembre-se que cada impressora passou por manutenções preventivas e corretivas diferentes, foram alocadas em ambientes diversos e por isto o desgaste de cada uma é único, não podendo ser incluído em um grupo genérico.

🖨 → Incluir as impressoras na lista

Agora que os equipamentos estão devidamente classificados e nomeados chegou a hora de incluí-los na lista do inventário (a qual pode ser feita via excel).

É importante incluir o máximo de dados sobre cada impressora, como marca, modelo, ano, número de série, data da compra.

🖨 → Detectar vulnerabilidades e oportunidades

No momento da criação do inventário de TI, assim como o inventário dos demais bens móveis, deve-se realizar uma análise minuciosa da situação atual de cada equipamento para que as vulnerabilidades e as oportunidades sejam detectadas e ações tomadas. 

Você pode identificar, por exemplo, quais impressoras estão ociosas ou chegaram ao fim de sua vida útil e pode, desta forma, dar um destino correto – como a manutenção ou o descarte. Ou ainda, detectar as impressoras que precisam de manutenção e podem ser alocadas em clientes ou ficar a disposição para novos contratos. 

🖨 → Manter um monitoramento constante

Assim como é feito com as impressoras, este inventário pode, e deve, ser aplicado para todos os bens da sua empresa. 

Além dos equipamentos de TI você pode estar fazendo um inventário dos móveis utilizados em sua estrutura física e os equipamentos utilizados para a manutenção das impressoras. 

Após a finalização do Livro de Registro de Inventário é preciso mantê-lo atualizado, as informações catalogadas devem estar coerentes com a situação de cada equipamento.

Utilizando o número de patrimônio das impressoras na vida real 

Acredito que a forma burocrática do inventário tenha ficado esclarecida, mas aposto que você franziu a testa e está se perguntando como isto pode ser útil no seu dia a dia.

Tem uma situação rotineira que pode ser solucionada simplesmente por causa da identificação deste número de patrimônio. Olha só!

O cliente liga para o suporte e avisa que a impressora está com problemas. Mas o parque instalado nesta empresa é grande e, muitas pessoas não sabem identificar uma impressoras através do IP ou do número de série dela. Qual a solução?

O número de inventário! O atendente do suporte vai pedir gentilmente que o cliente olhe a etiqueta de patrimônio e lhe informe o código (aquele que foi usado na nomeação). Aí, é só buscar no sistema de monitoramento de impressoras e de gestão do parque a impressora pelo número de patrimônio.

Assim vai ser fácil visualizar quais os alertas foram gerados e solicitar a manutenção conforme a urgência. 

Na hora do cadastro das impressoras no PrintWayy você pode incluir o número de patrimônio, em um espaço dedicado para esta informação:

Imagem do dashboard do PrintWayy.
Dashboard do PrintWayy. Destaque para o número de patrimônio.

Espero que este conteúdo tenha sido útil para você e que tenhas aprendido alguma coisa nova aqui com a gente.

Continue navegando pelo Blog da PrintWayy – confira as nossas publicações e fique ligado, porque tem muita coisa legal sendo preparada especialmente para você!

Você já viu estes materiais?

Convite para baixar o modelo de contrato de locação de impressoras.

Convite para fazer download do ebook SPIN selling.