Você iniciou seu serviço de outsourcing de impressão. Fez contato com diversos potenciais clientes e, concretizou muitas vendas! O que fazer a partir de agora? Precisamos falar sobre GESTÃO DE CONTRATOS.
O gerenciamento do ciclo da vida de um contrato (Contract Lifecycle Menagement – CLM) é dividido em 8 etapas e, já foi assunto aqui no blog. Se você não se recorda é só dar um refresh na memória acessando o post: 4 em 1 – Dicas de gestão de contratos, rotina, pessoas e tempo.
O CLM serve como base para o sucesso de todo período contratual, cuidando desde o início até a renovação ou o encerramento. Objetivando evitar conflitos que possam aparecer oriundos de uma má administração.
Na relação de negócios, é primordial que todas as partes estejam seguras, tanto relativo ao que está sendo contratado, como também sobre a prestação desse serviço.
É uma via de mão dupla, onde ninguém pode sair perdendo. E para se assegurar disso é necessária a confecção de um bom contrato de locação de impressoras, atentando-se a todas as necessidades, prazos, direitos e deveres de todos ali constantes.
Veja, no infográfico abaixo, alguns benefícios da formalização de contratos de prestação de serviço e quais os riscos da não formalização:
Objetivando que sua empresa esteja sempre bem assistida, é preciso que o contrato passe pelo crivo jurídico, pois há terminologias (as quais vamos verificar mais a frente) e conhecimentos que somente os profissionais da área são capacitados para auxiliar.
A utilização de cláusulas específicas, como as do acordo de SLA – obrigatório em contratos relacionados a TI – atraem para os contratos de outsourcing de impressão particularidades em razão deste tipo de prestação do serviço e deve ser elaborado com muita atenção, clareza e objetividade.
Cuidado! Contratos genéricos podem prejudicar muito a sua empresa, tendo em vista a natureza não objetiva, dificultando a tomada de medidas judiciais quanto ao seu descumprimento, considerando a possibilidade de inadimplência, e também não atender as necessidades do cliente, prejudicando a concretização do acordo.
Além do mais, gerir a relação contratual de sucesso e lucrativa também significa mantê-lo sempre atualizado, renovando as cláusulas que não fazem mais sentido, alterando valores que estiverem desatualizados com o mercado, efetuando os aditivos necessários para evoluir juntamente com o negócio.
Manutenção de clientes: prazos e renovações
Em busca de manter uma relação duradoura com o cliente, estar a par de todos os aspectos de atendimento é essencial para que o contrato seja praticado por muito tempo.
Portanto, o departamento responsável da sua empresa por esta área deve estar sempre atento aos prazos de vencimento e renovação, lembrando ao cliente quando o contrato está prestes a terminar, questionando sobre a necessidade de algum tipo de alteração, e levando a renovação do serviço.
O PrintWayy possui uma funcionalidade que serve para avisar o provedor do outsourcing de impressão a respeito da vida útil dos seus contratos. Ao configurar as notificações é possível adicionar as informações relacionadas a validade do contrato.
Dessa maneira, se torna muito mais prático manter-se organizado e alerta aos prazos! Não ficando sujeito ao término indesejado da relação contratual, possuindo assim tempo hábil para acordar uma renovação.
Veja como esta funcionalidade se dá dentro no sistema:
Imagem ilustrativa do PrintWayy – configurações da notificação.
Já vimos aqui no blog em: Seu cliente é o pote de ouro do final do arco-íris, que custa muito mais conseguir novos clientes do que manter os atuais. Por essa razão, vale a pena investir sua atenção em fidelizar os já existentes.
“Conquistar um novo cliente custa de 5 a 7 vezes mais que manter um atual.”
Philip Kotler
Ainda, a renovação também é interessante e trará benefícios para quem já é usuário do serviço, pois além de ocorrer a atualização do parque de impressão, há a vantagem de estar familiarizado com o modo de operar da contratada.
Lembre-se: um cliente satisfeito é equivalente ao melhor marketing que sua empresa pode possuir!
Em um mercado tão amplo e concorrido, cuidado com a dança das cadeiras que é muito comum no mundo dos negócios. Se a sua empresa não entrega o que se compromete, nem se dedica a quem adquiriu o produto, o contratante não irá hesitar em falar “Próximo!” e trocar de fornecedor.
Considerando todos os benefícios, realizar pesquisas de satisfação e buscar entender as necessidades do seu cliente são passos muito importantes para mantê-lo como consumidor do seu serviço.
Veja agora uma sessão bônus, onde explicamos alguns termos e palavras do linguajar jurídico.
Bônus: desvendando o juridiquês contratual
Que os contratos regem nossas vidas e as relações de trabalho isso é um fato. Mas a linguagem jurídica pode deixar muitos que não atuam na área perdidos, sem saber exatamente o que certos termos significam.
Reunimos algumas expressões ligadas a área. Dá só uma olhada:
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Termo aditivo: o termo aditivo tem a função de acrescentar informações e dados que não estão presentes ao contrato original, como nova cláusula, por exemplo.
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Contrato de adesão: é estabelecido unilateralmente, não há negociação com a outra parte, contém cláusulas que são importantes e devem ser aceitas sem qualquer alteração.
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Cláusula leonina: termo utilizado para se referir a uma cláusula abusiva, onde o contratante se vê em desvantagem ao que lhe está sendo proposto.
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Distrato contratual: popularmente conhecido como rescisão contratual. Quando ocorrido o distrato, todas as partes se tornam desobrigadas ao cumprimento das cláusulas ali contidas.
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Pacta sunt servanda: termo em latim que significa “os contratos devem ser cumpridos”, é um princípio que está ligado com a responsabilidade contratual. O contrato faz lei entre as partes.
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Clausa irritus: refere-se a cláusula contratual que não tem validade em razão de conflitar com a lei ou com outra disposição contida no próprio contrato.
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Clausa rebus sic stantibus: expressão em latim que pode ser entendida como “estando assim as coisas”. Nesta cláusula os contratantes determinam que o cumprimento do contrato está sujeito a não modificação da situação que lhe deu causa.
Continue aprendendo sobre o assunto!
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