Como a gestão de contratos influencia no cultivo dos clientes?

Desenho de uma plantinha com impressoras sendo seus frutos.

Você iniciou seu serviço de outsourcing de impressão. Fez contato com diversos potenciais clientes e, concretizou muitas vendas! O que fazer a partir de agora? Precisamos falar sobre GESTÃO DE CONTRATOS.

O gerenciamento do ciclo da vida de um contrato (Contract Lifecycle Menagement – CLM) é dividido em 8 etapas e, já foi assunto aqui no blog. Se você não se recorda é só dar um refresh na memória acessando o post: 4 em 1 – Dicas de gestão de contratos, rotina, pessoas e tempo.

Ilustração de uma boneca russa sendo aberta. A ilustração representa o quatro em um proposto no conteúdo.

O CLM serve como base para o sucesso de todo período contratual, cuidando desde o início até a renovação ou o encerramento. Objetivando evitar conflitos que possam aparecer oriundos de uma má administração.

Na relação de negócios, é primordial que todas as partes estejam seguras, tanto relativo ao que está sendo contratado, como também sobre a prestação desse serviço. 

É uma via de mão dupla, onde ninguém pode sair perdendo. E para se assegurar disso é necessária a confecção de um bom contrato de locação de impressoras, atentando-se a todas as necessidades, prazos, direitos e deveres de todos ali constantes.

Veja, no infográfico abaixo, alguns benefícios da formalização de contratos de prestação de serviço e quais os riscos da não formalização:

Infográfico Contrato de locação de Impressoras Benefícios e Riscos de um Contrato de Serviço.

Objetivando que sua empresa esteja sempre bem assistida, é preciso que o contrato passe pelo crivo jurídico, pois há terminologias (as quais vamos verificar mais a frente) e conhecimentos que somente os profissionais da área são capacitados para auxiliar. 

A utilização de cláusulas específicas, como as do acordo de SLA – obrigatório em contratos relacionados a TI – atraem para os contratos de outsourcing de impressão particularidades em razão deste tipo de prestação do serviço e deve ser elaborado com muita atenção, clareza e objetividade.

Cuidado! Contratos genéricos podem prejudicar muito a sua empresa, tendo em vista a natureza não objetiva, dificultando a tomada de medidas judiciais quanto ao seu descumprimento, considerando a possibilidade de inadimplência, e também não atender as necessidades do cliente, prejudicando a concretização do acordo. 

Além do mais, gerir a relação contratual de sucesso e lucrativa também significa mantê-lo sempre atualizado, renovando as cláusulas que não fazem mais sentido, alterando valores que estiverem desatualizados com o mercado, efetuando os aditivos necessários para que evolua juntamente com o negócio.

Manutenção de clientes: prazos e renovações

Em busca de manter uma relação duradoura com o cliente, estar a par de todos os aspectos de atendimento é essencial para que o contrato seja praticado por muito tempo. 

Portanto, o departamento responsável da sua empresa por esta área deve estar sempre atento aos prazos de vencimento e renovação, lembrando ao cliente quando o contrato está prestes a terminar, questionando sobre a necessidade de algum tipo de alteração, e levando a renovação do serviço.

O PrintWayy possui uma funcionalidade que serve para avisar o provedor do outsourcing de impressão a respeito da vida útil dos seus contratos. Ao configurar as notificações é possível adicionar as informações relacionadas a validade do contrato. 

Dessa maneira, se torna muito mais prático manter-se organizado e alerta aos prazos! Não ficando sujeito ao término indesejado da relação contratual, possuindo assim tempo hábil para acordar uma renovação.

Veja como esta funcionalidade se dá dentro no sistema:

Imagem ilustrativa do PrintWayy
Imagem ilustrativa do PrintWayy – configurações da notificação.

Já vimos aqui no blog em: Seu cliente é o pote de ouro do final do arco-íris, o fato de que custa muito mais conseguir novos clientes do que manter os atuais. Por essa razão, vale a pena investir sua atenção em fidelizar os já existentes. 

“Conquistar um novo cliente custa de 5 a 7 vezes mais que manter um atual.”

Philip Kotler

Imagem várias moedas de ouro caindo sob nuvens. Representa o quão valiosa é a pesquisa de satisfação com o cliente.

Ainda, a renovação também é interessante e trará benefícios para quem já é usuário do serviço, pois além de ocorrer a atualização do parque de impressão, há a vantagem de estar familiarizado com o modo de operar da contratada.

Lembre-se: um cliente satisfeito é equivalente ao melhor marketing que sua empresa pode possuir! 

Em um mercado tão amplo e concorrido, cuidado com a dança das cadeiras que é muito comum no mundo dos negócios. Se a sua empresa não entrega o que se compromete, nem dedica-se a quem adquiriu o produto, o contratante não irá hesitar em falar “Próximo!” e trocar de fornecedor.

Considerando todos os benefícios, realizar pesquisas de satisfação e buscar entender as necessidades do seu cliente são passos muito importantes para mantê-lo como consumidor do seu serviço. 

Veja agora uma sessão bônus, onde explicamos alguns termos e palavras do linguajar jurídico.

Bônus: desvendando o juridiquês contratual 

Que os contratos regem nossas vidas e as relações de trabalho isso é um fato. Mas a linguagem jurídica pode deixar muitos que não atuam na área perdidos, sem saber exatamente o que certos termos significam. 

Reunimos algumas expressões ligadas a área. Dá só uma olhada: 

  • Termo aditivo: o termo aditivo tem a função de acrescentar informações e dados que não estão presentes ao contrato original, como nova cláusula, por exemplo.

  • Contrato de adesão:  é estabelecido unilateralmente, não há negociação com a outra parte, contém cláusulas que são importantes e devem ser aceitas sem qualquer alteração.

  • Cláusula leonina: termo utilizado para se referir a uma cláusula abusiva, onde o contratante se vê em desvantagem ao que lhe está sendo proposto.

  • Distrato contratual: popularmente conhecido como rescisão contratual. Quando ocorrido o distrato, todas as partes se tornam desobrigadas ao cumprimento das cláusulas ali contidas.

  • Pacta sunt servanda: termo em latim que significa “os contratos devem ser cumpridos”, é um princípio que está ligado com a responsabilidade contratual. O contrato faz lei entre as partes.

  • Clausa irritus: refere-se a cláusula contratual que não tem validade em razão de conflitar com a lei ou com outra disposição contida no próprio contrato. 

  • Clausa rebus sic stantibus: expressão em latim que pode ser entendida como “estando assim as coisas”. Nesta cláusula os contratantes determinam que o cumprimento do contrato está sujeito a não modificação da situação que deu-lhe causa.

Continue aprendendo sobre o assunto! 

Veja outros posts do nosso blog relacionados ao tema contratual. É só clicar nas imagens abaixo:

Desenhos de impressora, mãos fechando um acordo, logo da printwayy.

Ilustração de uma calculadora notas de dinheiro e moedas - representa a inadimplência.