Como saber se sua impressora dá lucro ou prejuízo?

Custo Total de Propriedade

Renato decidiu comprar um carro. Para isto ele fez as contas e, a parcela ficaria em torno de R$ 5000,00, a qual fecharia perfeitamente no seu planejamento financeiro.

No primeiro mês seu orçamento estourou em R$ 100,00. Surpreso, percebeu que não considerou o quanto iria gastar com o combustível. Analisou seu orçamento financeiro e conseguiu reajustar alguns gastos. E assim, continuou com a sua vida normalmente.

No final do primeiro ano, após a compra do veículo, o orçamento original de Renato havia estourado em R$ 4.000,00. Isto porque ele precisou pagar os impostos, fazer a revisão e continuar pagando o combustível.  

Renato vendeu o anel do seu antigo casamento. Buscou um novo emprego, mas hoje, chora todas as noites antes de dormir.

Ok, não considerar o Custo Total de Propriedade (CTP) nem sempre é tão dramático, mas é sempre muito, muito (mesmo) ruim.

Mas, o que é CTP?

É a soma de todos os custos da propriedade envolvidos no decorrer da vida útil dela. Por exemplo, se você deseja comprar um novo smartphone deve calcular o custo da película, capa de proteção e o custo mensal do plano.

Assim como com o carro e o smartphone, no gerenciamento das impressoras, precisamos considerar o custo total da propriedade daquele equipamento.

Dependendo da situação, o investimento inicial da sua compra reflete apenas 10% do custo total da propriedade ao decorrer da sua vida útil.

Por causa disso precisamos considerar alguns custos:

  • Custo da impressora;
  • Custo da unidade do papel;
  • Custo da manutenção;
  • Custo dos suprimentos.

A maior parte do valor destas despesas são facilmente coletados. Já o de manutenção, você pode considerar o valor/hora do seu técnico, e avaliar o tempo médio da manutenção de rotina.

Também pode haver uma variação de acordo com o volume de páginas impressas. Quanto mais imprimi, mais vai gastar com papel, manutenções, troca de suprimentos e peças.

Por esse motivo precisamos considerar o volume das páginas impressas por período, volume das páginas impressas por troca do suprimento e volume das páginas impressas por manutenção.

Ou seja, o volume das páginas impressas é a milhagem da sua impressora, e vai te dizer se ela precisa ir para a oficina ou se é preciso colocar mais combustível.

Além disso, precisamos saber qual é a vida útil deste equipamento. Que pode ser calculada pelo volume das impressões, ou seja, quantas páginas a impressora vai imprimir antes de ser inutilizada.

Além dos custos precisamos considerar algumas informações do uso da impressora, como o:

  • Volume das impressões por mês;
  • Volume das páginas por troca dos suprimentos;
  • Volume das páginas por manutenção preventiva;
  • Vida útil em páginas.

As informações para o cálculo podem mudar dependendo do modelo da impressora e do ambiente em que ela está instalada.

Estas informações também podem ser mais detalhadas. Você poderia subdividir a manutenção em suporte e reparo, como também, segmentar  os suprimentos em peças e consumíveis. Isso fica a seu encargo e da informação disponível.

Quando eu devo fazer o cálculo do CTP e por quê?

O cálculo pode ser feito antes da compra do equipamento para avaliar a viabilidade e tempo que irá demorar para retornar o valor do seu investimento.

Por exemplo, se você comprar um equipamento de R$ 1.000,00 pode pensar em cobrar R$ 100,00 por mês, para em 10 meses ter seu investimento retornado e começar a ter lucro.

Porém, se você fizer o cálculo do CTP descobrirá que esse valor de R$ 1.000,00 na realidade é R$ 5.000,00. E agora vai precisa de 05 vezes mais tempo para retornar o investimento com o preço definido anteriormente de R$ 100,00, ou seja, 50 meses.

Dependendo da situação, se não for considerado o CTP, a impressora terá excedido sua vida útil antes de retornar o valor investido causando prejuízo para sua empresa.

Logo, essa informação pode ajudar a reavaliar contratos, compras e precificação em geral.

Outra situação importante para se usar CTP é na análise do seu parque de impressão. Você pode saber quais das suas impressoras já retornaram o valor investido, quais deram prejuízo e quais ainda precisam trabalhar para retornar o valor.

Quando essa análise é feita retroativamente, é possível visualizar o histórico dos custos da impressora. Por este motivo podemos ter dados muito mais detalhados, incluindo informações que não conseguimos estimar sem histórico, como os número dos atendimentos técnicos, tempo dos atendimentos, custo com peças trocadas e uma avaliação do defasamento e sua vida útil real.

Existe 03 perguntas que podem ser respondidas com a ajuda do CTP:

  • Vale a pena comprar este modelo de impressora?
  • Quanto devo cobrar do meu cliente para ter o retorno sobre o investimento?
  • Minhas impressoras deram lucro ou prejuízo?

Para ajudar você a calcular o CTP de forma eficiente nós aqui da PrintWayy desenvolvemos uma planilha online. Com a Planilha de Custo Total de Propriedade você vai poder lançar  e detalhar as informações de custo de cada modelo de impressora, que você já tem ou pretende adquirir.

Lembre-se este cálculo é uma forma, não uma fórmula. Se você sentir a necessidade de adicionar outros  custos, informações de uso, sinta-se à vontade para editar a sua planilha e, lembre de contar para nós sobre como foi a sua experiência.

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