Diga adeus as trocas prematuras e, evite o desperdício!

Um cartucho de tinta com nível pela metade, indica o gasto com suprimentos e faz alusão a troca prematura.

Sustentável, é isso que você quer que a sua operação seja, certo? Sustentável de modo financeiro e também ambiental. Bem, um fator que pode impactar ambas posições são as trocas prematuras dos suprimentos.

Vamos começar estabelecendo qual momento configura essa situação: trocas prematuras se dão quando toners e, cartuchos de tinta, ainda com carga útil são retirados da impressora e descartados, logo, estes são substituídos por suprimentos novos. 

O percentual de carga útil do recipiente é o determinante do nível de prematuridade e, este nível pode variar entre os provedores de outsourcing de impressão. 

Alguns provedores que utilizam o PrintWayy como solução consideram uma troca prematura quando o suprimento é substituído com carga superior a 05%, outros consideram quando o suprimento é trocado com 10%, e ainda há quem adote o percentual de 15%.

Agora que temos o mesmo nível de conhecimento do que é uma troca prematura de suprimentos, o próximo passo que temos que dar é, entender o consumidor e, o porque ele faz esta troca. Então, vamos juntos explorar algumas questões! 

05 motivos do porque o cliente faz a troca prematura 

Do ponto de vista do cliente, há diversos fatores que geram esta atitude. Como:

01) Quando o equipamento exibe a mensagem de nível baixo de tinta. Ela ocasiona uma sensação de urgência, a qual leva o usuário a cometer a troca.

02) Também existe a possibilidade do aparecimento de uma mensagem de erro no equipamento, onde o cliente acredita que a troca irá solucionar o problema.

03) Pode haver a percepção de que as impressões estão saindo com menor qualidade, aparentando estarem mais fracas. O suprimento acaba sendo o culpado e, consequentemente, trocado, já que muitos clientes também possuem fácil acesso a toners backup.

04) Ainda, há chances de existir um real defeito no suprimento, onde a realização da sua troca prematura acaba sendo a única solução para o problema.

05) A falta de informação também é um enorme impasse. O acesso ao sistema de monitoramento da sua operação melhora muito o compreendimento dos níveis de suprimento.

Conseguir visualizar dados faz uma enorme diferença! Quando o cliente pode observar por si só os desdobramentos de seu contrato e os alertas que a impressora emite diretamente pelo sistema, fica descomplicado o manejamento.

O Dossiê do Outsourcing de Impressão 2019/2020 trouxe aspectos onde podemos visualizar que 81,68% dos provedores que utilizam o PrintWayy permitem aos seus clientes o acesso ao sistema, possuindo assim uma grande transparência!

Conteúdo exclusivo do Dossiê do Outsourcing de Impressão PrintWayy.
Conteúdo exclusivo do Dossiê do Outsourcing de Impressão 2019-2020, publicado pela PrintWayy.

Levando em conta esses 05 motivos, vou te mostrar como um gerenciamento eficiente pode evitar os malefícios que as trocas antes da hora acarretam. Assim, seu parque de impressoras fica longe do desperdício e, permanece saudável e sustentável (de modo financeiro e também ambiental).

De olho no suprimento: por que evitar as trocas prematuras

Devido ao alto custo das tintas de impressora, a sua melhor atitude é investir na economia, pois os toners correspondem a quase 70% das despesas dentro de um contrato de outsourcing, e qualquer desperdício evitado irá ter grande impacto dentro do seu setor financeiro.

Os suprimentos fazem parte do cálculo de Custo Total de Propriedade (CTP) do seu outsourcing, que abrange ainda a impressora e sua manutenção. Nós disponibilizamos uma planilha para que você verifique seus custos, e pode ser conferida clicando aqui.

Se a sua empresa realiza a gestão de suprimentos de maneira manual, a troca prematura pode ser percebida pesando-se os toners que voltam dos clientes, onde o excedente ao peso da carcaça é pó de toner desperdiçado. O nível atual estimado ainda pode ser verificado quando inserido o toner na impressora.

Esses métodos podem ser substituídos com a utilização de uma solução eficiente, que informe a você todos os níveis de tinta e demais informações que tornam mais fácil o controle do seu estoque, impactando as futuras compras, e monitorando o uso do cliente.

Visualizando em tempo real a realização das trocas, existe a possibilidade de entrar em contato o quanto antes com o usuário, entender o porque ela foi realizada e, se constatado o equívoco, fazer com que o suprimento retorne a máquina, para que tenha seu consumo continuado.

Vale ainda implementar uma política de conscientização e levar ao conhecimento do seu cliente as maneiras de uma boa utilização do toner e o quanto pode impactar, tanto ambientalmente, quanto financeiramente, já que o custo com suprimento também influencia no CPP – custo por página.     

Diga adeus ao desperdício com o PrintWayy

A utilização da inteligência artificial na reposição de suprimentos é uma grande aliada, pois não será mais necessário realizar o controle preenchendo planilhas manualmente. O software faz isso para você! 

Um calendário de mesa, em algumas datas tem um ícone de pote de tinta - mostrando os dias de fazer a reposição de suprimentos.

E, se você tem dúvidas de como saber quando os suprimentos do seu cliente estão acabando, com o PrintWayy, você consegue monitorar e emitir relatórios de consumo.

Agora, nossa solução possui uma funcionalidade referente ao controle das trocas prematuras. Ela possibilita o controle de fluxo de desperdício dos suprimentos que foram trocados prematuramente, dispondo ainda a capacidade para impressões válidas.

Na imagem disposta logo abaixo, é possível observar a gestão das trocas prematuras de todos os parques, com a saída dos suprimentos de cada impressora monitorada, e sua capacidade de produção. Sendo que a área mostra os suprimentos trocados até 90 dias:

Imagem do dashboard do PrintWayy.
Imagem ilustrativa dos detalhes das trocas prematuras no PrintWayy.

Você escolhe quando a troca será considerada prematura, por isso, o software permite que você realize as alterações que achar necessária de acordo com a sua vontade:

Imagem do dashboard do PrintWayy.
Imagem ilustrativa dos detalhes das configurações de suprimento e estoque no PrintWayy.

Caso sua equipe visualize no programa que foi realizada uma troca prematura, o sistema permite que seja enviado um email ao cliente, informando-o do erro, possibilitando que volte a utilizar o toner ou cartucho que havia retirado prematuramente.

Imagem ilustrativa dos detalhes das configurações de notificação no PrintWayy.

E, para que não restem dúvidas quanto às melhores práticas acerca da gestão de suprimentos, você pode realizar agora o download do nosso mais novo material, um ebook cheio de dicas, que vão ajudar o provedor e seus colaboradores. Clica aqui embaixo e comece a economizar HOJE!

Cifrão pingando tinta em cima de folhas de papel.