Implementando a manutenção preventiva em impressoras em 5 passos [+ PLANILHA]

Desenho de ferramentas que simbolizam o trabalho de manutenção preventiva em impressoras.

Este não é o primeiro e, nem será o último, conteúdo do Blog da PrintWayy a tratar sobre a manutenção preventiva em impressoras. Sabemos que esta prática, infelizmente, ainda não é aderida por grande parte das empresas provedoras do serviço de outsourcing de impressão.  

Por que infelizmente e, por que ainda não …?

Infelizmente porque esta é uma prática que visa aumentar a vida útil da impressora e deixá-la em perfeitas condições de uso, mantendo a qualidade da impressão e do hardware. Evitando que ocorra manutenções corretivas, as quais são mais trabalhosas e envolvem custos muito mais altos.

O ainda não é porque assim que todos os profissionais do setor se sensibilizarem da importância da manutenção preventiva em impressoras e, como ela pode ser fácil de ser aplicada e controlada, logo será adotada e praticada em quase todas as empresas.

Para nos ajudar a explicar como é simples e fácil de fazer a manutenção preventiva a ponto dela virar uma rotina, o especialista em outsourcing de impressão Charles Carvalho, CEO da Imprimmer Impressoras, que inclusive já participou da nossa Conversa com Especialista falando justamente sobre este assunto, criou um passo a passo, baseado na sua empresa, que é focada em realizar a manutenção preventiva em impressoras.

Fotografia de Charles Carvalho e logotipo da empresa que ele fundou, a Imprimmer. A imagem ilustra a conversa com especialista em outsourcing de impressão

Este  passo a passo se dá em 05 etapas mas, antes de vermos quais são eles precisamos recordar alguns conceitos essenciais da manutenção a ser feita nas impressoras.

Vale lembrar que ao final deste conteúdo você poderá baixar, gratuitamente, uma planilha que vai lhe ajudar a controlar a manutenção preventiva e assim torná-la uma rotina. 

Tipos de manutenção em impressoras

Manutenção corretiva – É feita depois que a impressora apresentou uma quebra ou falha, ela implica em custos altos e pode gerar uma redução na qualidade do produto.

Manutenção preventiva – É realizada com a intenção de reduzir ou evitar a quebra ou falhas no desempenho da impressora.

Os processos da manutenção preventiva

 

Desenho de ferramentas e de uma impressora simbolizando a manutenção preventiva.

 

Desenho de ferramentas e de uma impressora simbolizando a manutenção preventiva.

 

Desenho de ferramentas e de uma impressora simbolizando a manutenção preventiva.

 

Programando a manutenção preventiva de impressoras

Existem duas maneiras de programar essa manutenção: por tempo de uso e pelo número total de ciclos. 

A manutenção preventiva pelo número total de ciclos do mecanismo da impressora ou, pela contagem de vida útil da impressora, é prevista pelo fabricante e vem descrita no manual da impressora, ela é gerada a partir da contagem de um número X de páginas. 

Ao programar a manutenção pelo tempo de uso, deve-se levar em consideração fatores que são negligenciados ao realizar a programação da manutenção pelos ciclos do mecanismo, como, por exemplo: a poeira, maresia, umidade, rede elétrica a qual ela está ligada (sem aterramento, instabilidade, quedas de energia na região), entre outros. Para programar a manutenção por tempo de uso é necessário uma avaliação destas condições, para saber se a impressora vai precisar de manutenção em um período de tempo menor ou maior.

Ao planejar uma manutenção preventiva pelo tempo de uso, verifique qual é o volume mensal de impressão realizado no equipamento. Impressoras que produzem um grande volume de páginas, tendem a extrapolar o ciclo do mecanismo antes do tempo de uso, de forma que a preventiva deverá ser antecipada.

Criando rotinas de manutenção preventiva 

Segundo Charles Carvalho para criar uma estrutura de manutenção preventiva é preciso compreender os diferentes tipos de intervenções que podem acontecer, por isto é indispensável que seja seguido estes passos: 

  • Estudar

  • Planejar

  • Avaliar

  • Programar

  • Executar

Veja agora como o Charles descreveu cada um deles: 

1º – Estudar 

É fundamental conhecer os equipamentos utilizados assim como o tempo médio de duração de peças e suprimentos, se estes são originais ou genéricos, possíveis erros e resets por período de manutenção. Também é importante avaliar os casos de manutenções corretivas anteriores, para planejar como evitar novas ocorrências.

Os analistas e os técnicos em manutenção podem fazem uma investigação profunda da decorrência de um problema e buscarem uma solução para que a sua ocorrência se extinga, ou minimize. 

Algumas perguntas chaves são importantes de serem feitas e respondidas para assim se chegar na solução desejada. Veja algumas possibilidades: 

  • O que? – Ocorrência de um evento que levou o equipamento a ficar inoperante.

  • Como? – Ação sistemática que levou à ocorrência. (Entender como o equipamento funciona é essencial para a compreensão de como o evento ocorreu, por isso é imprescindível que esta análise seja feita por um especialista e que não seja interpretado na base do “achismo”. Para uma boa investigação é necessário que haja provas concretas que apontam o agente causador, lembre-se, “sem provas não há crime”.

  • Quando? – Momento da ocorrência da ação que pode ser originado pela ação do tempo, das condições expostas ou por intervenção e falha humana. 

  • Onde? – Local, parte ou peça do equipamento que sofreu dano. 

2º –  Planejar 

Planejar pode ser entendido como sendo o ato de criar, antecipadamente, uma ação, desenvolvendo assim, estratégias programadas para atingir determinado objetivo.

Este passo da criação de rotinas é o que trará rapidez e eficiência para as manutenções preventivas, pois, é nele que identificamos as peças e suprimentos que não podem faltar dentro do nosso estoque. Sempre mantemos um número mínimo, pois, afinal, em nosso segmento de outsourcing de impressão a fidelidade do cliente deve estar pautada na excelência do atendimento e na qualidade dos serviços prestados. 

Quando se há planejamento dificilmente o fator surpresa aparece.

Também devemos planejar a aquisição de equipamentos. Aqui podemos destacar 04 pontos:

  1. Evite adquirir modelos unitários. Devemos ter ciência de que este está passível a apresentar problemas, portanto é de suma importância ter um backup de mesma marca e modelo.
  2. Não compre modelos os quais não há fácil acesso às peças e suprimentos de reposição no mercado. É imprescindível fazer um levantamento dos principais itens antes da compra.
  3. Evite trabalhar com um portfólio muito extenso de marcas e modelos, pois, quanto mais variado, maior é o investimento em backups.
  4. Foque em poucos modelos de cada tecnologia assim, você estará otimizando o conhecimento da engenharia aplicada e os backups.

3º – Avaliar 

A avaliação é o momento em que nos aliamos às ferramentas, sem o uso delas seria quase impossível fazer a manutenção preventiva. Veremos detalhadamente como acontece a avaliação por monitoramento e no local. 

Na Imprimmer nós utilizamos e sugerimos as seguintes ferramentas: PrintWayy, AnyDesk e Trello

Avaliação por monitoramento: vamos usar como base a ferramenta Printwayy. Este sistema possui um módulo de alertas que nos permite receber um alerta da ocorrência de possíveis problemas em tempo real. Assim, o analista pode tomar a ação de intervir a tempo de não deixar o equipamento parar. 

Veja alguns alertas que nos auxiliam a tomadas de importantes decisões: 

  • Troca de suprimentos – Um alerta é emitido quando um suprimento é substituído: o analista avalia se a troca se deu no momento certo ou se foi uma troca prematura, evitando assim o desperdício de suprimentos e falta do mesmo. O sistema obriga à intervenção humana em efetuar a troca assim mostrando dados extremamente relevantes para a tomada de decisões. 

  • Alerta de manutenção programada – Cada equipamento possui uma peculiaridade, como por exemplo um reset, um aviso de troca de kit de manutenção, uma troca de unidade reveladora e outros. Portanto, recebendo este alerta o analista pode programar uma visita técnica preventiva, a fim de substituir peças que estão próximas do fim de sua vida útil. 

  • Alerta de recipiente de resíduos cheio – Nos modelos em que se utiliza unidade de Photocondutor com armazenamento de resíduos, sabemos que ao chegar a sua capacidade máxima o suprimento pode apresentar vazamentos dentro do equipamento e ainda provocando marcas nas impressões. Com o uso deste alerta é possível se antecipar e substituir a peça antes mesmo que ela provoque um chamado corretivo. 

  • Suprimento quase no fim – Este alerta nos avisa que um toner está acabando podendo assim o analista avaliar unidades de backup e o tempo de reposição fazendo assim com que o equipamento não fique inoperante e que se abra um chamado corretivo.

  • Atolamento de páginas – Com esse alerta pode-se acompanhar as ocorrências de atolamento de papel nas impressoras. Uma alta frequência desse tipo de alerta pode indicar a necessidade de se fazer uma avaliação mais aprofundada, para entender a causa desses atolamentos.

Vale lembrar que quando se há uma monitoria eficiente podemos otimizar os quantitativos de itens em backup. Por exemplo: ao comprar um equipamento novo e sabendo que a sua unidade fusora tem autonomia de imprimir aproximadamente 250.000 páginas, não se faz necessária a aquisição de uma fusão backup antes do mesmo alcançar 200.000 páginas. Portanto, somente monitorando é possível trabalhar neste contexto.

Mas, você pode estar se perguntando:  eu terei que ficar olhando equipamento por equipamento para decidir quando ou não comprar um backup? 

A resposta é: NÃO! No PrintWayy é possível fazer uma configuração para que o sistema faça a acompanhamento da quantidade de páginas impressas e gere alertas personalizados quando essa contagem for atingida. O uso desse recurso é indispensável em uma rotina de manutenção preventiva.

Dica!

Identificando alguma necessidade de intervenção entre em contato com o cliente e converse sobre um suprimento trocado precocemente, faça um acesso remoto usando o AnyDesk ou Teamviewer para fazer alguma correção ou até mesmo avalie o contador de todo o parque filtrando pelo maior número e avaliando se há backups de peças e outros.

Avaliação local: aquela onde se faz uma programação periódica de visita técnica no cliente para avaliar:

  • As condições do equipamento – Limpeza interna e externa, estado aparente das peças e suprimentos, desgaste de itens como roletes, separadores e outros.

  • Qualidade de impressão – Imprimir páginas de testes (preto chapado, cinza escuro e página em branco). O preto chapado mostra qualidade de magnéticos como reveladores, developers e rolos. Cinza aponta defeitos em rolos apagadores como o PCR e a página em branco mostra possíveis desgastes no cilindro.

  • Níveis de ruído – Para o bom funcionamento de um equipamento é imprescindível que se avalie o ruído do mesmo, pois ele pode mostrar um excesso de sujeira interna, desgastes de roldanas, engrenagens e pode provocar um desgaste precoce nas peças e suprimentos.

  • Localização do equipamento – Avaliar se há muita exposição a fenômenos naturais tais como, sol, poeira, umidade; mesa desnivelada ou menor que o equipamento; equipamento colocado com desrespeitando espaçamento em todas as direções para evitar falta de circulação de ar e consequentemente provocar superaquecimento. 

4º –  Programar 

Momento em que é feito o processamento dos dados obtidos. Com dados em mãos e sabendo o que exatamente se deve fazer é hora de montar as rotas levando em consideração as datas de término de suprimentos, vida útil de peças, resets e outros.

Programe as rotas dos técnicos com as OS’s de manutenção preventiva e entrega de suprimentos. 

Boas práticas: nenhuma visita in loco deve ser desperdiçada. Instrua a equipe a avaliar em detalhes o maior número de equipamentos possível em uma visita. Isso nem precisa ser programado, deve ser um hábito! 

5º – Executar

Este é o último e o mais importante passo, pois, de nada adianta tudo o que foi visto anteriormente se não houver ação. 

É o momento de atuar! Segue abaixo 02 simulações de situações comuns de ações preventivas:

Caso 1 – Plantonista observa mensagem de alerta de substituição de suprimento de forma prematura. Neste alerta ele consegue visualizar qual cliente e equipamento se refere o ocorrido. Ações que podem ser executadas:

  • Plantonista entra em contato com o responsável do setor do cliente referido e busca informações sobre a razão da troca prematura;

  • Setor informa que foi fazer uma cópia e o mesmo estava claro demais;

  • Plantonista com perguntas básicas identifica que se tratava de um documento original em péssimas condições. 

Identificando o agente causador ele orienta o cliente a identificar o suprimento substituído e o plantonista informa ao sistema a existência de um suprimento backup ainda em condições de uso. 

Esta ação simples pode evitar, por exemplo um deslocamento de técnico para abastecer o cliente (que na verdade não estava desguarnecido), uma parada de equipamento por “falta” de suprimento e a insatisfação do cliente. Claramente esta é uma ação preventiva simples e que não pode deixar de ser observada.

Caso 2 – A sua empresa instala um equipamento novo em um cliente. Pelas instruções do fabricante, a fusão deste equipamento tem uma vida útil de 250.000 páginas, em clientes de alta produção.

Suponha que esse cliente imprimirá cerca de 25.000 páginas por mês, somente neste equipamento. É fácil saber que este cliente necessitará de uma intervenção de manutenção em aproximadamente 10 meses. 

Portanto, o técnico programa um alerta, dentro do PrintWayy, para quando o equipamento atingir 200.000 páginas produzidas. Assim, sobram aproximadamente 2 meses para cotações, importação de uma nova fusão ou até mesmo a aquisição de um novo equipamento para substituição. 

Existem alguns modelos de fusão que são facilmente substituídos, sem a necessidade de ser feito por um técnico. Neste caso basta deixar a peça de backup em poder do cliente. 

Caso seja de difícil feitio, o técnico substitui a peça atendendo o quantitativo informado pelo fabricante, mesmo que a peça não chegue totalmente ao seu final. Lembre-se: uma manutenção não programada sai muito mais caro do que um restinho de vida útil de qualquer peça. 

Em suma, a rotina de manutenção preventiva em impressoras não deve ser desprezada por nenhuma empresa independente do seu porte e da quantidade de clientes. 

Ela não traz apenas economia, ela oportuniza uma qualidade tão grande na prestação do serviço que dificilmente deixará de ser observada pelos clientes e também pelos concorrentes. 

Planilha para o Controle da Manutenção [Preventiva e Corretiva] em Impressoras 

Esta planilha para realizar o controle da manutenção preventiva ou corretiva em impressoras pode ser o empurrãozinho que faltava para você aderir à manutenção preventiva e deixar todas as impressoras do seu parque em dia. 

Se você já fez algumas tentativas de implementação ou, já pensou em iniciar este procedimento em seu outsourcing e sentiu dificuldades esta planilha é uma ótima solução para este problema.

Disponibilizamos, gratuitamente, um modelo de planilha em formato .xlsx, que pode ser editado no Excel ou nas planilhas do Google. Trata-se de uma ferramenta prática, simples e eficiente para realizar e controlar a manutenção preventiva e a corretiva nas impressoras do parque locado.

Com os 05 passos mais esta planilha você vai:

  • Tornar a manutenção preventiva em impressoras uma rotina;

  • Acelerar o trabalho técnico;

  • Registrar e controlar todo o trabalho realizado em cada impressora;

  • Planejar e estimar as próximas manutenções preventivas;

  • Reduzir o estoque de peças e equipamentos;

  • Elevar a produtividade das impressoras e melhorar a qualidade das impressões;

  • Minimizar custos e possíveis prejuízos;

  • Obter uma visão clara e abrangente da situação de cada hardware.

Gostou? Então acesse agora a Planilha para o Controle da Manutenção [Preventiva e Corretiva] em Impressoras:

Banner para baixar a planilha de manutenção de impressoras.

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