O serviço de MPS (Managed Print Services – Serviços de Impressão Gerenciada) vai muito além do hardware (impressoras, copiadoras, scanners, etc.), ele é um sistema completo de gerenciamento e monitoramento, que controla todo o parque de impressão locado e também presta o serviço de manutenção e reposição de peças e suprimentos.
O MPS (ou o outsourcing de impressão) traz eficiência e economia para dentro das empresas.
A locação de impressoras é capaz de eliminar desperdícios e acabar com vícios de impressão de colaboradores que usam este recurso de forma indevida.
Muitas empresas que procuram pela implementação do outsourcing de impressão ou do MPS buscam qualidade nas impressões, controle e agilidade.
O percurso para a implementação bem sucedida do MPS é composto por 04 etapas, que devem ser cumpridas paulatinamente, evitando, assim, futuras dores de cabeça.
Vale aqui relembrarmos o conceito de MPS apresentado em O que é Outsourcing de Impressão?, segundo o Glossário de TI da Gartner.
Serviços de Impressão Gerenciada
MPS – Managed Print Services
São serviços oferecidos por um provedor externo para otimizar ou gerenciar a saída de documentos de uma empresa. Os principais componentes fornecidos são a avaliação de necessidades, a substituição seletiva ou geral de hardware e o serviço, peças e suprimentos necessários para operar o hardware novo e/ou existente (inclusive o equipamento de terceiros existente, se isso for exigido pelo cliente). O provedor também rastreia como a frota de impressoras, fax, copiadoras e multifuncionais está sendo usada, os problemas e a satisfação do usuário.
Etapas do percurso para uma implementação de MPS bem sucedida
A primeira etapa é composta pelo diagnóstico da atual situação da empresa e na sequência um estudo detalhado com as reais necessidades é feito.
1ª Etapa – Diagnóstico e Estudo do Cenário de Impressão atual
-
Identificação das impressoras da empresa;
-
Cálculo do volume de impressão;
-
Verificação das atuais instalações;
-
Análise de custos com suprimentos, equipamentos e suporte;
-
Identificação de pontos críticos;
-
Análise de necessidades especiais.
Com a definição das soluções necessárias a próxima etapa é a da elaboração e apresentação da proposta comercial, a mesma deve conter valores de mercado e levar em consideração a verba disponibilizada pela empresa contratante do serviço de MPS, os cálculos de impressão devem estar detalhados assim como todos os serviços praticados.
2ª Etapa – Formulação da Proposta Comercial
-
Redimensionamento dos equipamentos atuais;
-
Análise para melhoria nos processos e tecnologia atuais;
-
Softwares de gestão e monitoramento;
-
Soluções para os pontos críticos;
-
Outsourcing de impressão, com a locação dos hardwares necessários.
Nessa etapa o planejamento é colocado em prática e todas as impressoras envolvidas no projeto são instaladas e o serviço de gerenciamento de impressão passa a operar.
Um treinamento deve ser dado aos colaboradores da empresa com o objetivo de repassar as informações de funcionamento do parque de impressão, melhores práticas de impressão e a forma que o sistema atua.
3ª Etapa – Implementação do MPS
-
Assinatura do contrato e acerto do SLA;
-
Cronograma de implementação;
-
Instalação do parque de impressão;
-
Instalação do software de gestão, monitoramento e bilhetagem;
-
Treinamento dos usuários.
Depois da implementação das soluções físicas, o acompanhamento do parque de impressão deve ser feito. O suporte técnico realiza o monitoramento dos equipamentos instalados e agenda manutenções preventivas regularmente e corretivas sempre que necessário.
O controle do consumo dos suprimentos é realizado e relatórios gerenciais de controle são gerados e podem ser acessados pelos gestores e/ou responsável pelo parque de impressão sempre que necessário.
4ª Etapa – Administração
-
Suporte às aplicações incluindo helpdesk para o ambiente de impressão;
-
Assistência técnica e manutenção preventiva e corretiva dos equipamentos;
-
Gerenciamento dos suprimentos;
-
Monitoramento e controle do parque de impressão por meio de relatórios.
Percorrendo estas 04 etapas com certeza você terá uma implementação de MPS bem sucedida.
Lembre-se que este percurso deve ser alcançado etapa por etapa. Cada uma delas tem a sua devida importância e não deve ser deixada de lado, ser pulada ou interrompida.
Continue conectado com a gente. Siga aprendendo e conhecendo este imenso universo do outsourcing de impressão.
Que tal você conhecer o Mapa de Sucesso em Outsourcing de Impressão? Dá só uma espiadinha:
Após diagnosticar o que as empresas que contratam o PrintWayy Dragon estão em busca, nós conseguimos elencar 08 pontos em comum que, juntos, indicam um alto potencial de sucesso para quem trabalha com outsourcing de impressão.
Então, decidimos formalizar o que significa sucesso para os nossos clientes.
E, o que sua empresa precisa fazer para atingir o sucesso em outsourcing de impressão? Clique na imagem abaixo e acompanhe o resultado do nosso estudo!
