MPS: aprenda o percurso para uma implementação bem sucedida

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O serviço de MPS (Managed Print Services – Serviços de Impressão Gerenciada) vai muito além do hardware (impressoras, copiadoras, scanners, etc.), ele é um sistema completo de gerenciamento e monitoramento, que controla todo o parque de impressão locado e também presta o serviço de manutenção e reposição de peças e suprimentos.

O MPS (ou o outsourcing de impressão) traz eficiência e economia para dentro das empresas. 

A locação de impressoras é capaz de eliminar desperdícios e acabar com vícios de impressão de colaboradores que usam este recurso de forma indevida.

Muitas empresas que procuram pela implementação do outsourcing de impressão ou do MPS buscam qualidade nas impressões, controle e agilidade.

O percurso para a implementação bem sucedida do MPS é composto por 04 etapas, que devem ser cumpridas paulatinamente, evitando, assim, futuras dores de cabeça.

Vale aqui relembrarmos o conceito de MPS apresentado em O que é Outsourcing de Impressão?, segundo o Glossário de TI da Gartner.

Imagem de uma girafa sendo que sua cabeça está entre parênteses, e há entre as suas orelhas um tracejado em ziguezague, em seu olho direito há um círculo em amarelo. A imagem representa a curiosidade em saber o que significa o termo outsourcing de impressão.

Serviços de Impressão Gerenciada

MPS – Managed Print Services 

São serviços oferecidos por um provedor externo para otimizar ou gerenciar a saída de documentos de uma empresa. Os principais componentes fornecidos são a avaliação de necessidades, a substituição seletiva ou geral de hardware e o serviço, peças e suprimentos necessários para operar o hardware novo e/ou existente (inclusive o equipamento de terceiros existente, se isso for exigido pelo cliente). O provedor também rastreia como a frota de impressoras, fax, copiadoras e multifuncionais está sendo usada, os problemas e a satisfação do usuário.

Etapas do percurso para uma implementação de MPS bem sucedida

A primeira etapa é composta pelo diagnóstico da atual situação da empresa e na sequência um estudo detalhado com as reais necessidades é feito.

1ª Etapa – Diagnóstico e Estudo do Cenário de Impressão atual

  • Identificação das impressoras da empresa;

  • Cálculo do volume de impressão;

  • Verificação das atuais instalações;

  • Análise de custos com suprimentos, equipamentos e suporte;

  • Identificação de pontos críticos;

  • Análise de necessidades especiais.

Com a definição das soluções necessárias a próxima etapa é a da elaboração e apresentação da proposta comercial, a mesma deve conter valores de mercado e levar em consideração a verba disponibilizada pela empresa contratante do serviço de MPS, os cálculos de impressão devem estar detalhados assim como todos os serviços praticados.

2ª Etapa – Formulação da Proposta Comercial

Nessa etapa o planejamento é colocado em prática e todas as impressoras envolvidas no projeto são instaladas e o serviço de gerenciamento de impressão passa a operar. 

Um treinamento deve ser dado aos colaboradores da empresa com o objetivo de repassar as informações de funcionamento do parque de impressão, melhores práticas de impressão e a forma que o sistema atua.

3ª Etapa – Implementação do MPS

  • Assinatura do contrato e acerto do SLA;

  • Cronograma de implementação;

  • Instalação do parque de impressão;

  • Instalação do software de gestão, monitoramento e bilhetagem;

  • Treinamento dos usuários.

Depois da implementação das soluções físicas o acompanhamento do parque de impressão deve ser feito. O suporte técnico realiza o monitoramento dos equipamentos instalados e agenda manutenções preventivas regularmente e corretivas sempre que necessário.  

O controle do consumo dos suprimentos é realizado e relatórios gerenciais de controle são gerados e podem ser acessados pelos gestores e/ou responsável pelo parque de impressão sempre que necessário.

4ª Etapa – Administração

Percorrendo estas 04 etapas com certeza você terá uma implementação de MPS bem sucedida. 

Lembre-se que este percurso deve ser alcançado etapa por etapa. Cada uma delas tem a sua devida importância e não deve ser deixada de lado, ser pulada ou interrompida.  

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