O que é Outsourcing de Impressão?

O que é Outsourcing de Impressão?

O outsourcing de impressão vem se expandindo e se popularizando, ele continua em ascensão, não somente aqui no Brasil, mas no mundo todo. Ou seja, outsourcing de impressão é um mercado e uma tendência global. 

Ultimamente vemos um grande número de empresas procurarem por soluções inteligentes na hora de montar seus processos ou de restabelecê-los e cortar custos, além de visar o aumento da produtividade. 

Também existe o avanço tecnológico o que pode ocasionar em uma maior complexidade técnica nos equipamentos de impressão.

Estas duas situações fez com que o outsourcing de impressão se tornasse uma opção para diversos tipos de empresas.

Mas afinal, o que é outsourcing de impressão?

Outsourcing de impressão representa o ato de externalizar as soluções em impressão para um empresa especialista no ramo, a qual fará a gestão do parque de impressão monitorando e controlando os hardwares além de buscar formas de melhorar a qualidade do processo e reduzir os custos da contratante relacionadas à área. 

A expressão outsourcing é originária da língua inglesa, no dicionário da língua portuguesa (BR) ela pode ser representada pela palavra terceirização.

Por terceirização entende-se a transferência, por meio da contratação, de uma ou mais atividade (atividade-meio) para outra empresa que presta um serviço a fim de cumprir exclusivamente com a execução esta atividade-meio. Assim, a empresa contratante pode direcionar maiores recursos para a sua atividade-fim.

Desta forma, o outsourcing de impressão também pode ser entendido como a terceirização dos serviços de manutenção, monitoramento e toda a gestão do parque de impressão e, da locação dos equipamentos de impressão e a entrega dos respectivos suprimentos para empresas. 

O outsourcing de impressão também passou a ser conhecido e chamado de MPSManaged Print Services. No Glossário de TI da Gartner, o MPS está descrito como:

Serviços de Impressão Gerenciada (MPS – Managed Print Services) 

São serviços oferecidos por um provedor externo para otimizar ou gerenciar a saída de documentos de uma empresa. Os principais componentes fornecidos são a avaliação de necessidades, a substituição seletiva ou geral de hardware e o serviço, peças e suprimentos necessários para operar o hardware novo e/ou existente (inclusive o equipamento de terceiros existente, se isso for exigido pelo cliente). O provedor também rastreia como a frota de impressoras, fax, copiadoras e multifuncionais está sendo usada, os problemas e a satisfação do usuário.

Os benefícios do outsourcing de impressão

Aqui na PrintWayy acreditamos que estes sejam os principais benefícios do serviço de outsourcing de impressão:

Imagem com uma dica para outsourcing de impressão.

Contratar um serviço de MPS, a curto ou a longo prazo, é mais econômico do que investir em uma infraestrutura própria.

Segundo o estudo “O verdadeiro custo da impressão corporativa” desenvolvido pela IDC e Gartner, os principais benefícios da implementação do outsourcing de impressão são:

  1. Redução global de custos de 20% a 30%;  

  2. A redução em custos de hardware de 25% a 60%;  

  3. A redução de 30% no consumo de energia e redução de 20% no consumo de toner por atualizar produtos no final do seu ciclo de vida;  

  4. A 7% a 14% de redução de custos nas chamadas ao suporte técnico relacionadas à impressão;  

  5. A redução dramática nos custos administrativos, dependendo do número de relacionamentos com fornecedores anteriores ao Outsourcing de Impressão.

Um detalhe, muito importante, apresentado com destaque neste estudo é o fato de que a maioria das empresas ao calcularem os custos da impressão incluem somente os conhecidos, ou seja, os que são visíveis, e por isto suas previsões ficam errôneas, pois os custos invisíveis são tão importantes quanto os visíveis. 

Por isto que o prestador do serviço de outsourcing de impressão deve atentar-se à estes detalhes, e apresentar uma proposta comercial completa, indicando todos estes custos e a redução deles em benefício ao contratante. 

Se você não sabe quais são os reais custo da impressão acompanhe o infográfico abaixo. Preste atenção na divisão dos custos visíveis e dos invisíveis: 

O real custo da impressão: Custos Visíveis e Custos Invisíveis 

Infográfico custos visíveis e invisíveis em outsourcing de impressão.
Fonte: O verdadeiro custo da impressão corporativa – IDC e Gartner

Você possui uma empresa que trabalha vendendo um produto “X”, a sua missão não é ser especialista em impressão, e sim vender o máximo de produtos “X”. 

Se você decidir ter uma equipe interna, full time, que conheça os custos visíveis e invisíveis das impressões, é provável que esse investimento não se pague. É dessa necessidade que nasce o outsourcing de impressão.

Medir os custos invisíveis da impressão é o que facilita as decisões estratégicas e financeiras, e torna previsível aquilo que antes era considerado um “buraco” no orçamento. E além de possuir todas essas informações, você pode focar seus investimentos e esforços naquilo que você faz, vender o produto “X”, aumentando a produtividade da sua empresa.

A Quocirca (empresa de investigação, análise e fonte de informações sobre o mercado e indústria da impressão) após analisar e publicar dados de um estudo que realizou, conforme a matéria Is MPS facing an identity crisis?”, concluiu que:

Os benefícios do MPS são comprovados – as organizações estão reduzindo custos, diminuindo o impacto ambiental e reduzindo o risco associado a uma infraestrutura de impressão não gerenciada. […]

Imagem com uma dica para outsourcing de impressão.

Aplique as melhores práticas em seu outsourcing de impressão

Acompanhe 03 estudos de caso sobre a implementação do outsourcing de impressão em empresas reais. Estes casos foram apresentados pela Gartner e pela IDC.

Estudo de Caso 01 

Benefícios alcançados com Outsourcing de Impressão a longo prazo

Desafio:

Uma empresa global de serviços profissionais queria implementar um único serviço terceirizado de impressão gerenciado, com base em um modelo de custo por página e incorporando a matriz, centralizado de impressão in-house e terceirizados requisitos de impressão. 

Solução e Principais Benefícios: 

O fornecedor implementou um serviço de impressão end-to-end, racionalizando o ambiente de impressão e implementou sistemas para monitoramento contínuo analisando e relatando sobre o uso individual dos colaboradores e o nível do toner do dispositivo. Também foi habilitado a análise on-line dos trabalhos de impressão. Os principais benefícios foram:

  • A transferência de bens de capital (equipamentos e pessoal) para o fornecedor, removendo-os do balanço da instituição; 
  • Custo total de impressão caiu 29%;  
  • Redução de 44% no número de impressões corporativas; 
  • Redução de 10% a 15% no gasto com impressão externa;  
  • Tempo de atividade do dispositivo otimizado;  
  • Redução de 51% nas chamadas ao Service Desk;  
  • 100% de reciclagem, em consonância com os objetivos ambientais da empresa;  
  • 18% de redução do volume de impressão por colaborador;
  • 25% de melhora no tempo de retorno do documento impresso.

Estudo de Caso 02

Melhorias Significativas na Produtividade da Procter & Gamble 

Desafio 

A Procter & Gamble (P&G) emprega 135.000 pessoas em 80 países e tinha 45.000 dispositivos impressão, uma média de um dispositivo para cada quatro funcionários. Não tinha nenhuma política de impressão implementada, e suas 200 instalações em todo o mundo podiam adquirir seus próprios dispositivos e suprimentos. 

Solução e Benefícios:

Tendo avaliado as atividades de impressão em termos de processos baseados em documentos, com o objetivo de permitir que os empregados trabalhem mais eficientemente e com segurança, o fornecedor implementou um serviço  que resultou em um processo mais eficiente. 

  • Redução de tempo gasto com processos de impressão, em cerca de 200 minutos por ano para cada colaborador da empresa;  
  • Redução de tempo de 650 minutos por ano, em gestão de equipamentos de impressão;  
  • Melhorias de processo equivalente a 138 dias por ano.

Estudo de Caso 03

As armadilhas do “faça você mesmo”, a avaliação do seu ambiente de impressão

Desafio: 

Uma empresa internacional da área jurídica, cresceu através de aquisições e parcerias e herdou uma variedade de marcas e equipamentos de impressão. Ela queria gerenciar melhor seus ativos de reduzir o tempo gasto para realizar tarefas administrativas relacionadas a estes equipamentos. 

Solução:

A empresa decidiu conduzir sua própria avaliação do ambiente de impressão e usar como base para contratar seu Outsourcing de Impressão. 

Os resultados:

A informação passada para o fornecedor de Outsourcing de Impressão não estava correta para atender aos requisitos da empresa. Apesar de ter conseguido uma redução de custos de 10%, havia muito mais necessidade de manutenção do que o contratado e o fornecedor precisou ofertar mais recursos, até que eles conseguiram prover uma avaliação mais acurada.

Veja também alguns cases de sucesso de empresas de outsourcing de impressão, elas contaram as suas histórias e nós as publicamos aqui no Blog.

Imagem com uma dica para outsourcing de impressão.

O futuro do outsourcing de impressão

O termo outsourcing de impressão e o serviço por ele prestado popularizou-se muito nos últimos tempos. Isso atraiu a atenção dos empresários que buscam pela redução dos altos custos de impressão em suas empresas.

Este mercado está sendo difundido mais a cada dia, e está em pleno progresso, com uma estimativa de crescimento de 8% anual até 2023, segundo o site Business Insider.

A revista Valor Econômico publicou em uma matéria (2009) sobre a terceirização de impressoras que o outsourcing de impressão é um nicho de mercado raro e lucrativo. 

E a Quocirca afirmou que o outsourcing de impressão é um facilitador para o crescimento dos negócios, e que cada vez mais empresas procuram parcerias com fornecedores que possam resolver seus problemas em termos de custo e segurança em impressão, melhorando a produtividade e a eficiência.

À medida que o mercado de MPS amadurece, muitas empresas estão expressando o desejo de parcerias de negócios mais diretas, proativas e inovadoras com seus fornecedores. Os provedores de outsourcing de impressão mais bem-sucedidos serão aqueles que fornecem serviços e soluções que ajudam os clientes a melhorar seu desempenho comercial. Ao criar relacionamentos mais colaborativos com os clientes, os provedores de MPS têm o potencial de gerar muito mais valor em seus serviços.

A crise no setor econômico foi uma das propulsoras da popularização do outsourcing de impressão. Quando a maioria das empresas estavam buscando por redução de custos, as empresas fornecedoras de soluções em impressão puderam mostrar o valor da sua oferta.

Imagem com uma dica para outsourcing de impressão.

Espero que esse conteúdo tenha ajudado você a compreender o que é o outsourcing de impressão. Se as funcionalidades do PrintWayy chamou a sua atenção peça um teste grátis – são 15 dias para você conhecer e conferir na prática como é gerenciar um parque de impressão com um software completo e especialista.

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