Por que integrar o software de gestão de outsourcing a um ERP?

Por que integrar o software de gestão de outsourcing a um ERP?

Não adianta fechar os olhos ou ignorar o big data, ele é hoje parte central de qualquer empresa. E, para que todo e qualquer negócio consiga sobreviver aos seus infindáveis dados, sistemas e aplicativos em nuvem são importantíssimos para que a gestão se torne profissionalizada e com resultados claros.

“Em Deus nós confiamos; todos os outros devem trazer dados.”

William Edwards Deming

Mas aí você me pergunta: como tornar acessível às informações dos diferentes softwares utilizados pela empresa? E eu lhe respondo: por meio da integração de software.

Permitir que as diferentes soluções se comuniquem entre si é uma chave-mestra em um mundo cada vez mais conectado, onde os colaboradores dos diferentes departamentos precisam interagir e agilizar relatórios, estatísticas, gráficos, resultados e propor novas soluções.

As empresas, assim como a sua de outsourcing de impressão, normalmente utilizam 02 ou mais sistemas, que com funções distintas absorvem a demanda existente.

Supomos que a sua empresa utilize um sistema de gestão e monitoramento do parque de impressão e um ERP. Desta forma, em algum momento, você vai precisar integrá-los para otimizar processos e gerar informações confiáveis.

Para começarmos a esmiuçar o assunto, antes de tudo, precisamos esclarecer os dois principais pontos: software de gestão de outsourcing  e o  sistema ERP.

O que é um software de gestão de outsourcing?

Como já visto em Software para gerenciamento de outsourcing de impressão”, este tipo de sistema é de uso e interesse exclusivo de provedores de outsourcing de impressão.

O objetivo é a centralização de todas as informações do parque de impressão do provedor, bem como a captura dos dados necessários para a cobrança mensal e manutenção dos equipamentos locados.

Podemos citar alguns requisitos básicos para este tipo de software:

  • Monitoramento automático das impressoras e multifuncionais;
  • Coleta dos contadores gerais;
  • Coleta dos contadores detalhados (PB, color, digitalização, fax, duplex, etc.);
  • Relatórios de produção de páginas por período;
  • Captura dos níveis de suprimento;
  • Identificação e registro automático de trocas de suprimento;
  • Identificação de trocas prematuras;
  • Indicadores de uso detalhados (percentual de cobertura, médias de impressão, eficiência);
  • Previsão de reposição de suprimentos e controle de estoque no cliente e na empresa.

A partir do momento que um provedor tem todo o seu processo de coleta de contadores automatizado, não necessitando mais buscar essas informações manualmente ou solicitando para que cada cliente envie, obtém-se um ganho operacional importante.

O controle sobre o uso dos suprimentos, garante ao provedor uma maior rentabilidade, pois eliminam-se o desperdício e trocas prematuras. Possibilitando também a renegociação dos valores cobrados, caso os indicadores de uso estejam diferentes dos que foram levantados e acordados no início do projeto.

Outras funções que podem ser encontradas em um software de gestão de outsourcing de impressão são referentes ao fechamento mensal de cada contrato e o atendimento de chamados. Como:

  • Cadastro de contratos e regras;
  • Fechamento mensal automatizado;
  • Interface para help desk integrada com os dados monitorados;
  • Canal para abertura de chamados pelo cliente final;
  • Monitoramento de alertas de manutenção;
  • Gestão dos atendimentos com controle de SLA.

Controlar cada impressora e transformar despesas em receitas, relacionar-se de forma ágil e direta com o seu cliente, agregar valor ao serviço oferecido e às suas propostas comerciais, são apenas alguns dos benefícios que um bom software de gerenciamento de outsourcing pode prover.

Você pode estar vendo mais informações acessando a nossa matéria sobre como melhorar a sua liderança com um software de gestão.

O que é um sistema ERP?

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning ou, em bom português, Sistema de Gestão Empresarial. O ERP também é conhecido como Sistema de Gestão Integrada ou ainda, Sistema de Planejamento dos Recursos da Empresa.

Pode ser definido como um software de planejamento de rotinas empresariais capaz de integrar diversos setores e funções administrativas de uma companhia, de forma unificada e eficiente.

O seu objetivo é organizar o trabalho administrativo, além de registrar, por exemplo, informações referentes aos clientes, fornecedores, funcionários, produtos, vendas, compras, pagamentos e impostos.

Foi Gartner, em 1990, quem desenvolveu este conceito que, inicialmente, se referia em apenas ser um programa para planejamento de materiais. Passado algum tempo, tanto o conceito como a sua funcionalidade, foram revistas e o ERP evoluiu para o que conhecemos hoje, um sistema responsável por unir todos os processos da empresa.

Quando aplicado de forma correta, o ERP ajuda a companhia a eliminar erros, diminuir custos e a ganhar agilidade. Também otimiza os processos, gera dados e informações com qualidade, veracidade e assertividade.

Com base no registro de todos os dados, o ERP trabalha auxiliando a alta direção, a qual consegue evitar falhas, elaborar estratégias mais efetivas e maximizar os resultados.

Respostas para perguntas como: Qual nosso produto mais vendido; Quem é o melhor cliente da empresa; Qual a margem do meu produto, podem ser adquiridas no sistema, já que ele mantém todos os dados guardados.

Integrando sistemas

A integração de sistemas é um procedimento que visa unir todos os softwares em um só, ou torná-los interligados, gerando, assim, grandes melhorias no desempenho e na organização.  

Vale ressaltar que quando as informações da empresa não estão interligadas, a análise dos resultados fica mais complexa, os processos são mais difíceis e pode haver retrabalho.

O sistema de gestão e monitoramento especialista em outsourcing de impressão pode ser integrado ao software de ERP que a sua empresa utiliza.

Uma das principais vantagens dessa integração é o fornecimento de dados em tempo real para o ERP, tendo em vista que o software de monitoramento fica constantemente coletando dados do parque.

Uma integração de sistemas bem-sucedida permite ganho de agilidade nos processos organizacionais. A união destas duas soluções gera algumas vantagens e benefícios, como:

  • Mais agilidade no faturamento;
  • Dados mais precisos;
  • Otimização de processos;
  • Aumento da produtividade;
  • Maior integração entre os setores;
  • Menos erros;
  • Redução de custos;
  • Gestão inteligente;
  • Melhoria no monitoramento da infraestrutura;
  • Cadeia operacional mais eficaz e econômica;
  • Segurança das informações.

Se sua empresa já utiliza um software para monitoramento e gestão do parque de impressão, busque saber quais são os softwares ERPs que estão integrados com essa solução.

Caso sua empresa tenha apenas o software ERP e todos os dados do parque são inseridos manualmente, procure por soluções de monitoramento que ofereçam a integração com o ERP, permitindo um melhor controle de toda a operação da empresa.

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