Reuniões online: por quê elas são tão importantes no home office?

Ilustração de pessoas durante reuniões online em home office. Tem notebook, tela de computador, controle de videogame, xícara de café, balão de pensamento, uma nota musical e, uma lâmpada/ideia.

O mundo, e a maneira de viver a vida, já não são mais os mesmos. Muito se fala do novo normal que a pandemia do coronavírus (Sars-CoV-2) trouxe para todo o planeta. Com ela, vieram diversas novas regras de convivência na sociedade.

O ambiente de trabalho sofreu inúmeras mudanças por questões relacionadas a segurança dos colaboradores. 

Devido às precauções mundiais, com a redução da capacidade de pessoas por ambiente e os diversos regulamentos e decretos que devem ser cumpridos, quase todos os setores da economia estão optando pela modalidade do home office (quando a função permite) e com o auxílio da telecomunicação, enquanto tentam manter os negócios funcionando da maneira mais tranquila possível e, sem envolver riscos para a saúde.

Conforme o artigo apresentado pela Agência Brasil, espera-se que 30% das empresas brasileiras adotem o home office após a pandemia, informação essa abrangida por André Miceli, o qual é diretor executivo da Infobase e coordenador do MBA em marketing, inteligência de negócios digitais da Fundação Getulio Vargas (FGV).

Pesquisa realizada pela Gartner em junho de 2020 revela que 82% dos líderes das empresas entrevistadas planejam manter os colaboradores atuando remotamente parte do tempo, atuando em um modelo híbrido de trabalho.

Quase metade dos entrevistados (47%), pretendem consentir que seus funcionários trabalhem de maneira remota integralmente no futuro. Algumas organizações, representando 43%, afirmaram que será acordado dias flexíveis, e outros 42% permitirão horários flexíveis.

Fonte: Gartner Inc. Survey, realizada em 05 de junho de 2020.

Para Elizabeth Joyce, vice presidente de consultoria de prática de RH da Gartner, “A pandemia de COVID-19 provocou um enorme experimento no trabalho remoto generalizado”, ela ainda afirma que “Enquanto os líderes planejam e realizam a reabertura de seus locais de trabalho, estão avaliando maneiras permanentes de trabalho remoto a fim de atender as expectativas dos colaboradores e a criar operações comerciais mais resilientes”.

Os entrevistados foram quase unânimes ao planejar limitar as reuniões presenciais (94%) e fornecer equipamentos de proteção, como máscaras e desinfetante para as mãos (91%). Ainda, 83% disseram que pretendem limitar ou sequenciar a presença de funcionários no local de trabalho. 

Também, apenas 13% dos líderes manifestaram preocupação com a manutenção da produtividade. Enquanto 61% implementaram check-ins mais frequentes entre gerentes e funcionários, 29% relatam não tomar nenhuma medida para averiguar a produtividade remotamente. 

Entre os desafios do gerenciamento do trabalho híbrido, 30% dos líderes empresariais estão mais preocupados em manter a cultura corporativa. 

E, 13% dos entrevistados relataram preocupação em criar paridade entre a experiência remota e a dentro do ambiente da empresa; outros 13% também estão preocupados em fornecer uma experiência perfeita para os funcionários.

Em Outsourcing de Impressão em tempos de quarentena apresentamos as nossas percepções deste momento histórico e interferência dele no seu mercado. 

Uma impressora com um microscópio em cima. Lembrando o outsourcing de impressão e o vírus do COVID-19.

Em nossa mais recente Conversa com Especialista, o CEO da Rental Tech, Julio Cesar de Paula, nos contou um pouco sobre como a empresa foi capaz de reagir e superar a crise que a pandemia causou. São dicas valiosas advindas de quem entende muito bem da gestão de outsourcing, e pode ser de extrema valia para você neste momento.

Fotografia de Julio Cesar de Paula e logotipo da empresa Rental Tech. A imagem ilustra a conversa com especialista em outsourcing de impressão.

Além disso, temos publicado aqui no blog um artigo que relaciona o home office ao serviço prestado pelas empresas de outsourcing de impressão, nele apresentamos um panorama do home office no Brasil (dados pré pandemia), e também mostramos alguns pontos da legislação que rege essa modalidade de trabalho. 

Ilustração de um home office, sendo uma sacada de apartamento aperta com cortinas, uma mesa com notebook e xícara de café, há uma planta na lateral direita. A ilustração representa o home office, tema central da matéria

Diante de todas as situações que estamos sendo submetidos, é possível visualizar o grande papel que a comunicação online está tomando em nosso cotidiano de trabalho. 

A tecnologia tornou-se encarregada de manter todos cada vez mais juntos, mesmo que em ambiente virtual, permitindo que as atividades sejam executadas de maneira eficiente, evitando a falta de orientação ou desentendimentos.

Para que você possa aproveitar cada vez mais estes encontros, vou mostrar modos de obter reuniões online eficazes. Ainda, te conto um pouco como nós, aqui na PrintWayy, estamos enfrentando a barreira do distanciamento social!

Conquistando reuniões online produtivas

Você certamente já ouviu a frase “essa reunião poderia ter sido um email”. De fato, muitas vezes as reuniões podem ser substituídas por outro meio de comunicação, como email, ligações ou até mesmo mensagens. Para aumentar a produtividade, deve-se avaliar qual assunto exige o encontro online, aproveitando o tempo de todos ali envolvidos.

A reunião online difere-se um pouco da realizada presencialmente, mas algumas dicas se aplicam da mesma maneira, por isso, veja também 05 dicas para não perder tempo com reuniões chatas que já disponibilizamos aqui no blog. 

Torna-se um grande desafio nas reuniões online obter a atenção dos participantes e se fazer compreender, considerando a barreira da distância física. Mas são inúmeras atitudes que podem ser colocadas em prática a fim de que você conquiste maior rendimento nos seus encontros.

Inicialmente, verifique os seus equipamentos e sua conexão de internet. Seja precavido, e faça um teste da câmera e microfone do seu computador, para que ambos estejam em pleno funcionamento quando forem utilizados. 

Ainda, lembre-se de deixar sua câmera em um bom ângulo, possibilitando que o seu rosto seja visto por completo. Confira se a iluminação do local está adequada e suficiente, o ambiente encontra-se sem ruídos e atente-se a organização do cenário que irá aparecer ao seu fundo. 

Procure evitar interrupções e distrações, mantendo o celular no modo silencioso, e avisando a todos que moram com você que está em reunião. Permaneça com seu olhar direto a tela do computador quando alguém estiver falando, e, quando você for o interlocutor, olhe diretamente para a sua câmera.

A sua imagem pessoal precisa passar confiança ao cliente! Por isso, estar bem alinhado é importantíssimo para que seja visto como profissional. Procure se apresentar com a aparência como se fosse uma reunião presencial. 

Veja algumas das plataformas mais utilizadas 

Agora que já vimos as regras básicas e melhores práticas para se conduzir uma reunião online, que tal conhecer as plataformas que estão sendo incorporadas no dia a dia das empresas? Elas estão disponibilizando em suas versões mais completas gratuitamente por período limitado.

Segundo pesquisas dispostas na CNN Brasil, o Google Meet ultrapassou o crescimento de 60% de uso por dia, tornando-se 25 vezes maior que em janeiro de 2020. 

Já o Microsoft Teams contou com 32 milhões de usuários diários no dia 11 de março tendo um salto para 44 milhões, no dia 18 do mesmo mês. Ainda, o Skype registrou um aumento de usuários em 70% no mês de março. Já a plataforma Zoom, que tinha 10 milhões de usuários em dezembro, atualmente conta com mais de 200 milhões de usuários.

É importante lembrar que nem todos os profissionais da sua empresa podem estar familiarizados com estas ferramentas de reuniões online. Portanto, seja qual for a escolhida e utilizada, é importante que todos possam antes da primeira reunião oficial ter um primeiro contato. 

Cabe aos líderes das equipes organizarem simulações de reuniões, ou reuniões individuais de teste, para que esta pessoa que não conhece a ferramenta tenha a oportunidade de tirar suas dúvidas e, não ficar com receio de participar da reunião oficial e de se integrar com os colegas.

#DreamTeam conectado!

O #DreamTeam encontram-se em home office desde o dia 17/03/2020 e, permanece assim até a data desta publicação.

Na página da PrintWayy no Instagram você pode ver algumas publicações que estão sendo feitas acerca desta situação. Escolhi estas 02 para colocar aqui, mas tem mais lá na página. Aproveita e segue a gente por lá! #GoPrintWayy 

A gente gosta de estar juntos, pertinhos, poder trocar abraços e cumprimentos e, até fazer cafuné ! Mas, já que a recomendação durante este período crítico do #novocoronavírus é o de evitar o contato físico e locais públicos, nós estamos assim: trabalhando em home office e, fazendo fotos, realizando vídeos chamadas e enviando muito mais emojis de beijinhos. #DreamTeam, comenta aí como está sendo aguentar essa barra que é ficar longe dos coleguinhas? #DNADreamTeam #NossaEssência #SóPraFrenteSóPraCima #GoPrintWayy #prevenção
E hoje nos encontramos assim, cada um em sua casa para mais um bate-papo. Esta nova rotina de home office já vem acontecendo desde o dia 01 do nosso isolamento. Diariamente, no final da tarde, conversamos sobre assuntos do trabalho e também de aleatoriedades. #DreamTeam

Desde sempre os profissionais da PrintWayy utilizam ferramentas de comunicação online, para que, a mesma conversa possa ser compartilhada com todos os envolvidos mesmo eles não estando, presencialmente, no seu local de trabalho. O Slack é a plataforma oficial, nela é possível manter conversas individuais, criar grupos fechados e abertos. O workspace da PrintWayy é repleto de grupos sobre os mais diversos assuntos.

As reuniões virtuais com provedores já são um hábito presente. Utilizamos das melhores maneiras para nos conectarmos e mantermos a proximidade, tanto com quem deseja adquirir nosso produto, quanto com quem já é cliente. 

Os times de vendas, de CS e suporte utilizam as ferramentas de telecomunicação para facilitar a demonstração do sistema, e poder solucionar qualquer dúvida que surgir sobre o modo de utilização e as utilidades do software.

Para evitar qualquer barreira comunicativa que o isolamento social possa trazer, desde o início do home office, é realizada uma daily meet com a presença de todos os colaboradores. 

“Participar da daily me proporciona estar perto dos meus colegas neste momento de distanciamento social que estamos passando; faz com que eu me sinta mais próxima de todos e acolhida!” 

Antônia Morgenstern – Designer Gráfico na PrintWayy

“As nossas Daily Meetings são importantes para que o #DremTeam esteja sempre alinhado, aumentando a qualidade na comunicação, organização e também, ajuda com o planejamento da agenda das atividades coletivas. Nesse período de pandemia as reuniões online têm nos deixado mais próximos.”

Larissa Martins – Assistente de Vendas na PrintWayy

Além das reuniões diárias do #DreamTeam os times, individualmente, se encontram remotamente e organizam o fluxo de trabalho alinhando as demandas. 

Também trouxemos para o ambiente online as ações que são promovidas pelo PeopleWayy. Encontramos maneiras de inovar e manter o momento de aprendizado e descontração que possuíamos presencialmente.

Mantemos a realização dos encontros “Each One Teach One” promovendo oportunidades para compartilhar conhecimentos através da colaboração do próprio #DreamTeam e de convidados e, também deu-se início a um momento lúdico chamado de #SextouNaPrintWayy, onde os membros do PeopleWayy trazem propostas divertidas como o jogo do Stop, imagem e ação, CS Counter Strike, Poker, campeonato de soletrando.

Aqui embaixo, você pode dar uma conferida nas ações do mês de março (que foi misto, presencial e online), abril e julho. Clique nas imagens para ver a descrição de cada uma delas: 

O foco da PrintWayy agora está em tirar o máximo proveito desta situação e continuar trabalhando da melhor maneira possível, melhorar e crescer o #DreamTeam, compartilhar experiências e colaborar cada vez mais com a evolução dos nossos parceiros comerciais. 

Sabemos que você tem a possibilidade de promover todas as suas conquistas, e vamos te auxiliar em todo o caminho para chegar até elas. Conte com a gente!

O Blog da PrintWayy possui publicações toda segunda-feira, com matérias recheadas de conteúdos direcionados a auxiliar você a gerir cada vez melhor o seu outsourcing. Não deixe de assinar a nossa newsletter, e faça parte desta comunidade!