Como provedor de outsourcing de impressão, a sua missão é gerir o ambiente de impressão de seus clientes, fornecendo a ele suprimentos, manutenções (preventivas e corretivas), suporte técnico, além de realizar o monitoramento do parque locado.
E, para que esse ambiente seja analisado da melhor forma, é ideal que o profissional responsável pelo outsourcing realize avaliações, a fim de entender qual a necessidade da empresa que está o contratando.
Algumas das informações que serão analisadas por ele dizem respeito ao volume de impressões realizadas, quando geralmente elas ocorrem, quais as áreas mais críticas, se são impressões color ou p&b, se existem demais funcionalidades utilizadas, como digitalizações, e os formatos de papel utilizados.
Após ter essas informações em mãos, outro step para a construção de um ambiente de impressão ideal diz respeito ao monitoramento dele. Existem 03 itens essenciais para que o ambiente de impressão esteja pronto para o uso do cliente, mantendo-o seguro e com uma boa gestão.
Alcance o ambiente de impressão com estas 03 ações
01. Servidor de impressão
Ajustar a infraestrutura para utilizar um servidor de impressão, podendo ser através de hardware ou software tendo o principal objetivo de organizar todos os trabalhos de impressão que vem dos computadores ligados à rede, otimizando a produtividade.
Para fazer uso dele no Windows, por exemplo, o computador precisa estar conectado na mesma rede e adquirir o driver disponibilizado pelo servidor, dessa maneira uma nova conexão é estabelecida para enviar a impressão.
Daí em diante as impressões feitas pelo computador passaram pelo servidor de impressão, definindo a prioridade para cada tipo de serviço apresentado. Vale lembrar que o servidor e os computadores devem estar conectados na mesma rede.
Estas são as vantagens do servidor de impressão:
-
Gestão centralizada: todas as configurações de impressão, auditorias e gestão de permissões são realizados em um único local;
-
Filas de impressão: todos os trabalhos enviados pelo funcionários são agrupados em uma fila organizada de impressão;
-
Auditoria simplificada: todas as informações sobre suprimentos e erros de impressão ficam centralizadas, assim o administrador pode acessar tudo facilmente;
-
Drivers compartilhados: os drives são instalados no servidor e compartilhados com os computadores da rede.
O monitoramento de impressoras torna-se facilitado com a utilização do PrintWayy Dragon. Nele, existe o Client, que é o módulo instalado no ambiente onde estão as impressoras e é responsável por fazer a captura dos dados dos equipamentos.
O Dragon obtém os contadores, suprimentos e alertas de impressoras e multifuncionais e disponibiliza essas informações para gestão do provedor de outsourcing de impressão e os seus clientes.
02. Gestão de usuários por Active Directory
Outro ponto para conquistar um ambiente de impressão ideal é possuir a gestão de usuários centralizada por meio do Active Directory, que é um banco de dados responsável por centralizar usuários e liberar recursos de rede a eles.
Neste banco de dados estão presentes as informações essenciais para o ambiente, o que inclui quem o utiliza (com informações como nome, login, senha, cargo, perfil, entre outros) e os computadores existentes, além das permissões de cada um deles.
Essa gestão está ligada à segurança da informação, e sua implementação é essencial em empresas com muitos colaboradores que acessam uma mesma rede, possibilitando assim o controle sobre o manejo de determinados documentos.
Exemplificando, o PrintWayy Sunbird é uma solução que possui integração com o AD:
03. Controle por meio de software de bilhetagem
Manter o controle das impressões através de um software de bilhetagem é o último ponto a ser levado em conta para adquirir um excelente ambiente de impressão.
Geralmente esse tipo de sistema tem como requisitos contabilizar as impressões e cópias realizadas, registrar o que foi impresso, qual usuário realizou a ação e quando foi que ela ocorreu.
Possuir todo esse controle é essencial para a segurança nos ambientes de impressão. O relatório “Manter um ambiente de impressão seguro” produzido pela Brother traz a preocupação sobre a segurança das impressoras e, quem é o responsável por isso.
Segundo informações contidas nele, 44% das empresas da Europa Ocidental informaram que não possuem clareza sobre quem é o responsável de segurança na impressão dentro da sua organização.
Quanto às ameaças sobre a temática dispostas no relatório, estão o acesso de pessoas não autorizadas aos documentos que foram impressos, o esquecimento de fechar a sessão após imprimir documentos confidenciais e a falta de rastreabilidade sobre quem acessou a que documentos no equipamento.
Fonte: Relatório “Manter um ambiente de impressão seguro” produzido pela Brother
Tenha controle utilizando o PrintWayy Sunbird
Dentro do PrintWayy Sunbird realiza-se a contabilização de impressões, identificando a quantidade exata de impressões dos usuários e departamentos, e o controle está relacionado ao o quê foi impresso, quem realizou a ação, quando ela ocorreu, quantas cópias foram realizadas e onde cada colaborador imprimiu.
Por meio do seu Dashboard são visíveis as principais e mais importantes informações das impressões feitas pelos usuários do sistema. E, isso permite aos gestores estarem por dentro de toda e qualquer oscilação que ocorra.
Essa estrutura leva a uma tomada de decisão rápida e baseada em dados, por meio do fácil acesso e compreensão das informações dos ambientes de impressão proporcionando às empresas mais agilidade e controle.
Ele já está disponível em nosso site, e lá você vai poder assistir uma demonstração e também solicitar um período de teste gratuito. Converse com nossos especialistas e saiba mais sobre o produto!
