{"id":7612,"date":"2023-11-27T06:45:04","date_gmt":"2023-11-27T09:45:04","guid":{"rendered":"https:\/\/printwayy.com\/blog\/?p=7612"},"modified":"2023-11-24T09:40:39","modified_gmt":"2023-11-24T12:40:39","slug":"passos-praticos-para-manter-uma-boa-gestao-de-documentos-na-sua-empresa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/printwayy.com\/blog\/passos-praticos-para-manter-uma-boa-gestao-de-documentos-na-sua-empresa\/","title":{"rendered":"Passos pr\u00e1ticos para manter uma boa gest\u00e3o de documentos na sua empresa"},"content":{"rendered":"

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A maioria das pessoas utiliza o fim do ano para \u201ccolocar a casa em ordem\u201d – e isso tamb\u00e9m serve para as empresas. Um dos pontos que voc\u00ea precisa se ater na gest\u00e3o do seu outsourcing est\u00e1 relacionado a organiza\u00e7\u00e3o de documentos.<\/span><\/p>\n

Alguns arquivos que devem ser ordenados s\u00e3o os relacionados ao funcionamento da empresa, como os societ\u00e1rios, contratos, alvar\u00e1s, comprovantes de pagamento, notas fiscais, licen\u00e7as e atas de reuni\u00f5es. E, ainda, de gest\u00e3o de pessoas e tribut\u00e1rios, por exemplo.<\/span><\/p>\n

Al\u00e9m disso, existem os relacionados ao cliente, onde podemos citar os contratos de loca\u00e7\u00e3o de impressoras, informa\u00e7\u00f5es de identifica\u00e7\u00e3o da empresa contratante, cheques e notas promiss\u00f3rias, comprovantes de pagamento, entre outros.<\/span><\/p>\n

Os relat\u00f3rios e informa\u00e7\u00f5es dos contratos com os clientes, voc\u00ea pode armazenar em um software de gest\u00e3o, isso facilita muito a sua rotina. Os exemplos de itens s\u00e3o in\u00fameros, e a certeza \u00e9 uma s\u00f3: \u00e9 necess\u00e1rio ter uma boa administra\u00e7\u00e3o para manter tudo organizado.<\/span><\/p>\n

Independente da maneira que voc\u00ea escolher armazenar, ambiente digital ou f\u00edsico, existem determinados per\u00edodos que a<\/span> sua empresa deve manter dados<\/b><\/a> muito bem guardados, a fim de evitar o caos, facilitando a localiza\u00e7\u00e3o de cada documento sempre que precisar.<\/span><\/p>\n

Assim, conhecer m\u00e9todos de organiza\u00e7\u00e3o faz toda a diferen\u00e7a. Por isso, vamos trazer um jeito pr\u00e1tico para voc\u00ea ter a apenas 04 passos de dist\u00e2ncia, todos os registros importantes.<\/span><\/p>\n

Para arquivar documentos, siga 04 passos: classificar, organizar, proteger e, manter!<\/b><\/h2>\n

Conservar um ambiente organizado pode parecer desafiador, mas, acredite, \u00e9 poss\u00edvel! No entanto, isso adv\u00e9m de uma cultura fortalecida, e precisa ser respeitado por todos os departamentos da empresa. De nada adianta o financeiro manter os arquivos alinhados e, o suporte t\u00e9cnico negligenciar essa parte.<\/span><\/p>\n

Por essa raz\u00e3o, ter um m\u00e9todo b\u00e1sico a ser seguido pode ajudar muito, e padronizar os processos \u00e9 a chave para que todos sigam na mesma linha.<\/span><\/p>\n

Vou te mostrar como iniciar com a classifica\u00e7\u00e3o, seguindo para a organiza\u00e7\u00e3o, lembrando-se sempre de proteger os dados e, por fim, dicas para manter em ordem.<\/span><\/p>\n

01) Classificar:<\/b><\/h4>\n

Aqui est\u00e3o algumas das maneiras que os arquivos podem ser classificados e, caso necess\u00e1rio, pode-se utilizar mais de uma, por exemplo, a divis\u00e3o por clientes e, uma subdivis\u00e3o por ano de contrata\u00e7\u00e3o. Utilize da maneira que melhor facilitar o seu dia a dia.<\/span><\/p>\n

Classifica\u00e7\u00e3o por tipo de documento: <\/b>consiste em agrupar com base no formato ou natureza, onde podem ser compreendidos os contratos, relat\u00f3rios, faturas e correspond\u00eancias.<\/span><\/p>\n

Classifica\u00e7\u00e3o por assunto: <\/b>organiza com amparo no assunto principal, o que facilita a localiza\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es espec\u00edficas relacionadas a um determinado t\u00f3pico.<\/span><\/p>\n

Classifica\u00e7\u00e3o por data: <\/b>\u00e9 uma das mais comuns, e estrutura em quando os documentos foram criados, recebidos ou outra data relevante. Podem ainda ser divididos em categorias, como mensal e anual.<\/span><\/p>\n

Classifica\u00e7\u00e3o por departamento: <\/b>agrupa conforme o departamento da empresa ao qual est\u00e3o relacionados, melhorando a localiza\u00e7\u00e3o pelo time respons\u00e1vel.<\/span><\/p>\n

Classifica\u00e7\u00e3o por import\u00e2ncia: <\/b>destaca o qu\u00e3o relevante \u00e9 o item arquivado, permitindo uma r\u00e1pida identifica\u00e7\u00e3o daqueles que requerem aten\u00e7\u00e3o imediata.<\/span><\/p>\n

Classifica\u00e7\u00e3o por cliente: <\/b>neste caso, h\u00e1 a organiza\u00e7\u00e3o de acordo com cada uma das empresas parceiras.<\/span><\/p>\n

Classifica\u00e7\u00e3o por palavras-chave: <\/b>adiciona palavras-chave para auxiliar na pesquisa e recupera\u00e7\u00e3o r\u00e1pida. E, pode ainda ser usada em conjunto com outros m\u00e9todos de classifica\u00e7\u00e3o.<\/span><\/p>\n

02) Organizar (f\u00edsico e digital):<\/b><\/h4>\n

Agora que voc\u00ea j\u00e1 sabe qual ser\u00e1 a maneira que ir\u00e1 classificar cada documento, \u00e9 preciso organiz\u00e1-los. Quando eles s\u00e3o <\/span>f\u00edsicos<\/b>, voc\u00ea pode criar pastas suspensas separadas para cada uma das classifica\u00e7\u00f5es e, dentro, subdivis\u00f5es por subcategorias, se necess\u00e1rio.<\/span><\/p>\n

H\u00e1 tamb\u00e9m os arquivos de gaveta ou caixas de arquivo utilizados para armazenar fisicamente. Lembre-se de rotular cada gaveta ou caixa claramente para indicar do que se trata o conte\u00fado.<\/span><\/p>\n

\u00c9 poss\u00edvel, ainda, atribuir cores diferentes para as categorias, o que facilita a identifica\u00e7\u00e3o r\u00e1pida e visual de pastas espec\u00edficas.<\/span><\/p>\n

No mundo <\/span>digital<\/b>, as estruturas mudam um pouco, voc\u00ea pode criar uma estrutura de pastas l\u00f3gica e intuitiva, podendo utilizar as principais e subpastas conforme for necess\u00e1rio.<\/span><\/p>\n

\u00c9 muito importante que se adote uma nomenclatura para os documentos digitais. Isso facilita a busca e a ordena\u00e7\u00e3o, e tamb\u00e9m vem ao encontro da <\/span>LGPD<\/b>, onde cada departamento deve separar com sua identifica\u00e7\u00e3o pr\u00f3pria, para n\u00e3o haver o acesso de determinadas pessoas a dados sens\u00edveis.<\/span><\/p>\n

03) Proteger:<\/b><\/h4>\n

A prote\u00e7\u00e3o de dados sens\u00edveis \u00e9 essencial, e a LGPD est\u00e1 a\u00ed para nos enfatizar isso. Portanto, voc\u00ea precisa estar atento \u00e0s boas pr\u00e1ticas relacionadas \u00e0 tem\u00e1tica.<\/span><\/p>\n

Aqui no blog, a gente trouxe para ti 07 dicas para deixar a sua empresa mais segura:<\/span><\/p>\n

\"Ilustra\u00e7\u00e3o<\/a><\/p>\n

Em complemento \u00e0s j\u00e1 indicadas, a seguran\u00e7a dos documentos pode ser refor\u00e7ada no meio digital utilizando <\/span>controles de acesso<\/b>, permitindo apenas que pessoas autorizadas possam visualizar, editar ou excluir.\u00a0<\/span><\/p>\n

Possuir uma pol\u00edtica de senhas fortes, realizando a troca regular. Quanto aos f\u00edsicos, \u00e9 ideal ter arm\u00e1rios trancados, controle o acesso \u00e0s salas de arquivo e medidas de seguran\u00e7a contra inc\u00eandios e inunda\u00e7\u00f5es.<\/span><\/p>\n

04) Manter:<\/b><\/h4>\n

Para que todo o seu \u00e1rduo trabalho de arquivamento n\u00e3o seja em v\u00e3o, voc\u00ea pode seguir essas recomenda\u00e7\u00f5es aqui:<\/span><\/p>\n

Ter uma pol\u00edtica de arquivamento<\/b><\/h5>\n

Estabele\u00e7a uma pol\u00edtica clara de arquivamento e assegure que todos em seu time estejam cientes e a sigam.<\/span><\/p>\n

Realizar limpeza regularmente<\/b><\/h5>\n

Fa\u00e7a revis\u00f5es peri\u00f3dicas para identificar documentos obsoletos e remov\u00ea-los, mantendo apenas o necess\u00e1rio.<\/span><\/p>\n

Focar no monitoramento cont\u00ednuo<\/b><\/h5>\n

Realize um processo cont\u00ednuo de monitoramento para garantir que a estrutura seja mantida ao longo do tempo.<\/span><\/p>\n

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\"Convite<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Elencamos 04 passos para realizar o arquivamento dos documentos de uma maneira mais eficiente, trazendo uma maior organiza\u00e7\u00e3o para a sua empresa. ","protected":false},"author":11,"featured_media":7615,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_et_pb_use_builder":"","_et_pb_old_content":"","_et_gb_content_width":"","episode_type":"","audio_file":"","podmotor_file_id":"","podmotor_episode_id":"","cover_image":"","cover_image_id":"","duration":"","filesize":"","filesize_raw":"","date_recorded":"","explicit":"","block":"","footnotes":"","_links_to":"","_links_to_target":""},"categories":[315],"tags":[634,635,636,637],"series":[],"class_list":["post-7612","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-empreendedorismo-e-gestao","tag-arquivo","tag-documentacao","tag-fisico-e-digital","tag-organizacao"],"episode_featured_image":"https:\/\/printwayy.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/passos-arquivamento-documentos-2.png","episode_player_image":"https:\/\/printwayy.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/passos-arquivamento-documentos-2.png","download_link":"","player_link":"","audio_player":false,"episode_data":{"playerMode":"light","subscribeUrls":[],"rssFeedUrl":"https:\/\/printwayy.com\/blog\/feed\/podcast\/blog-da-printwayy","embedCode":"

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