4 em 1 – Dicas de gestão de contratos, rotina, pessoas e tempo

gestão

Gerir uma empresa pode ser altamente complexo. Conduzir com altivez todos os processos é uma dificuldade em comum que encontramos nos gestores e empreendedores.

Mas, é preciso arregaçar as mangas, enfrentar as adversidades e ir em busca de conhecimento e formas que podem aprimorar a gestão, sendo possível conduzir todos os processos com maestria.

Para ajudar você, nós selecionamos algumas dicas de gestão de contrato, rotina, pessoas e tempo que podem ajudar a melhorar o desempenho da sua atuação e do seu outsourcing.

As dicas são um compilado de informações publicadas em artigos do Instituto Brasileiro de Coaching – IBC.  

Dicas de Gestão de Contratos

O Contract Lifecycle Management – CLM (termo em inglês que significa gerenciamento do ciclo de vida do contrato) é um método prático e eficiente para organizar contratos e evitar transtornos.

A gestão dos contratos através do CLM é dividida em 8 etapas. São elas:

  1. Captura: esta etapa consiste em listar quantos contratos existem na empresa. É aqui que os contratos são colocados em local de destaque, em local visível;
  2. Pista: depois de ter uma noção clara do volume de contratos, é hora de buscar as informações importantes presentes nos contratos. É nesta etapa que fica claro quais são os contratos novos e os mais antigos;
  3. Autoria: o CLM também mostra que é preciso entender como estes contratos foram redigidos e por quem;
  4. Criar: esta etapa é dividida em duas outras etapas. A primeira é a capacitação de colaboradores para a redação destes contratos com base em modelos inteligentes. A segunda etapa garante que esses contratos estejam em concordância com o departamento jurídico da empresa;
  5. Aprovar: para o CLM é importante definir também como será o fluxo de trabalho para garantir que os contratos sejam revistos no tempo correto e pela pessoa capacitada para tal tarefa;
  6. Negociar: nesta etapa é hora de listar quais as características de cada negócio que devem ser incluídas nos contratos (como o SLA)  e verificar se elas são contempladas nos contratos vigentes. É a hora em que o contrato será assinado;
  7. Sinalizar: com o contrato finalizado e assinado pelas partes envolvidas na negociação, é hora de armazenar as cópias e validar as versões finais assinadas. Este também é o momento para verificar se não houve alterações nas versões assinadas e sinalizar se os papéis estão prontos para serem arquivados;
  8. Analisar: o CLM recomenda que empresas com mais de 100 contratos analisem os contratos com maior frequência para evitar riscos e cenários inesperados. Analise as cláusulas contratuais para verificar se aquele contrato tem sido respeitado pelas partes envolvidas.

Dicas de Gestão de Rotina

Implementando o gerenciamento de rotina:

  • O primeiro passo é padronizar os processos desempenhados na empresa, ou seja, o gestor deve unir as demandas da organização e verificar as práticas das mesmas;
  • Feita a etapa anterior, é possível identificar as tarefas que, por não serem executadas de forma adequada, causaram algum impacto negativo na empresa. São esses os processos que necessitam de gerenciamento de rotina;
  • Nesse ponto, são definidas as metas para os processos identificados como críticos;
  • Para realizar o passo anterior, é necessário capacitar a equipe envolvida na execução das metas;
  • Monitorar os resultados obtidos e avaliar se as metas estão sendo atingidas;
  • Caso a avaliação aponte falhas, esse é o momento de corrigi-las e extingui-las, pois caso isso não seja feito, elas acabam aumentando os retrabalhos e interferindo negativamente no tempo dos colaboradores em uma atividade;
  • A busca contínua pela perfeição nos processos deve ser presente no gerenciamento de rotina.

Conheça alguns benefícios proporcionados pela implementação da gestão de rotina:

  • Constrói uma equipe altamente capacitada;
  • Padroniza o trabalho;
  • Melhora a compreensão acerca das necessidades dos stakeholders;
  • Alinhamento dos valores dos profissionais com a cultura organizacional da empresa;
  • Promove a gestão do tempo;
  • Auxilia os colaboradores a entenderem suas responsabilidades para a execução das atividades;
  • Elimina o retrabalho;
  • Evidencia as funções desempenhadas por cada colaborador;
  • Identifica lacunas e conflitos nos processos;
  • Transforma os problemas identificados em oportunidades;
  • Aumenta a qualidade do trabalho;
  • Otimiza os custos;
  • Avalia quantos profissionais são necessários para a execução de uma tarefa;
  • Garante a satisfação dos stakeholders;
  • Melhora o clima organizacional.

Dicas de Gestão de Pessoas

A gestão de pessoas é uma atividade essencial para que a empresa alcance seus objetivos globais e específicos, independentemente da sua área de atuação ou da sua estrutura organizacional.

Funções e benefícios da gestão de pessoas:

  1. Ajudar a organização a atingir sua missão;
  2. Propiciar meios para a realização dos objetivos da empresa;
  3. Atribuir equilíbrio entre as expectativas das empresas e dos colaboradores;
  4. Gerir a produtividade e a qualidade;
  5. Criar métodos para melhorar o desempenho individual e organizacional;
  6. Desenvolver e reter talentos;
  7. Garantir a motivação e o comprometimento dos colaboradores;
  8. Garantir um ambiente de trabalho saudável;
  9. Gerir mudanças organizacionais.

Dicas de Gestão do Tempo

Os profissionais que aprendem a gerir seu tempo também conseguem gerenciar melhor o stress e lidar com o inesperado, pois sabem discernir quais os “pesos” de suas demandas. Com isso também tem mais tempo para dedicar-se a sua vida pessoal e ao lazer.

Passo a passo para administrar melhor o tempo:

  • Faça listas: escreva todas as tarefas que você tem que executar de forma resumida em apenas uma linha;
  • Estabeleça prioridades: ao definir qual é o grau de importância de cada obrigação é possível focar suas energias nos momentos corretos. Ao fim de cada linha escreva a classificação delas PA = prioridade alta, ou seja, os itens emergenciais | PM = prioridade média, ou seja, os pontos circunstanciais |PB = prioridade baixa, ou seja, os itens importantes;
  • Defina prazos: acrescente as datas e horários que as atividades PA devem estar finalizadas. Ao listar e visualizar o que tem a ser feito, você pode controlar melhor suas demandas e cumprir horários e prazos com sucesso. Após finalizar as tarefas PA, comece a colocar as datas e horários de entrega daquelas que são PM. Depois, coloque os deadlines das tarefas PB.

Por fim, faça uma análise de tudo que realizou no período que determinou. Esse tipo de verificação irá ajudar você a perceber se está fazendo mais do que deveria ou se a organização permite acrescentar mais obrigações.

Gostou das dicas? Deixe seu comentário falando qual delas você começará a aplicar ainda hoje para melhorar a gestão do seu outsourcing de impressão.

Duas mulheres e um homem estão reunidos próximo a uma impressora.