Já comentamos aqui no Blog da Printwayy (clique nas imagens abaixo para ver) sobre atitudes e melhorias que a sua empresa pode adotar para vender mais e/ou ter maiores retornos com os serviços prestados. Dentre as várias mudanças que são possíveis, uma delas é adotar um software de gestão de outsourcing de impressão.
Porém, para promover mudanças na empresa e pisar no acelerador do crescimento é necessária uma análise da sua situação atual.
Ter um olhar crítico e analisar diferentes possibilidades é fundamental para iniciar qualquer mudança. E, é a partir da análise e mapeamento de como a sua empresa está agora, que você poderá decidir a direção que quer tomar.
Elaboramos algumas perguntas que vão auxiliar você a analisar o cenário atual da sua empresa, identificar pontos de melhoria e decidir quais são as ferramentas que vão lhe dar suporte. Vamos lá!
1 – Que outras atividades os colaboradores da sua empresa poderiam executar se poupassem tempo em determinadas atividades?
Pare por um momento e analise a rotina de trabalho: existem atividades repetitivas que demandam tempo para serem executadas? Essas atividades poderiam ser automatizadas? E se fossem automatizadas, quais outras atividades, tão ou mais importantes quanto essas, poderiam ser executadas?
Várias empresas ficam amarradas a certos processos, muitos deles criados desde o início da empresa. Por conta disso, acabam não percebendo a necessidade de fazer atualizações no seu modo de trabalho.
Exemplos clássicos: coleta manual de contadores ou cálculo manual dos valores a serem cobrados de cada cliente.
Se a quantidade de impressoras é pequena e se a sua empresa tem o mínimo de organização, executar esses processos de forma manual até funciona. Entretanto, se é essa a sua realidade, é muito provável que você já tenha percebido que se a quantidade de impressoras aumentar consideravelmente, o processo ficará mais complexo e, principalmente, começará a tomar muito tempo para ser executado.
Além disso, o tempo gasto com essas atividades tende a ser muito alto e pode comprometer a execução de outras tarefas que trazem grandes benefícios para a empresa e para os clientes. E isso nos leva à próxima pergunta…
2 – Da forma como a sua empresa trabalha agora, é possível dobrar o tamanho da sua operação sem ter que, necessariamente, dobrar a quantidade de funcionários?
Imagine que a sua empresa entra em um caminho de grande crescimento. Novos clientes surgem toda semana e você dobra a quantidade de clientes. Ótimo!
Novos clientes = mais impressoras, mais páginas impressas, maior faturamento!
E também: mais pedidos de reposição de suprimentos, mais chamados para atender, mais manutenções, mais faturas para gerar, mais contadores para capturar.
Agora, imagine que para atender toda essa nova demanda, a sua empresa também tenha que contratar o dobro de funcionários. O seu faturamento vai escoar pelo ralo!
Obviamente que se a operação da sua empresa cresce, chegará o momento de fazer novas contratações, e isso é muito bom! Mas não há sentido que você faça isso operando sempre da mesma forma, ou usando processos manuais, como foi citado no item 1.
Para sua empresa crescer, é preciso se preparar de várias maneiras: pode ser contratando novas pessoas, mas também adotando ferramentas que ajudarão você a manter tudo em ordem, sem aumentar seus esforços.
3 – Você sabe onde estão todas as impressoras da sua empresa?
Essa pergunta pode até soar meio estranha… Mas vários provedores não têm um cadastro de todas as suas impressoras. Consequentemente, não sabem o tamanho exato do parque instalado e também não possuem um ambiente onde podem consultar a localização atual de cada equipamento.
A impressora é um dos maiores ativos de um provedor, não é mesmo? Então, porque você ficaria às cegas, sem saber onde e como estão sendo utilizadas cada uma das suas impressoras?
4 – Você sabe como os seus clientes estão usando os toners que você fornece?
Via de regra, nos contratos de outsourcing de impressão está incluída a reposição de suprimentos por parte do provedor.
Se esse é o cenário da sua empresa, você sabe como os clientes estão usando os suprimentos que você está fornecendo, principalmente os toners? Estão sendo usados, de fato, até o final? E a cobertura de páginas… Você sabe se a cobertura média das páginas está de acordo com o custo praticado junto ao cliente?
Esses questionamentos devem ser feitos a todo momento, pois a reposição de suprimentos geralmente representa a maior despesa de um contrato.
Se você não possui controles mais avançados em relação ao uso dos suprimentos, pelo menos para os contratos maiores, pode significar que você está arcando com prejuízos em certos contratos.
5 – Quanto tempo os clientes da sua empresa esperam depois que abrem um chamado?
Há algum controle sobre o tempo que os clientes esperam para ser atendidos depois que abrem um chamado junto à sua empresa? Você consegue saber, nesse exato momento, a quantidade de atendimentos que a sua equipe tem em aberto?
A qualidade do atendimento que você presta aos seus clientes é um fator chave no sucesso da sua empresa. Ter controles para saber, por exemplo, há quanto tempo um chamado foi aberto, quais técnicos estão sobrecarregados ou até mesmo possibilitar que seus clientes abram chamados de uma maneira mais simples e rápida, são formas de profissionalizar ainda mais os seus serviços e otimizar as atividades.
Esses são apenas alguns dos questionamentos. Muitos outros podem ser feitos com o objetivo de promover mudanças. Afinal, a busca por melhorias deve ser uma constante na sua empresa.
Fique sempre atento aos processos e ferramentas utilizadas e não tenha medo de abraçar a mudança!
“O progresso é impossível sem mudança; e aqueles que não conseguem mudar as suas mentes não conseguem mudar nada.” – George B. Shaw
Até a próxima!
