Se você não vive dentro de uma bolha, isolado do restante do mundo, já percebeu que estamos vivendo em um mundo cada vez mais acelerado e desafiante.
Junte a isso uma concorrência cada vez mais acirrada. E também a falta de um recurso escasso, que (quase) todos reclamam que falta: tempo.
Pronto! Temos aí o cenário atual de milhares de empresas incluindo, obviamente, os prestadores de serviço de impressão.
Dado isso, fica evidente que toda a estrutura das empresas deve estar otimizada para extrair o máximo de valor de cada atividade realizada.
Considerando os fatores citados anteriormente, provedores de outsourcing de impressão (ou qualquer outra empresa) não podem se dar ao luxo de gastar tempo fazendo coisas ou executando atividades que não produzam o retorno mais alto possível.
Existem várias atividades que acabam gastando tempo, dão um baixo retorno, mas que uma vez identificadas podem ser eliminadas ou otimizadas. Uma delas é a coleta de contadores.
A realidade dos provedores de outsourcing de impressão
Diariamente entramos em contato com diversos provedores de outsourcing de impressão que nos falam que fazem a coleta dos contadores de forma manual e geralmente é de alguma das seguintes maneiras: ou o cliente se responsabiliza por enviar os contadores ou algum integrante da equipe técnica do provedor passa de cliente em cliente fazendo a coleta.
Como já comentamos, nesse post, se você possui um mínimo de organização e um parque de impressoras pequeno, esse procedimento funciona – e está tudo bem!
Mas quero te convidar a refletir um pouco mais sobre isso; considere que a operação da sua empresa está aumentando e considere também as duas formas de coletar contadores que citei antes.
É papel do seu cliente mandar para você os contadores da impressora que você colocou no ambiente dele?
O seu cliente te contratou para reduzir custos, poupar tempo e não ter nenhum incômodo se tratando de impressão. Por que, então, ele vai ter esse compromisso de te enviar contadores, todo mês? Portanto, não é papel do seu cliente interromper as atividades que tem, para tirar relatório das impressoras e enviar para você.
Qual é o retorno real que sua empresa tem ao passar de cliente em cliente apenas para tirar um relatório de contadores?
Muito pouco ou nenhum! Vários provedores argumentam que, ao marcar presença física no cliente, reforçam a sua marca. Outros também argumentam que já aproveitam a visita para fazer alguma manutenção, caso seja necessário. Tudo bem, essas justificativas podem até ser plausíveis mas, veja bem… A sua empresa trabalha dessa forma? Se sim, você já colocou na ponta do lápis o custo que tem, ao deslocar um técnico exclusivamente para essa tarefa? Contabiliza aí telefone, tempo, combustível, riscos ao ter que sair da empresa e etc.
Ainda dá pra adicionar a essa lista a dificuldade em armazenar os dados coletados manualmente. Como também o tempo gasto com digitação manual, alta probabilidade de erro humano…
Em resumo
Ao analisarmos esses pontos, percebemos que a adoção de um software de automação da coleta de contadores passa a ser um item básico na operação, não sendo considerado nenhum diferencial, mas sim, uma necessidade.
Essa automação garante benefícios tanto para você como para os seus clientes. Para as empresas que saem do processo manual para o automático o retorno vai muito além de coletar os contadores de forma automática:
- O relacionamento com os clientes e os atendimentos se tornam mais profissionais e transparentes;
- A empresa ganha agilidade. Ela pode organizar os atendimentos e manutenções preventivas conforme o volume de impressão real de cada cliente;
- Atrasos no faturamento de contratos por não ter os contadores em mãos serão coisa do passado;
- Você e a sua equipe ganham tempo para focar em atividades que garantirão melhores resultados para a empresa e para os clientes!
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Lembre-se que essa é apenas uma das soluções existentes para outsourcing de impressão.
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