Existe uma angústia coletiva com relação ao tempo, é a de tornar as horas de trabalho mais eficientes.
Consequentemente o tempo passa a ser um dos ativos mais importantes de um profissional – falamos sobre a importância do tempo na matéria “Não, você não está vendendo serviços de outsourcing de impressão!”, se você ainda não viu, recomendo acessá-la agora ou logo depois da leitura deste conteúdo.
Além do cunho profissional a organização do tempo, ou a falta dela (da organização, e não do tempo) implica no seu eu pessoal. O qual influencia diretamente na produtividade do seu trabalho.
Administrar, ou gerir o tempo, é o segredo para se ter uma vida plena. Vida pessoal em ordem, atividades profissionais organizadas. Tudo flui!
“A vida já é curta e nós a encurtamos ainda mais desperdiçando o tempo”.
Victor Hugo
Como você pode perceber as atividade dos profissionais de marketing são muitas. E para gerenciar o tempo dentro de uma empresa é imprescindível saber exatamente o que tem que ser feito (reuniões, entrega de novos projetos, lançamentos de campanhas, início de uma promoção, um sorteio, publicação nas mídias sociais, criação de um novo vídeo, envio de um email marketing…).
Se não há a devida organização das atividades e a gestão do tempo não é feita de forma apropriada às demandas, tudo pode se complicar e o tempo ficar curto.
Diante disso, as empresas precisam ter profissionais responsáveis e que tenham o total controle do gerenciamento das atividades.
Aí vem a parte dos relatórios, cronogramas, checklist, aplicativos e sites de organização. Estas são algumas das ferramentas que ajudam a deixar a rotina previsível. Contudo, imprevistos sempre acontecem, não é? Mas para quem tem o domínio de suas atividades um imprevisto não vai prejudicar o calendário de ações. Será apenas adaptado para sanar o problema no tempo certo.
A arte de se organizar com o 5W2H
Com a organização do trabalho por meio da elaboração de cronogramas de marketing, fica mais fácil manter a equipe alinhada, ter disciplina e acompanhar o andamento das tarefas e controlar os prazos.
Uma forma de começar a estabelecer prioridades, criar rotinas e organizar as atividades de marketing é com o método 5W2H.
O 5W2H é fácil de ser implementado, e traz grandes benefícios, ele funciona como um guia, permitindo descrever o passo a passo da atividade ou estratégia a ser feita.
A estrutura do 5W2H busca estabelecer soluções para um problema ou ação por meio da resposta às sete perguntas. Veja:
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What? – O que será feito
Descrever a atividade (ou o problema).
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Why? – Por que será feito
Delimitar as razões que justifiquem a tarefa, além de identificar as suas vantagens ou benefícios.
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Where? – Onde será feito
Indicar o local em que será realizada a tarefa.
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Who? – Por quem será feito
Nomear os responsáveis pela execução da tarefa.
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When? – Quando será feito
Determinar o prazo para realização. Pode ser dividido entre início e fim para medir a eficiência e a velocidade da solução aplicada.
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How? Como será feito
Detalhar o plano de ação.
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How much? Quanto vai custar
Definir o orçamento necessário para a realização da tarefa.
Com às sete perguntas respondidas e com os passos para cada etapa determinados fica muito mais claro e animador começar a resolver cada uma das tarefas ou problemas que o departamento de marketing tem a fazer.
A próxima etapa é envolver os demais colaboradores e engajá-los para a realização e conclusão da atividade. Durante este processo você deve acompanhar a tabela do 5W2H e certificar-se que tudo está ocorrendo conforme o planejado e organizado. Coordene cada passo e conduza cada etapa. O sucesso virá em tempo record!
Atividades do Marketing: organização e produtividade
O marketing precisa monitorar várias plataformas e sempre ter em mão os relatórios com os dados atualizados. Também sempre tem algo acontecendo para divulgar a marca, fazer o branding, ou campanhas promocionais e de conteúdo.
Por isso existe hoje uma gama sem fim de modelos e tipos de relatórios. Com certeza você não vai usar e precisar de todos. Você só vai precisar de um relatório de Facebook Ads se investir na plataforma, isso vale também para cada mídia social ou canal de investimento.
Se você for fazer um blog, precisa criar um calendário editorial. Se criar uma company page no Linkedin vai precisar criar conteúdos específicos para esta mídia. Caso você deseja enviar emails marketing ou newsletter, vai precisar estabelecer um padrão de conteúdo e de periodicidade.
Além de ter uma pasta ou arquivo isolado para a criação de cada um destes materiais é imprescindível que você desenvolva um calendário geral ou, um cronograma das atividades de marketing.
Agora, se você acha complicado saber quando atualizar cada planilha, qual é o momento de revisar, ou iniciar uma ação é só você criar uma planilha de monitoramento de planilha.
Parece engraçado isso, mas é assim mesmo. Se não quiser chamar de planilha, você pode dar um nome específico, como Checklist ou Monitoramento de Relatórios.
Você vai listar todos os relatórios, planilhas, cronogramas, calendários e afins em uma coluna, depois você estabelece a periodicidade (diário, semanal, quinzenal, mensal, trimestral, semestral, anual… e assim por diante). Inclui a data da última atualização e a da próxima. Pode adicionar os links diretos para ir à cada um das planilhas ou relatórios.
Por exemplo, as análises diárias podem ser do relatório de leads, monitorar as páginas da empresa nas mídias sociais, marcar leads como oportunidade e passar para o comercial.
Já as semanais podem ser: agendamento de posts nas mídias sociais, calendário editorial do blog. E as tarefas mensais agregam atividades como: definir calendário de publicações e anúncios, planejar e programar o envio de campanhas de email mkt.
Assim fica mais prático! Mas lembre-se que tudo vai de acordo com a sua demanda e estratégia.
→ Fica a dica: gerencie seu tempo para que ele trabalhe a seu favor.
