Determinar quais são os objetivos de uma empresa para as próximas semanas, meses e até anos, não é uma tarefa fácil, porém, é essencial. Independente se você é um empreendedor individual, lidera uma grande equipe ou faz parte de uma, planejar (e executar) os objetivos da organização ou da equipe é fundamental.
Mas, geralmente esbarra em algum dos seguintes pontos:
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O que exatamente queremos alcançar?
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Como fazer para alinhar entre todas as pessoas quais são os objetivos da equipe?
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Uma vez determinados os objetivos, como saber se eles estão sendo alcançados?
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Estamos no caminho certo?
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O que fizemos que permitiu alcançar os objetivos?
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O que fizemos que impediu alcançar os objetivos?
Essas são apenas algumas das questões que podem surgir e aqui na PrintWayy não foi diferente.
Apesar dos nossos números estarem evoluindo em um ritmo excelente (e ainda temos muito para crescer!), sempre surgem questionamentos a respeitos dos próximos passos.
Para alinhar todos os nossos objetivos e ajudar a impulsionar ainda mais os nossos resultados, nós adotamos o OKR, um método para estabelecer metas e fazer o acompanhamento do progresso de cada equipe.
Conhecendo o OKR
OKR é a sigla para Objectives and Key Results, ou em bom português, Objetivos e Resultados-chave.
O OKR foi criado na Intel na década de 70 e, em um dos seus cases mais famosos é a implantação no Google em 1999, por John Doerr.
Atualmente empresas como Linkedin, Dropbox, Netflix, Twitter, Spotify e GoPro fazem a gestão de seus objetivos usando OKR.
Com um formato muito simples, o OKR tem como missão estabelecer objetivos alinhando e engajando as equipes para que as metas definidas sejam alcançadas.
O OKR é formado por dois componentes básicos: Objetivos e Resultados-chave.
Para Doerr, um OKR segue a estrutura abaixo:
Eu vou (OBJETIVO) ___________ medido por (RESULTADO CHAVE) ___________ .
Ou ainda, em um outro conceito, o OKR deve responder às seguintes perguntas:
1 – Para onde nós queremos ir? (objetivo)
2 – Como medir se estamos chegando lá? (resultado chave)
Nas próximas seções, vamos detalhar um pouco mais esses dois itens.
O “O” DO OKR – Objetivos
O objetivo representa o sonho da empresa, ou da equipe, para o futuro. No OKR, os objetivos não possuem valores numéricos e, basicamente, devem responder à seguinte pergunta:
O que precisamos alcançar?
Para que funcionem, os objetivos devem ser:
QUALITATIVOS: um objetivo deve ser composto por uma frase subjetiva, que dá significado ao sonho da sua empresa. Como comentado acima, o objetivo não contém um número.
ASPIRACIONAIS: isso significa que o objetivo deve motivar as pessoas a persegui-lo, desafiando cada pessoa a sair da sua zona de conforto.
TEMPORAIS: os objetivos precisam ser atingíveis dentro do período definido para a cadência do ciclo do OKR, que geralmente é de 3 meses (falaremos mais adiante sobre isso). Portanto, os objetivos devem ter um prazo de início e fim para serem alcançados.
SIMPLES: termos técnicos devem ser evitados! Os objetivos devem ser escritos de forma simples, de modo que qualquer pessoa, ao ler, entenda o objetivo no contexto do negócio.
Você pode também criar diferentes níveis de objetivos.
Aqui na PrintWayy temos um objetivo geral da empresa, para ser alcançado ao longo do ano, e os objetivos específicos de cada time (produto, suporte, vendas…), estes estabelecidos a cada 3 meses, mas sempre alinhados ao objetivo geral.
Abaixo segue alguns exemplos de objetivos, focados em empresas de outsourcing de impressão:
Objetivo 1: Ter o atendimento de outsourcing de impressão mais f*** da região.
Objetivo 2: Alcançar um nível de excelência no monitoramento das impressoras.
Objetivo 3: Otimizar o processo de faturamento.
O “KR” DO OKR – Resultados-chave
Uma vez definido um objetivo, é o momento de criar os seus resultados-chave, ou key results.
Os KR’s de um objetivo devem ser construídos de forma que respondam à seguinte pergunta:
Como saberemos se estamos próximos ao objetivo?
Em resumo, são os key results que mostrarão se a equipe de fato está no caminho para cumprir o objetivo estabelecido e se este caminho está sendo percorrido de forma correta.
O ideal é estabelecer entre 2 e 5 KR’s por objetivo, e eles devem ter as seguintes características básicas:
QUANTITATIVOS: ao contrário dos objetivos, os key results devem ter um número em sua descrição. É medindo, com números, que você irá saber com exatidão quão próximo está de alcançar o seu objetivo. Marissa Mayer, ex-executiva do Google, é categórica:
Se não tem um número, não é um resultado chave!
DESAFIADORES: ao estabelecer metas fáceis de atingir dificilmente você fará com que os integrantes da equipe busquem um resultado grandioso. Portanto, os key results devem ser desafiadores, ao ponto de fazer com que os indivíduos saiam da sua zona de conforto para buscar os resultados.
SMART: esta é uma sigla em inglês que indica que as metas devem ser:
(S) Específica, (M) Mensurável, (A) Alcançável, (R) Relevante e (T) Temporal
Considerando os exemplos de objetivos dados anteriormente, abaixo seguem exemplos de KR’s para esses objetivos:
Objetivo 1: Ter o atendimento de outsourcing de impressão mais f*** da região.
KR 1: Diminuir o tempo médio de resposta para atendimentos de 4h para 1h.
KR 2: Alcançar uma taxa de 97% dos chamados atendidos dentro do SLA acordado com o cliente.
KR 3: Fazer com que a 60% da base de clientes abra chamados através do portal de monitoramento.
Objetivo 2: Alcançar um nível de excelência no monitoramento das impressoras.
KR 1: Aumentar para 95% a quantidade de impressoras monitoradas de forma automática.
KR 2: Atingir a marca de 100% das impressoras cadastradas no software de monitoramento.
KR 3: Configurar alertas de manutenção preventiva em 70% do parque de impressoras.
Objetivo 3: Otimizar radicalmente o processo de faturamento.
KR1: Diminuir o tempo para faturamento de 5 dias para 1 dia,
KR2: Diminuir para 0 a quantidade de clientes com cálculo manual dos valores,
Criei os OKR’s… E agora?
Ok, você imaginou um cenário perfeito para o futuro, criou os OKR’s da sua empresa… Mas e agora?
Agora você precisa acompanhar! OKR’s não são como resoluções de ano novo, que você imagina no dia 31/12 e no dia 01/01 já não lembra de mais nada.
Por isso, a recomendação é a seguinte:
- Registre os objetivos e os key results em um local onde qualquer pessoa da sua empresa possa consultá-los. Uma das premissas do método é a transparência em relação ao que se está buscando e ao andamento das atividades, por isso, deve estar acessível para todos. Aqui na empresa, nossos OKR’s estão registrados em uma planilha, compartilhada com todos as pessoas do time.
- Os OKR’s devem ser criados para um ciclo de 3 meses, totalizando 4 ciclos anuais. Então, ao final desse período, deve-se fazer uma revisão dos resultados, entender como e porque os resultados foram alcançados (ou não) e estabelecer novos objetivos, para os próximos 3 meses.
- Semanalmente a equipe deve ser reunir para acompanhar o andamento dos KR’s. Essa reunião é chamada de check-in, e a ideia é que seja rápida (15 a 20 minutos), para revisar o progresso das metas e levantar possíveis impedimentos que estão prejudicando o andamento do que foi estabelecido. Aqui na PrintWayy, por exemplo, fazemos o check-in toda segunda-feira, no fim do dia. Todos param suas atividades e comentam rapidamente sobre o andamento das tarefas.
Razões para usar OKR
Existem várias razões para você adotar o OKR na sua empresa, mas aqui vou falar apenas sobre 3, muito importantes:
TRANSPARÊNCIA: esse é um dos grandes benefícios do OKR. Ao deixar claro para todos da equipe quais são os objetivos, todos se movem em uma única direção. Se todos estão engajados e comprometidos com o mesmo resultado, fica muito mais fácil alcançar os objetivos estabelecidos.
COLABORAÇÃO: o OKR estimula a colaboração entre os times da empresa. Deixando todos os objetivos claros e transparentes entre si, fica muito mais perceptível a dependência que um time tem do outro. Mesmo que sejam atribuídos diferentes objetivos para as equipes, todos começarão a notar como determinadas atividades dependem da colaboração de outros times para que sejam cumpridas.
FOCO: com objetivos e metas claras, fica muito mais fácil focar nas atividades que realmente trarão resultado para o time. Uma prática recomendada, inclusive, é questionar sempre antes de iniciar uma nova tarefa: Isso me deixa mais próximo de cumprir o objetivo?
Pra finalizar…
Existe uma infinidade de métodos para estabelecer objetivos e monitorar metas, mas o OKR se destaca pela sua simplicidade.
O fato estabelecer metas de curto prazo e que são revisadas periodicamente, dá muito mais agilidade para empresa e pode trazer grandes resultados, se bem aplicado.
Tem alguma dúvida sobre o método ou gostaria de conversar com mais detalhes sobre algum ponto? Comenta aí embaixo que eu respondo!
