Imagine um software para a sua empresa de outsourcing de impressão. Faça uma lista dos atributos que ele deveria ter. Ok, já fez? Aí você vai buscar possibilidades que tenham exatamente esses atributos que deseja.
Você encontra alguns softwares que contém poucos atributos desejáveis, uns não possuem nenhum deles e tem outros que possuem vários destes atributos, mas não todos.
Mas aí, você dá de cara com aquele software perfeito – ele tem tudo o que você deseja. Deu match!
A identificação é instantânea. Depois de fazer a lista e identificar tudo o que precisa, fica muito mais fácil de reconhecer qual é o software de gestão e monitoramento para outsourcing de impressão que combina perfeitamente com a sua empresa.
É claro que você sabe, mas vale um reforço: o software perfeito pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso.
Isto significa que o software deve ajudar a sua empresa a automatizar ao máximo todos os processos, principalmente os mais mecânicos e que demanda de maior tempo e mão-de-obra.
Escolher o sistema perfeito (match) para a sua demanda e necessidade vai permitir que o trabalho ofertado seja de maior qualidade, o que resultará em clientes mais satisfeitos.
Já que estamos em clima de encontros perfeitos, você acredita na frase “o que os olhos não veem o coração não sente”? Velho clichê, é sim, mas saber os detalhes, aquelas coisas que o coração não vê, podem fazer uma grande diferença.
Por isso, vou te apresentar algumas particularidades essenciais (que o coração não vê, mas que a empresa sente) que um software perfeito deve ter.
11 atributos essenciais do software de MPS perfeito
É indispensável que o software de monitoramento e gestão de MPS:
01 # seja online – disponibilidade em nuvem
Quando o software de monitoramento e gestão de parques de impressão oferece a tecnologia em nuvem, isto significa que os dados da sua empresa ficam hospedados em um servidor e podem ser acessados via internet. Com esta disponibilidade, há muito mais liberdade para acessar os dados, monitorar resultados, acompanhar os indicadores além, é claro, de poder acessar de qualquer dispositivo conectado à internet, não importando a sua localização.
02 # proporcione um período de teste
O período de teste vai permitir que você conheça o software de gestão e suas funcionalidades. Poderá avaliar de forma mais aprofundada se ele cumpre com a sua demanda e processos, se está de acordo com a necessidade da empresa.
É uma possibilidade de vivenciar a rotina de seu outsourcing de impressão junto à automação que o software disponibiliza. Assim você pode averiguar se as suas expectativas são atingidas e se ele é, realmente, o mais adequado.
03 # seja seu braço direito
O software de gestão e monitoramento de outsourcing perfeito deve ser o seu braço direito. Todas as informações a respeito das impressoras e contratos devem ser mantidos nele.
Em caso de dúvidas você poderá rapidamente acessá-lo e rever as informações garantindo a credibilidade. Este software vai lhe ajudar a orquestrar todos os departamentos e funções, atender os chamados conforme o SLA acordado com cada cliente além de eliminar erros e agilizar processos.
04 # dê segurança aos dados
Para dar match, o software perfeito vai prezar pela segurança das informações da sua empresa, já que são confidenciais. Todos os dados precisam ser mantidos em sigilo, por isso não deixe de verificar se o software criptografa os dados e quais são os outros sistemas e tecnologias de seguranças que ele possui.
05 # instalação fácil e rápida
Não esqueça de verificar como se dá a instalação. Veja se é preciso ter uma estrutura técnica diferenciada, ou se não há necessidades específicas. Quanto mais simples e ágil for a instalação, mais rápido será o início do uso do software.
Na hora da pesquisa, busque saber se há a necessidade de treinamentos. Se sim, veja como a empresa contratada disponibiliza. Caso não seja necessário um treinamento, informe-se a respeito de suporte técnico e sobre a ajuda prestada.
06 # de fácil operação
A facilidade de operação é mais um dos atributos essenciais que o software deve ter. A sua interface precisa ser amigável, clara, ágil, intuitiva e que não lhe ofereça dificuldades em operá-lo.
Escolha um software para outsourcing de impressão com fácil operação – todos os usuários podem se adaptar em pouco tempo e logo dominar o sistema.
Lembre-se da premissa: menos é mais! Opte pela simplicidade – que seja a tecnologia que necessita, eficiente e que dê um retorno de trabalho produtivo.
07 # seja responsivo
Quando o software de gestão tem este atributo é possível logar de qualquer dispositivo. Garanta que, independe de acessá-lo em um notebook, celular ou tablet, ele não perderá funções e agirá normalmente.
Ao realizar o teste não deixe de acessar a versão mobile. Se não prestar atenção a estes detalhes antes da escolha, não vai adiantar chorar pelo leite derramado.
08 # tem suporte e acompanhamento
Certifique-se que os serviços da empresa que oferece o software de gestão não se limite a simplesmente vender o sistema. É importante que o serviço de suporte e acompanhamento seja ofertado, atendendo todas as necessidades que o seu outsourcing precisará em tudo que for relacionado ao software.
09 # mostre relatórios em tempo real
Para se ter a correta certeza do que está acontecendo momento a momento no seu parque de impressoras locadas todos os colaboradores precisam estar bem informados. A geração de relatórios em tempo real aumenta a qualidade da gestão administrativa do outsourcing, facilita a tomada de decisões e se você fizer um bom uso deste recurso ele pode ser um grande diferencial do seu serviço.
10 # possibilita integração com outros sistemas
O décimo atributo essencial que o software que você escolher deve ter é a possibilidade de integração com outros sistemas. Esta propriedade permitirá que os dados sejam cruzados e melhores geridos. Como, por exemplo, a integração com ERPs – falamos sobre este tipo de integração na publicação “Por que integrar o software de gestão de outsourcing a um ERP?”, clique para ver mais.
11 # realiza atualizações e melhorias
Escolha uma solução que se preocupe com atualizações. Tenha certeza que a empresa desenvolvedora deste software realiza melhorias constantes e consegue atender às demandas e se adaptar a realidade do mercado.
Sem incrementos e revisões o software de gestão pode ficar obsoleto e antiquado e assim, perder todo o potencial que inicialmente você identificou.
Tenha a certeza que está fazendo a escolha certa. De que o software que optou é o perfeito. Deu match?
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