Como as metodologias de gestão podem auxiliar nos seus projetos

A gestão de projetos viabiliza a melhor organização e controle das atividades a serem executadas no seu outsourcing de impressão. Há no mercado diversas metodologias de gestão, e cabe a você e a sua equipe escolherem a que melhor convém ao tipo de projeto para o qual estão mantendo o foco e pretendem gerenciar.

O  DPM – The Digital Project Manager afirmou que, segundo as pesquisas realizadas pelo PMI (Project Management Institute), dispostas no artigo Pulse of the Profession 2019, 89% dos profissionais entrevistados disseram que sua organização implementou práticas híbridas de metodologias de gestão de projetos.

Com a vasta disponibilidade de metodologias, a utilização de mais de uma está sendo a opção para os diversos tipos de projetos que os profissionais precisam se dedicar.

Vale lembrar: A metodologia ORK já é conhecida pelos frequentadores do nosso blog, pois ela já foi vista por aqui, no post OKR: Alavanque os resultados do seu outsourcing de impressão.

Ainda, o DPM elencou as 09 metodologias de gestão de projetos mais utilizadas, que são:

1. Agile: colaborando para entregar iterativamente o que funcionar;
2. Scrum: permitindo que uma equipe pequena, multifuncional e autogerenciada faça entregas rapidamente;
3. Kanban: melhorando a velocidade e a qualidade da entrega, aumentando a visibilidade do trabalho em andamento e limitando a multitarefa;
4. Scrumban: limitando o trabalho em andamento como o Kanban, com um stand-up diário como o Scrum;
5. Lean: agilizando e eliminando o desperdício para oferecer mais com menos;
6. eXtreme Programming (XP): desenvolvendo de maneira robusta para garantir a qualidade;
7. Waterfall: planejando totalmente os projetos e, em seguida, executando por fases;
8. Prince 2: gerenciamento de projetos controlado que não deixa nada ao acaso;
9. PMI’s PMBOK: aplicando padrões universais ao gerenciamento de projetos Waterfall.

Agora que já sabemos quais são as metodologias para gestão de projetos mais populares, vamos conhecer mais afundo cada uma delas. Acompanhe:

01) Agile

A metodologia Agile se concentra na gestão de projetos que são iterativos e incrementais. Foi originalmente criada para softwares de desenvolvimento. Ela deriva dos princípios do Manifesto Ágil, que idealizou 04 valores fundamentais e 12 princípios, sendo eles:

Valores

1. Interações sobre processos e ferramentas;
2. Software que funciona sobre documentação completa;
3. Colaboração com o cliente acima de negociação de contrato;
4. Reagindo a mudanças acima de seguir um plano.

Princípios

1. Satisfação do consumidor através de breve e contínua entrega de software 
2. Ser receptivo às variáveis durante todo o processo de desenvolvimento;
3. A realização de frequentes entregas;
4. Colaboração entre os stakeholders e os desenvolvedores durante todo o projeto;
5. Suporte, confiança e motivação das pessoas envolvidas no projeto; 
6. A manutenção de uma comunicação cara a cara entre a equipe;
7. A medida primária de progresso é o software funcionando;
8. Os processos devem ser ágeis para manter um ritmo consistente de desenvolvimento;
9. Atenção aos detalhes técnicos e ao design aumentam a agilidade.
10. Manter a simplicidade;
11. Times auto-organizáveis desenvolvem melhores designs;
12. Refletir regularmente sobre maneiras de aumentar a eficiência da equipe. 

02) Scrum

É uma metodologia ágil e interativa que é um conglomerado de práticas objetivando a eficiência da equipe. 

Aqui, os objetivos do projeto são definidos e chamados de Product Backlog, e são divididas em etapas e distribuídas entre os membros da equipe, chamado de Scrum Team, e são realizadas em até 4 semanas. 

Dentro das equipes, existem três papéis, sendo o Product owner, Scrum Master e o Time de desenvolvimento.

Os ciclos dos projetos são denominados de Sprints. As atribuições definidas na Sprint que antes faziam parte do Product Backlog, passam para Sprint Backlog.

São realizadas reuniões diariamente, chamadas de Daily Scrum, e, no período de realização dos Sprints são feitas duas reuniões: a Sprint Planning Meeting, para priorizar e planejar os Product Backlog que serão desenvolvidos, feitas no início de cada sprints. 

E a Sprint Review Meeting, realizada no final do sprint, onde é feita a análise e apresentação de resultados e discussão. Por fim, é planejado o próximo sprint. Estes encontros são realizados até a entrega do produto.

Aqui na PrintWayy esta é a metodologia utilizada pelo time de desenvolvimento, logo mais você vai saber como aplicamos o Scrum. 

03) Kanban

Este método é similar ao Scrum, e foca na entrega rápida com times colaborativos e autogerenciados. Ele opera com suas práticas gerais, sendo a visualização, limitação de trabalho em andamento, gerenciamento de fluxo, deixar as políticas explícitas, utilizar ciclos de feedbacks e evolução colaborativa. 

Não faz uso de sprints ou demais métodos de gerenciamento aqui já abordados, e trata sim de pistas visuais que sinalizam os vários estágios do processo de desenvolvimento a equipe.

Esta é uma metodologia que pode ser aplicada a qualquer projeto que tenha como característica a continuidade de melhorias dentro do processo de desenvolvimento. Assim como o Scrum, é compatível com equipes pequenas e também pode ser utilizado para propostas de produtividade pessoal.

04) Scrumban

Aqui temos um misto das metodologias Scrum e Kanban. Trata-se de uma evolução dos dois métodos, com a flexibilidade do Kanban e a estrutura do Scrum, ele possui práticas de visualização, limites para o trabalho em andamento e gerenciando os fluxos de trabalho. 

Ele utiliza um princípio de planejamento sob demanda para preencher o backlog e as tarefas são atribuídas pela equipe que as realiza como podem. Isso significa que o trabalho em andamento é limitado e a equipe de desenvolvimento permanece focada na tarefa em questão, em vez de se preocupar com a reunião de revisão do sprint e com o que a equipe se comprometeu a entregar no sprint.

Ainda assim, o scrum diário é mantido, com revisões e retrospectivas para melhorar o processo usado apenas quando necessário. Além disso, sem a constrição de sprints, o planejamento é feito conforme a necessidade, e não em torno de um sprint, o que potencialmente economiza tempo.

05) Lean

A metodologia Lean promove o máximo de valor do consumidor, enquanto reduz qualquer desperdício, utilizando menor quantidade de recursos. Seus valores consistem no entendimento de que, enquanto o desperdício é eliminado, a qualidade é aumentada enquanto o tempo de produção e os custos são reduzidos. Ele identifica três tipos de desperdício: muda, mura e muri. 

Vamos ver um pouco de cada uma delas abaixo:

Muda é focada em acabar com qualquer desperdício, removendo processos ou qualquer outra coisa que não esteja trazendo benefícios ao consumidor.

Mura se concentra em eliminar variações, padronizando processos de aprovação.

Muri é sobre a remoção de sobrecarga, minimizando a quantidade de processos a serem executados ao mesmo tempo. 

06) Extreme Programming (XP)

O que se pode observar nessa metodologia de gestão é a busca por agilidade, com a economia de tempo e recursos. Possui seu maior foco para a área de softwares, não podendo ser utilizado em qualquer projeto. 

Tem realização de reuniões diárias para apurar o desempenho da equipe, e também entregas segmentadas ao cliente até a apresentação do resultado final.

Ele é separado por etapas de planejamento, gerenciamento, projeto, codificação e testes. E também é baseado em 05 valores que são esperadas pelos integrantes da equipe, sendo eles a simplicidade, a comunicação, coragem, respeito e feedback. 

07) Waterfall

O método em cascata (Waterfall, em inglês) é uma metodologia utilizada com maior frequência nas esferas de construção e fabricação. Importante ressaltar que este método consiste no fato de que uma tarefa só pode ser iniciada se a antecedente a ela tiver sido concluída, apenas seguindo a sequência. 

Consiste em 05 etapas, sendo elas:

1. A engenharia de ideias;
2. A confecção do sistema;
3. A implementação;
4. Testes e validação;
5. A manutenção. 

É uma metodologia que enfatiza a importância da documentação, pois se alguém precisar deixar o projeto, outra pessoa pode dar continuidade de onde parou, já que está tudo devidamente documentado.

08) PRINCE 2

O acrônimo PRINCE2 tem como significado Project in Controlled Enviroment, que em português quer dizer Projeto em Ambiente Controlado. 

É um método britânico utilizado em mais de 150 países, considerado genérico, portanto, pode ser aplicado a qualquer projeto. Essa metodologia gerencia, controla e organiza o projeto do início até a sua conclusão. 

Ele é embasado em 07 princípios, sendo eles:

1.  A justificativa para a execução do projeto;
2. Aprender com a vivência;
3. Definição de responsabilidades;
4. Gerenciamento do projeto em etapas;
5. Divisão certa de trabalho para cada integrante da equipe;
6. Foco no produto que será entregue;
7. Adaptação do método a qualquer ambiente.

09) PMBOK

O Project Management Body of Knowledge (PMBOK), na verdade não é uma metodologia, e sim um guia padrão de boas práticas, técnicas e convenções de gestão, o qual foi elaborado pelo PMI (Project Management Institute). 

É atualizada regularmente, estando hoje em sua 6ª edição. Embora não seja propriamente uma metodologia, suas definições são utilizadas no gerenciamento de projetos.

Há 05 processos que são predominantes em quase todos os projetos, sendo eles:

1.  A iniciação;
2. O planejamento;
3. A execução;
4. O monitoramento e controle;
5. A conclusão. 

Abrange 10 áreas de conhecimento, sendo elas: o gerenciamento em integração, aquisições, riscos, recursos humanos, comunicações, custos, tempo, escopo, qualidade e stakeholders.

Observando na prática: como o método Scrum é utilizado na PrintWayy

Em busca de uma compreensão mais aprofundada de como a metodologia Scrum funciona, nada melhor do que um exemplo prático! 

Para o Vitor de Souza, programador aqui na PrintWayy, essa metodologia foi implementada para trazer agilidade, organização e transparência, a fim de tornar o desenvolvimento menos engessado.

Ele atua como Mestre Scrum, tendo como função estar sempre ouvindo os anseios e detectando os problemas do time, auxiliando a encontrar soluções.

O Vitor falou um pouco de como o método melhorou a produtividade do time. Acompanhe:

“Após a adaptação inicial, onde não há uma receita a ser seguida, sendo necessário ajustar o seu processo e ir realizando adaptações, as entregas deixaram de ser longas e passaram a ser realizadas em até 3 semanas. 

Houveram progressos significativos e as funcionalidades novas estão cada vez melhor desenvolvidas, considerando que todos os membros do time possuem suas funções completamente esclarecidas.”

Vitor de Souza, Programador

Max Mendes Rosa, Chief Technology Officer na PrintWayy, deu seu depoimento sobre a utilização do método dentro da empresa e como ele é fundamental para o desenvolvimento:

A adoção do Scrum no time de produto da PrintWayy melhorou nosso processo de desenvolvimento da água para o vinho! Os principais benefícios que o Scrum nos trouxe foram:

•  Transparência: antigamente algumas informações sobre o planejamento e o design de novas funcionalidades do produto ficavam centralizadas em poucas pessoas. Isso atrasava nosso processo de desenvolvimento e tirava a autonomia dos demais membros do time. Com o Scrum, todas as informações são compartilhadas com todos no time desde as fases mais iniciais do planejamento. Isso faz com que todos tenham conhecimento sobre os nossos próximos passos, e possam contribuir ativamente com ideias e sugestões, dando muito mais autonomia e empoderamento a todas as pessoas na equipe.

• Comunicação: através das reuniões diárias conseguimos melhorar muito nossa comunicação, e resolver com mais agilidade problemas ou impedimentos.

• Agilidade: a divisão do trabalho em sprints dá ritmo ao time. É necessário planejar entregas que sejam possíveis de realizar dentro do período de uma sprint, e isso melhorou muito nossa capacidade de planejamento, e a frequência com que entregamos valor para os nossos clientes.

•  Melhoria contínua: existe uma cerimônia no final de cada sprint, chamada reunião de retrospectiva, onde o time se reúne para discutir e refletir sobre o que está funcionando bem no processo, o que precisa ser melhorado, e o que precisamos parar de fazer. Isso faz com que tenhamos que manter o senso crítico o tempo todo, impedindo que continuemos repetindo erros, ou executando ações que não geram valor. Esta reunião também é um excelente mecanismo para exercitar o feedback e a transparência.

Continue imerso nesse tema conferindo o post 4 em 1 – Dicas de gestão de contratos, rotina, pessoas e tempo, dicas para superar as dificuldades e praticar uma boa gestão, e como a obtenção constante de conhecimento pode auxiliar, e muito, nessa hora.