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Já conversamos sobre revisar processos para tornar o básico bem-feito e, continuando nesse cenário, metodologias como o ciclo PDCA, tornam-se grandes aliados da gestão.
Uma empresa vai muito além de instalar equipamentos e atender chamados, é preciso equilibrar custos, manter o SLA em dia, controlar estoques, otimizar rotas técnicas, reduzir equipamentos parados e garantir a satisfação dos clientes.
Todas essas situações envolvem processos bem estruturados, tornando o PDCA uma ferramenta valiosa para analisar indicadores, otimizar operações, elevar a qualidade dos serviços prestados e apoiar decisões baseadas em dados.
O que é o ciclo PDCA?
O ciclo PDCA é uma metodologia de gestão voltada para a melhoria contínua de processos que envolvem a administração de um negócio.
Seu nome é formado pelas iniciais das palavras em inglês Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Verificar) e Act (Agir), que representam um ciclo estruturado para identificar problemas, implementar soluções, avaliar resultados e promover ajustes contínuos.
A origem do método ocorreu na década de 1920, quando o estatístico norte-americano Walter Andrew Shewhart desenvolveu um modelo para controle estatístico da qualidade, conhecido como Ciclo de Shewhart.
Anos mais tarde, na década de 1950, o estatístico William Edwards Deming difundiu e aperfeiçoou essa abordagem, tornando-a um dos pilares da gestão da qualidade. Por esse motivo, o PDCA também é amplamente conhecido como Ciclo de Deming.
Desde então, passou a ser aplicada em organizações dos mais diversos segmentos, auxiliando empresas a padronizar processos, reduzir desperdícios, aumentar a eficiência operacional e criar uma cultura de melhoria contínua.
Ela não tem como objetivo criar ou definir processos, mas identificar pontos de melhoria no que já existe, servindo como um controle de qualidade.
As 04 etapas na prática:
Plan (Planejar): inicia-se com um diagnóstico do problema que precisa ser melhorado. Ao decidir os pontos, se forem encontrados mais de um, é necessário ter foco, olhando para cada contexto por vez.
Após escolher onde a melhoria será aplicada, é necessário definir os objetivos e metas para mensurar o resultado. Ter um plano de ação detalhado é essencial, incluindo os responsáveis por cada etapa, prazo e o que deve ser feito.
Do (Executar): essa é a hora de implementar o que foi planejado, sendo indispensável o registro dos dados para que seja possível mensurar os resultados finais.
Check (Validar): nesta fase, são analisados os resultados e se os objetivos definidos na etapa de planejamento foram alcançados, além de identificar falhas e erros que tenham ocorrido na execução.
Act (Agir): aqui são realizadas as ações corretivas a fim de ajustar o plano e recomeçar caso necessário, ou padronizar o que funcionou para se tornar parte do processo.
Confira um exemplo:
Problema: A empresa notou que o número de chamados corretivos aumentou 25% em seis meses.
Plan (Planejar)Ao analisar os indicadores, percebeu-se a concentração de falhas em um determinado modelo de equipamento.
Do (Executar)Treinamento da equipe junto a revisão do plano de manutenção preventiva, com uma substituição gradual dos equipamentos mais críticos.
Check (Validar)Após três meses, verificar se houve:
- redução dos chamados;
- melhora do SLA;
- menor custo com deslocamentos.
Act (Agir)Caso tenham sido positivas, as práticas passam a integrar o processo padrão e segue o monitoramento contínuo para identificar novas oportunidades de melhoria.
Em quais âmbitos do outsourcing o PDCA pode ser aplicado?
Gestão de chamados técnicos
Problema:
- SLA abaixo da meta;
- aumento no tempo médio de atendimento.
Aplicação do PDCA:
- analisar causas;
- reorganizar agenda técnica;
- medir resultados;
- padronizar melhorias.
Gestão do parque instalado
Problema:
- equipamentos com alto índice de manutenção;
- contratos pouco rentáveis;
- máquinas subdimensionadas ou superdimensionadas.
Aplicação do PDCA:
- analisar histórico de falhas e utilização dos equipamentos;
- revisar dimensionamento e contratos;
- acompanhar indicadores de disponibilidade e rentabilidade;
- padronizar critérios para alocação e renovação do parque.
Gestão de suprimentos
Problema:
- excesso ou falta de suprimentos em estoque;
- falhas na reposição com agilidade;
- baixa precisão na previsão de consumo;
- alto volume de estoque parado.
Aplicação do PDCA:
- analisar padrões de consumo e reposição;
- ajustar níveis de estoque e parâmetros de abastecimento;
- monitorar indicadores de consumo;
- padronizar políticas de estoque e reposição.
Produtividade da equipe técnica
Problema:
- deslocamentos excessivos;
- retrabalho;
- primeira visita sem solução;
- elevado tempo de fechamento de chamados.
Aplicação do PDCA:
- identificar causas dos deslocamentos e retrabalhos;
- otimizar rotas, processos e preparação das visitas;
- acompanhar indicadores de produtividade e resolução na primeira visita;
- padronizar boas práticas operacionais e treinamentos.
Criando uma cultura de melhoria contínua na operação
A criação de uma cultura significa estabelecer valores, comportamentos e práticas que passam a fazer parte da rotina dos colaboradores, atitudes que são realizadas de maneira natural, sem nem mesmo perceber, pois já estão incorporadas nas ações diárias.
Quando falamos em cultura de melhoria contínua, isso representa um ambiente em que todos estão comprometidos em identificar oportunidades de aprimoramento, analisar problemas, testar soluções e acompanhar resultados de maneira constante.
É fundamental estabelecer práticas que incentivem a análise constante do desempenho da operação, como reuniões periódicas para acompanhamento de indicadores, participação da equipe técnica na identificação de problemas e proposição de melhorias, documentação dos processos e revisão contínua dos fluxos de trabalho.
Ainda, o uso de dashboards facilita o monitoramento dos principais indicadores em tempo real, permitindo que gestores tomem decisões baseadas em dados, e não apenas em percepções.
Dessa forma, a organização cria um ambiente em que a melhoria contínua se torna parte da cultura, promovendo ganhos consistentes em eficiência, produtividade e qualidade dos serviços.
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