A manutenção preventiva de impressoras é algo que todo o time da PrintWayy conhece bem e leva em consideração ao conversar com parceiros e novos clientes.
Contudo, nós e outros tantos profissionais da área de outsourcing de impressão, sabemos que poucas práticas acontecem em uma empresa com finalidade de minimizar futuros problemas no parque de impressão.
Engana-se quem acredita que a falta de ações pontuais de manutenção de impressoras é uma escolha pensada. Pelo contrário, muitas vezes gestores e colaboradores não sabem da sua importância.
Sendo assim, a melhor forma de entender a magnitude de algum tema é a partir de informações e mais conhecimento sobre ele, como as ações de prevenção que podem ser adotadas na empresa ou a consequência da falta de cuidados.
Em continuidade aos conteúdos que já apresentamos por aqui, sobre a importância da manutenção preventiva de impressoras, nesta publicação você poderá acompanhar os benefícios que ela traz ao seu setor financeiro. Vamos lá?
Impactos financeiros da falta de manutenção preventiva
A omissão de uma manutenção pontual, mesmo que mínima, implica em futuras despesas. O valor altera-se bastante mas, em geral, o maior gasto está nos gargalos logísticos e operacionais causados pela paralisação dos serviços de impressão na empresa do seu cliente.
Isto é, ficar com uma impressora inoperante significa que um ou mais colaboradores deverão parar suas demandas para buscar uma solução ao problema, ou mesmo que algo urgente não possa ser concluído com êxito por conta de uma situação que poderia ter sido tratada antes com manutenções preventivas.
Geralmente, acredita-se que basta substituir um cartucho e está tudo pronto, porém vários casos podem ser bem mais complexos, envolvendo dezenas de outros processos diretamente na impressora.
Portanto, esses colaboradores não ajudam a solucionar o problema com impressão. Ao contrário, mesmo em suas boas intenções, a paralisação das atividades geram um custo bem alto – de tempo e de dinheiro.
Quais são os problemas que podem acontecer numa impressora sem manutenção?
Quando uma impressora fica bastante tempo sem nenhum tipo de manutenção, ela fica à mercê de várias complicações e algumas delas podem ser evitadas a partir de ações bem simples. Saiba os principais problemas:
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Lentidão de processos;
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Custos altos com deslocamentos sem o devido planejamento;
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Atolamento de papel;
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Páginas manchadas;
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Peças soltas;
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Peças quebradas;
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Páginas impressas com amassados;
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Impressora com dificuldade de puxar papel;
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Clientes com operações complexas paradas ou com funcionamento parcial;
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Corrosão e oxidação de componentes.
Entre todos eles, vale destacar os mais recorrentes no mundo corporativo, o tradicional papel engasgado, atolado ou até mesmo amassado é um dos erros mais comuns.
Muitos profissionais acreditam que basta apenas puxar a página e reencaixar as folhas, porém este erro pode ser um sinal da má regulagem da máquina. As manchas indevidas na impressão também são comuns em impressoras que não recebem manutenção.
Em geral, essas manchas iniciam por conta da má higienização do dispositivo. Ou seja, o pó acumulado na parte interna afeta o cartucho e compromete o resultado final da impressão. Felizmente, isso pode ser resolvido com uma higienização mais constante do aparelho.
O motivo varia bastante, e pode ser associado a diferentes causas para cada fabricante, geralmente está mais associado a roldanas sujas sem a devida manutenção, vazamento em toners e cartuchos, e até mesmo cartuchos recarregados incorretamente ou quebrados.
Barulhos por peças soltas ou mal conectadas devido à trepidação natural de operação do equipamento, corrosão de placas e demais componentes em razão da umidade e até mesmo maresia nas regiões litorâneas.
Por fim, também vale destacar as quedas de conexões entre computadores e impressoras.
Para evitar que este e outros problemas aconteçam, veja algumas dicas de como fazer a manutenção preventiva de impressoras que separamos para você!
Dicas de como fazer a manutenção preventiva de impressoras
Você precisa entender a importância da manutenção e, acima de tudo, ter controle da gestão do seu parque de impressão. Assim, as ações de prevenção serão melhor estimuladas com base em dados reais do que está acontecendo com seus equipamentos.
Definir um cronograma de manutenções das impressoras pode ser realizado de 02 maneiras distintas. A primeira forma acontece pela contagem da vida útil da impressora.
Em geral, esse método é o mais simples e, inclusive, vem indicado no manual da sua máquina. O funcionamento é bem simples: as ações de manutenção acontecem a partir da contagem de um número X de páginas.
A segunda é determinada pelo tempo de uso. Embora pareça mais simples, afinal basta definir um intervalo adequado, o caminho necessário até chegar no tempo ideal pode ser complicado para algumas empresas.
Isso porque há muitos fatores importantes para serem considerados. Entre alguns pontos estão:
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Facilidade no acúmulo de pó;
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Proximidade com o mar;
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Umidade do local;
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Instabilidade elétrica do empreendimento;
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Instabilidade de rede;
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Usuários não treinados para manusear o dispositivo;
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Quantidade de folhas impressas.
A escolha por qual forma de definir o cronograma da manutenção preventiva deve considerar o controle que você tem em relação a esse tipo de cuidado – se por páginas impressas, por níveis de determinados suprimentos ou até mesmo por uma determinada recorrência de dias.
Ou seja, caso você saiba ou encontre alguma métrica que melhor possa ajudar na constância da manutenção, essa sempre será a mais indicada. Se não, a melhor saída pode ser definir uma métrica mais pontual, buscando sempre antecipar problemas.
Os tipos de manutenção já foram abrangidos aqui no blog, em Evite dores de cabeça: faça manutenção preventiva, e você pode conferi-los dando uma lida no artigo relacionado logo abaixo:
Além das etapas ali já relacionadas, há uma outra, a de firmware, a qual não é obrigatória, mas verificar possíveis atualizações disponíveis ajudam a manter o equipamento sempre com as melhores condições de segurança e performance.
Em épocas de LGPD, zelar pela segurança nunca é demais.
Importante destacar que apenas um técnico tem aptidão em realizar essas etapas de manutenção preventiva de impressoras.
Considere uma ajudinha extra na gestão das manutenções
O PrintWayy permite que sejam customizadas regras para a abertura de alertas e notificações via email quando determinadas condições forem acionadas através do comportamento da própria impressora.
As regras podem ser criadas de maneira personalizada, para um ou mais clientes, fabricantes e modelos.
Todas as impressoras adicionadas aos clientes selecionados posteriormente à criação do aviso serão igualmente monitoradas pela regra e serão abertos caso alguma das condições seja acionada.
Eles podem ser configurados selecionando uma condição específica, ou até mesmo uma combinação:
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Intervalo de dias
Abrirá um alerta para os dispositivos e clientes selecionados previamente, sempre que o intervalo de dias configurados para a condição for atingido.
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Utilização de páginas
Abrirá um alerta para os dispositivos e clientes selecionados previamente, sempre que o montante de páginas produzidas pela impressora após entrar na regra for atingido.
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Nível de suprimento
Abrirá um alerta para os dispositivos e clientes selecionados previamente, sempre que o nível do suprimento selecionado atingir uma quantidade menor ou igual ao valor configurado.
Sempre que um alerta do PrintWayy for aberto, uma notificação via email será enviada para a caixa de entrada dos usuários registrados para recebê-las.
Nós desenvolvemos uma planilha para que você consiga realizar esse controle de maneira mais eficaz dentro da sua empresa, a fim de que consiga deixar todo o seu parque com o funcionamento em dia.
Aproveite todo o aprendizado deste artigo e coloque-o em prática – faça o download agora mesmo!
