Cadê o toner que estava aqui? Realizando um controle de estoque inteligente

A imagem ilustra um cartaz que diz "Procurado", e logo abaixo há o desenho de um toner. Demonstrando que, sem o controle de estoque, o suprimento pode desaparecer.

O serviço de outsourcing de impressão vai muito além de alugar impressoras, fornecendo aos clientes materiais que possibilitam a atividade, como toners, cartuchos, papéis e a manutenção dos hardwares. Considerando esses aspectos, fazer o controle de estoque pode ser uma ajuda na saúde financeira da sua empresa.

Os gestores, então, necessitam olhar com cuidado para essa questão que pode afetar na qualidade do produto e serviço que está oferecendo ao cliente, e, ao mesmo tempo, se organizar suficientemente para coordenar as mercadorias que entram e saem do estoque.

Estão envolvidos nessa etapa a compra e a conservação dos produtos, implicando em processos a serem feitos fisicamente, e ainda com o auxílio de um software de gestão.

É possível encontrar, aqui no blog, 9 atitudes que irão ajudar você a economizar na gestão de suprimentos, e esse conhecimento irá certamente complementar tudo o que será visto a seguir por aqui! 

Portanto, não deixe essa leitura de lado, acesse já para conhecer todas essas atitudes o quanto antes:

Imagem de caixas de papel empilhadas. Ilustram a gestão de suprimentos.

Pronto, agora que você já conhece as maneiras de economizar na aquisição dos itens e realizou a compra de diversos materiais, o próximo passo é verificar como realizar o controle e armazenamento de tudo isso! Vamos lá?

Controle de estoque na prática: ações efetivas para o armazenamento 

Para que sua operação não sofra com desabastecimentos, ter o domínio dos itens que compõem o estoque previne essa situação, sem riscos de deixar clientes esperando por muito tempo para conseguir uma reposição.

Possuir uma lista de fornecedores que proporcionam a melhor negociação na compra de produtos é relevante para a diminuição de gastos, pois certas quantidades levam à variação de preços. 

A cautela deve ser redobrada quanto ao cumprimento dos prazos de entrega, se estão sendo atendidas as condições de pagamento que mais lhe favorecem e uma boa política de relacionamento, de modo a continuar mantendo o negócio com uma empresa confiável.

Portanto, saber a fundo quais são as demandas dos clientes, e o quanto cada um consome todos os meses fazem com que a aquisição possa sair mais em conta. 

Ao mesmo tempo, outro cuidado é a aquisição em excesso, podendo ocorrer sobra e até a depreciação, quando não utilizados os itens durante a validade, o que pode comprometer o controle de estoque. 

Normalmente, as tintas possuem a duração de um ano após a sua fabricação, se armazenadas da maneira correta.

A exemplo de compreender melhor a manutenção do suprimento, a HP dispôs, em sua base de conhecimento de suporte ao cliente, como armazenar e manusear o papel, para evitar congestionamentos, e embora seu artigo seja direcionado a impressoras HP Inkjet, são disposições interessantes para conhecimento em geral.

O armazenamento deve ocorrer em ambiente fechado, seco e que possibilite acesso facilmente. A embalagem original deve ser mantida e retirada unicamente quando o papel for ser utilizado e, logo após, fechada.

Deve ser evitado guardar esse produto em locais que há mudanças de temperatura, como perto de ar condicionado, e também de janelas e portas utilizadas de maneira habitual. 

Necessário, inclusive, mantê-lo sempre em superfícies planas:

A imagem ilustra quatro superfícies diferentes e as maneiras que o papel deve, ou não, ser disposto sobre elas.
Imagem ilustrativa sobre a conservação do papel, disponibilizada pela HP.

A HP informa que, como regra geral, não se deve realizar a compra da quantidade de papel acima do que será utilizado em 03 meses, considerando que guardá-lo por tempo muito longo pode acentuar os danos que irá sofrer, por estar com muita exposição ao ambiente. 

Por isso, além da organização dos produtos utilizando um software, não se esqueça do ambiente em que eles estão alocados. Independente de qual for o local onde eles se encontram (sala, armazém, entre outros), uma estrutura física exige estar arquitetada, inclusive com a identificação de cada objeto, separando-os por seção, por exemplo.

Dicas similares valem também para a boa conservação de toner e cartuchos, os quais precisam estar guardados em locais com temperatura ambiente e não iluminados excessivamente, mantidos em embalagens fechadas, para evitar ressecamento.

Fazer o balanço de estoque de maneira recorrente é outra tarefa fundamental a ser concluída pelo colaborador responsável pela gestão do seu estoque. 

Acertar uma data específica do mês para realizar esse trabalho, anotar a quantidade de cada um e fazer o registro para que se possa ter fácil acesso e análise faz toda a diferença no controle de estoque.

Tem dúvidas de como colocar seu estoque em ordem? O PrintWayy vai te ajudar!

A ferramenta de gestão ideal faz com que o trabalho manual exaustivo, com o uso de diversas planilhas, e até a perda de arquivos importantes transformem-se em mais tempo para dedicar a outras atividades, dando vez a um controle de estoque mais adequado.

Se você ainda não sabe como essa funcionalidade é composta no nosso sistema, demonstrarei a seguir todos os passos que irão tornar essa parte da sua operação muito mais eficiente com a ajuda do PrintWayy. 

Prepare-se para conhecer a fundo nossos processos!

Você consegue adicionar os materiais e suas quantidades na funcionalidade Configurações de suprimentos e estoque, além de poder especificar qual a marca e o nome do fornecedor: 

A imagem demonstra como adicionar um suprimento no estoque do PrintWayy.
Imagem ilustrativa dos detalhes das seção “Itens de estoque” no PrintWayy.
A imagem demonstra como adicionar a marca de um item adicionado no estoque do PrintWayy.
Imagem ilustrativa dos detalhes das seção “Itens de estoque” no PrintWayy.
A imagem demonstra como adicionar os detalhes do fornecedor do item o qual foi adicionado no estoque do PrintWayy.
Imagem ilustrativa dos detalhes das seção “Itens de estoque” no PrintWayy.

No submenu Estoque, o provedor pode fazer a divisão entre o estoque da empresa, estoque por técnico e estoque por cliente. E, para cada item listado, é exibido seu tipo, modelo e a quantidade desse produto. 

O acesso à reposição inteligente de suprimentos otimiza a operação, com o uso da Inteligência Artificial (IA) que atua diretamente no processo de compra com o monitoramento contínuo do estoque de suprimentos do parque do cliente.

Assim, essa informação torna os gastos com as compras de suprimentos reduzidos consideravelmente, pois o provedor dos serviços de outsourcing de impressão mantém em seu estoque as quantidades necessárias para suprir as necessidades dos contratos ativos.

👉 Você pode ler mais sobre a reposição de suprimentos e compreender o quanto ela é útil ao outsourcing, os benefícios da IA na redução do TCO e também fazer o download do material [EBOOK] As melhores práticas de gestão de suprimentos para outsourcing de impressão clicando nas imagens elencadas abaixo:

Um calendário de mesa, em algumas datas tem um ícone de pote de tinta - mostrando os dias de fazer a reposição de suprimentos.

Uma ampulheta com a areia caindo. Quando a areia cai ela se transforma em códigos de inteligÊncia artificial

Cifrão pingando tinta em cima de folhas de papel.