Conquistando a produtividade dos sonhos [+ dicas de apps]

 Ilustração de uma gangorra que, de um lado possui uma mão, e do outro está vazio. Acima da gangorra, está uma mulher, voando em direção a uma estrela.

Manter o foco e adotar uma rotina de produtividade pode ser uma tarefa complicada de se conquistar, ainda mais quando temos tantas distrações perto de nós – com os smartphones, as mídias sociais, aquela conversa piscando no WhatsApp… 

Seja trabalhando em casa ou reunindo-se presencialmente, manter o foco nunca deixou de ser uma questão importante a ser debatida, pois, embora os ambientes tenham mudado, alcançar a produtividade continua sendo o objetivo principal, que possibilita a conclusão de todas as tarefas.

De acordo com uma pesquisa revelada pelo Blog Doist, tentar focar em mais de uma coisa ao mesmo tempo reduz a produtividade em 40%, e, trabalhadores de escritório perdem 2.1 horas por dia em distrações e interrupções, o que ultrapassa o tempo de um dia todo de trabalho por semana.

Ainda, segundo relatado na matéria, os funcionários que trabalham frente ao computador são distraídos a cada 10.5 minutos! Pode-se perceber que o tempo gasto com assuntos não referentes ao trabalho e, que prejudicam a produtividade, são enormes.

Há momentos em que distrações são inevitáveis, e tirar um tempo para um café e arejar os pensamentos não trazem mal algum, aliás, podem ajudar a solucionar aquele problema que tanto está demorando e esquentando a cabeça para resolver.

Existem variadas técnicas que podem auxiliar no alcance da tão desejada produtividade, e cabe a cada um entender suas necessidades e escolher a que melhor se adapta ao seu estilo de vida e trabalho. 

A partir daí, colocar em prática os métodos que serão mostrados a seguir, fica muito mais fácil. Conheça-os agora mesmo!

Chegando mais perto da produtividade a cada dia 

Quando falamos em produtividade ao nível nacional, os números nos demonstram que temos muito a aprimorar. 

O DataSebrae divulgou, em seu artigo Produtividade: o que é, por que importa, e o que fazer para mudá-la, que somos apenas o 78º país mais produtivo comparado com o restante do mundo, estando em baixa e estagnados.

Muito dessa produtividade, que está relacionada a todas as áreas de trabalho do país – setores de indústria, comércio e serviços, revelam o quanto é necessário implementar melhores práticas de trabalho e condições para que ele seja feito de forma adequada.

Especialistas revelam que, no trabalho, o brasileiro leva uma hora para elaborar o mesmo serviço ou produto que um americano consegue fazer em 15 minutos, dados relacionados em matéria da UOL, a qual atribuiu esse atraso à formação e diferença nas infraestruturas.

Entre o apanhado de ações que devem ser tomadas para que a rotina se torne mais produtiva, quando colocado no contexto da prestação de serviços, a organização e gestão de tempo são 02 pontos que se sobressaem como responsáveis em auxiliar na melhoria da qualidade do trabalho.

Controlar os horários, especialmente quando ele está sendo feito na modalidade home office, é uma grande dificuldade enfrentada pelos colaboradores, e estabelecer limites é um passo importante para conquistar o domínio do seu tempo.

Conforme um estudo da Universidade de Illinois, divulgado pela Forbes, quem consegue monitorar o quanto o trabalho interfere em sua vida pessoal, lida melhor com situações de estresse advindas dele, e consegue compensar em produtividade. 

Manter as notificações desligadas, e o celular distante, pode ser muito útil quando esses são meios que fazem você perder o foco do que está fazendo.

Conforme abordado no início, colaboradores demoram longos minutos para retornar a uma atividade quando ocorrem interrupções.

Muitos tendem a acreditar que realizar várias tarefas ao mesmo tempo é uma característica que auxilia em ser mais produtivo, mas essa percepção está longe de estar correta! E, para compreender melhor como funciona o profissional multitasking, e tirar suas próprias conclusões, deixo uma publicação do nosso blog aqui:

Ilustração de quatro multifuncional imprimindo.

O artigo Employee Engagement: How to Focus Better at Work disposto na SteelCase, informou que, segundo cientistas, quando pensamos que estamos fazendo muitas atividades, na verdade, só estamos mudando a atenção rapidamente para outras coisas.

Isso não auxilia na produção, aliás, a torna muitas vezes sem conclusão. O SurveyMonkey realizou uma pesquisa com os funcionários do SurveyMonkey Audience, para descobrir o que os tornam mais produtivos, e fizeram algumas revelações:

⏰ Mais de 20% dos pesquisados informaram que criar uma lista que organize as tarefas que precisam ser feitas auxilia na realização delas. Quando listadas, se torna mais fácil determinar suas prioridades;

⏰ Solta o som! 45% dos colaboradores escutam música enquanto trabalham, e isso auxilia na manutenção da ansiedade e na diminuição dos níveis de estresse;

⏰ A maioria dos colaboradores informou, ainda, que precisam de no mínimo 07 horas de sono para que não tenham sua produtividade atingida no outro dia;

⏰ Em termos de distrações, elas variam a cada geração. Enquanto os nascidos até os anos 80 se dizem mais distraídos pelas mídias sociais, colaboradores de 45 a 60 anos perdem sua concentração mais fácil quando se tratam das ferramentas de comunicação do local de trabalho.

⏰ Já 45% dos pesquisados falaram que as distrações feitas por colegas são outro obstáculo:

Dados da pesquisa realizada pelo SurveyMonke com os colaboradores do SurveyMonkey Audience.
Fonte: Site SurveyMonkey

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Preparado para baixar alguns aplicativos? Conheça 06 deles

Ter as ferramentas adequadas em mãos são grandes ajudantes no dia a dia para a conclusão de tarefas. Convido você a explorar o universo dos aplicativos e conhecer algumas ferramentas que selecionei para, quem sabe, encaixá-las na sua rotina. Olha só:

#01 Trello: falando em gerenciar tarefas, ele pode ser um grande aliado! Você pode colocar nos quadros atividades, prazos, determinar os responsáveis por aquela ação, e a visualização desse modo facilita na organização ainda mais.

#02 Asana: com essa ferramenta, também há a possibilidade de coordenar suas tarefas e os trabalhos de todo o time. É possível a visualização em listas, acertar cronogramas, e quadros. 

#03 Todoist: com o objetivo principal em você manter-se organizado, ele permite o controle dos dias desde o início. Possibilita que sejam adicionados níveis de prioridades nas tarefas, colocar algo nos favoritos, adicionar lembretes e também delegar tarefas. Você pode personalizá-lo e tornar todo o trabalho centralizado por lá.

#04 Focuslist: se você trabalha melhor colocando tudo em listas, aqui pode elencar todas as suas tarefas do dia, com os horários estimados para concluir cada uma delas, com atenção a técnica Pomodoro (faça as tarefas em 25 minutos, e tire 05 de descanso). 

#05 Evernote: permite que você insira todas as suas anotações, assim é fácil se lembrar de tudo! É possível realizar digitalizações dentro do app, além de adicionar às notas imagens, desenhos, e até gravações de áudios. 

#06 Strides: criar uma rotina de hábitos faz parte de manter-se organizado e focado, e ele torna isso possível, levando ao usuário lembretes dos objetivos e com gráficos do desempenho.

Para você, algumas dessas técnicas já funcionaram? E, ainda, faz uso de algum desses aplicativos que trouxemos? Deixe-nos um comentário, contando tudo o que achou do conteúdo!