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Eu não sei você, mas sou uma entusiasta frenética de gestão de tempo e organização de coisas como um todo. Adoro ler e aprender novos métodos e leio livros como os do Stephen Covey, do David Allen e do Christian Barbosa, além de testar ferramentas. Já usei várias ao longo de 14 anos.
Por experiência própria, ressalto que existem diversos outros ótimos autores especialistas em gestão de tempo, e métodos peculiares, mas que compartilham algumas semelhanças.
Dispositivos e recursos não faltam para se ter mais organização, disciplina e produtividade em nosso dia a dia. A diferença entre tudo isso é a necessidade e a preferência pessoal.
Antes de contar como um estudo pessoal se tornou uma ação envolvendo vários playyers da PrintWayy, quero dar minha primeira dica, seguindo relatos de todos os facilitadores que contribuíram com o projeto: defina o seu objetivo, antes de adotar qualquer estratégia!
Trilha de Gestão de Tempo: as ferramentas dos playyers
Em 2023, após uma sessão da Ouvidoria da PrintWayy, onde nossos playyers contribuem anonimamente com dúvidas, sugestões e reclamações, recebemos uma solicitação para ajudar a melhorar a gestão de tempo e como comunicamos nossa disponibilidade.
Este último ponto é tema para outro dia, mas uma das formas mais eficazes, para mim, de organizar uma rotina, cuja função compartilha diferentes tipos de atividades, é definir blocos de foco.
Conforme eu já mencionei na minha primeira dica, gestão de tempo depende de muitos fatores pessoais. Foi então que tive uma ideia: por que em vez de compartilhar um único método e ferramenta, não descobrimos como cada pessoa na empresa faz a sua? Bingo!
Em setembro de 2023 eu apliquei uma pesquisa interna, com a seguinte pergunta: Como você faz sua Gestão de Tempo? [considere ferramentas, metodologias, recursos, etc. Por exemplo: “uso o Trello com a metodologia GTD” ou uso “Google Tarefas + Google agenda sem critérios ou categorização”].
O meu objetivo era saber como cada playyer faz o seu planejamento, e essa pesquisa deu início ao levantamento de informações dos tipos de ferramentas e métodos que as pessoas aderem na sua rotina. Dessa base nasceu a Trilha de Gestão de Tempo.
Das 15 respostas, 53% dos playyers utilizam algum aplicativo do Google, como: Tasks, Agenda e Keep. O mais interessante do Google é que ele possibilita a integração entre seus próprios aplicativos e também com outros de terceiros.
“Uso o Google Agenda e nas tarefas mais importantes, e o Google Tarefas para lembrar os horários de realizá-las. Ou também crio post-it com as tarefas mais importantes e que precisam ser realizadas primeiro.” Nayara Carvalho – SDR
Em segundo lugar, ficou o Trello com 26% de uso pelos playyers. Outras pessoas responderam que utilizam métodos como o Getting Things Done, do já mencionado autor David Allen, e o famoso método Pomodoro.
Demais ferramentas citadas foram bloco de anotações, post-its, KanbanFlow, Todoist e, claro, tem quem goste da praticidade da agenda física! Também surgiu na pesquisa o misterioso e complexo Notion.
“Uso alguns princípios do GTD. Uso a agenda do Google (integrada a pessoal com a do trabalho) para compromissos com data e hora marcada. Anotações em geral, controle de projetos, base de conhecimento e anotação de to-dos, faço no Notion.” Luis Schafaschek – Coordenador de Desenvolvimento
Pesquisa aplicada, dados compilados. Chegou a hora de abordar os “meus instrutores” para a trilha. Afinal, cada playyer citou preferências, métodos e recursos variados e misturados, ou seja, a minha tese inicial de que cada pessoa faz sua gestão de tempo de maneira muito customizada e de acordo com seu objetivo se confirmou com embasamento de estudo de campo. E nada melhor e mais prático que o próprio usuário explicar como usa seu recurso.
Tudo isso se transformou em roteiro para uma trilha com 06 encontros. Cada dia nós aprendemos e conhecemos diferentes formas de gerir projetos, atividades e tarefas, transformando o tema em algo personalizado para a necessidade de cada playyer.
E foi possível graças aos meus parceiros, aos quais deixo o meu agradecimento público: Antônia, Fábio, George, Luis, Max e Nayara. 🙏 Além de ser muito gratificante receber feedbacks positivos, ao final do evento:
“[…] as palestras trouxeram grandes aprendizados de como cada um faz para gerir seu tempo, como uso da técnica do pomodoro, Notion. Obrigado por ter organizado essa trilha. #melhoriacontinua.” George Hamann – Tech Lead
O que aprendemos com a Trilha de Gestão de Tempo 2023
Não é novidade que temos no mercado muitos recursos e estratégias que se comprovam eficientes para trazer mais praticidade ao nosso cotidiano, seja para gerenciar tarefas pessoais, projetos no trabalho e até mesmo os compromissos financeiros.
O avanço tecnológico tem permitido a integração de todos esses espaços da nossa vida em um único lugar. Nós apenas precisamos aprender a usar de forma inteligente esses artifícios à nossa disposição.
Talvez, com tantas opções, um dos maiores desafios seja escolher qual metodologia utilizar e qual recurso adotar na rotina. Eu reforço que essa resposta a gente só encontra por meio de autorreflexão, auto-observação e testes. Não é possível dizer que o X é melhor que o Y, porque, para uma pessoa X funciona, e para outra, nem X, nem Y. 😏
As dicas que, com unanimidade, todos nós que conduzimos a algum dos encontros da trilha trouxemos é que, cada necessidade tem um tamanho e uma complexidade peculiares.
A ação que fizemos trouxe mais clareza de como funcionam algumas coisas, com a possibilidade de ver na prática, por exemplo, como usar o Notion, funcionalidades do Trello, integrar o Google a outros recursos, categorizar melhor as atividades importantes, como aplicar o Pomodoro e ainda, as boas práticas para uma rotina leve e eficiente.
07 dicas para você começar a se organizar
01) Pequenas Atitudes, Grandes Mudanças: eu quero citar esse livro que pode ser o começo de tudo para você que está em busca de transformação pessoal. A autora Caroline Arnold explica e exemplifica, com uma linguagem simples, como podemos embarcar em uma jornada de autoaperfeiçoamento, com seu método chamado microrresoluções. Foi assim que comecei a simplificar algumas práticas na minha vida. 😊
02) Pomodoro: para você que está precisando de um empurrãozinho para ter mais foco e concentração, e dar adeus à procrastinação. Esse método foi criado por Francesco Cirillo na década de 80, e é baseado em intervalos curtos e focados, visando aumentar a produtividade.
A base é dividir o trabalho em blocos, que no método original, são 25 minutos de foco intenso na atividade que se precisa fazer, intercalados por breves pausas de 5 minutos. Após quatro pomodoros, como são chamados os blocos foco-intervalo, é feita uma pausa longa de 20 a 30 minutos.
Existem aplicativos e extensões de navegadores prontos para você configurar e aplicar. Alguns deles permitem que você cadastre listas de tarefas. Legal né? 🤩
03) A Tríade do Tempo: eu tive a oportunidade de assistir aulas na disciplina de gestão de tempo na minha pós-graduação, com o autor Christian Barbosa. A base metodológica dele é dividir o tempo em 03 fases, sendo: Importante, Urgente e Circunstancial.
Além disso, no livro ele ensina a identificar, organizar e priorizar as tarefas em cada uma das fases, utilizando ferramentas como a matriz de Eisenhower e a agenda. Essa é uma ótima forma mais simplista de aprender a “desapegar” de algumas tarefas desnecessárias. 😉
04) Livro Os 07 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes: esse livro está disponível em várias edições, entre a original, a revista e ampliada, a edição comemorativa de 30 anos, a customizada e a de bolso. Mas em todas elas Covey apresenta seus princípios atemporais para organização, priorização e foco em tarefas significativas.
Eu gosto da edição customizada que traz diferentes opções de formatação e recursos adicionais, como mapas mentais e guias de estudo, para atender necessidades e projetos específicos. Vale a pena o investimento. 🤗
05) Defina seu objetivo, antes de adotar qualquer estratégia: de nada adianta sair por aí instalando aplicativo e categorizando suas atividades, sem antes entender como você precisa organizar sua rotina.
Qual é sua dor, no que diz respeito à gestão de tempo? Você tem necessidade de algo simples, como uma lista de tarefas apenas para não esquecer o que tem que fazer? Ou você tem muitas coisas na cabeça, atua em diferentes projetos, e chega no fim do dia com a sensação que não fez nem a metade do que tinha planejado? Além de descobrir o que está “errado” e onde precisa focar, você pode estar precisando “conversar com o Covey” da dica 04, e conhecer e aplicar a próxima indicação. 👇
06) Getting Things Done®: na tradução, GTD quer dizer Fazendo as Coisas Acontecerem. É um método de produtividade pessoal desenvolvido pelo David Allen, que visa organizar e gerenciar tarefas, projetos e ideias de forma mais eficiente.
O autor mostra como podemos alcançar nossos objetivos, “esvaziar a mente” e reduzir estresse. Como essa técnica, é possível ter maior clareza mental e senso de realização, uma vez que aprendemos a tirar as tarefas da cabeça, organizá-las em um sistema, liberando espaço mental para concentrar no que realmente importa. E realmente faz todo o sentido. 😁
07) Não existe certo, existe o que faz sentido: a última dica que posso lhe dar é, não se desespere. 😂 Eu sei que é muita coisa, são muitas estratégias e infinitos aparatos tecnológicos. Mas lembre-se da dica 05: primeiro entenda o seu objetivo.
Às vezes o que precisamos é apenas de algum recurso, como agenda para nos ajudar a lembrar das coisas. Outras vezes precisamos administrar as tarefas e/ou o andamento de um projeto, que qualquer gerenciador de tarefas resolve.
Em outros casos, o que precisamos é focar, sem distrações. Para isso, remover notificações desnecessárias, definir um bloco específico do dia para espiar as mídias sociais ou outras coisas não urgentes, comunicar as pessoas da nossa “indisponibilidade” temporária e, sentar e fazer. Parece simples, mas basta treinar.
Eu espero que você tenha gostado dessas dicas dos nossos playyers para otimizar sua gestão de tempo e a maneira como pode controlar suas atividades e sua rotina!
