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A vontade de ingressar no mercado de outsourcing de impressão como provedor, ou até mesmo o desejo de ampliar o parque já existente, vem acompanhado de um alto investimento, que exige cautela, estratégia e responsabilidade.
Nessa situação, logo vem à tona dúvidas entre a aquisição de equipamentos novos ou usados – e elas são válidas, pois há questões como custo, histórico de funcionamento, garantia de fornecedor, entre outras que devem ser analisadas.
E, vou te avisar logo de início que não tem uma resposta correta, ok? Assim como ocorre com a escolha entre toners e cartuchos originais ou remanufaturados, encontram-se pontos que devem ser levados em conta, como o que melhor agrega ao seu tipo de negócio, situação financeira e modo de atuação.
A decisão mesmo cabe a ti, mas é claro que vamos ajudar a trilhar o caminho para que ela se torne mais fácil, por isso, mostraremos as diferenças técnicas, riscos e como se proteger nas negociações.
Diferenças entre equipamentos novos e usados
No momento das pesquisas que antecedem a compra surgem alguns termos que podem causar dúvidas e tecnicamente representam processos e estados de conservação diferentes. Quando falamos de impressoras, a distinção está na revisão técnica e expectativa de vida útil do equipamento.
Os dispositivos novos estão lacrados dentro da caixa, e não tiveram qualquer tipo de utilização até serem adquiridos e abertos pelo comprador. Eles devem estar em estado de conservação excelente e prontos para uso.
Já na categoria de usados, podemos dividir entre: seminovos, recondicionados e remanufaturados.
Impressoras seminovas são as que tiveram pouquíssima utilização, como por exemplo as que tiveram contratos de locação curtos, utilizadas em mostruários ou devolvidas por arrependimento de compra.
Já as recondicionadas (ou refurbished, termo em inglês amplamente utilizado), referem-se a máquinas usadas que passaram por um processo de revisão para garantir que estão funcionais. O foco é fazer que ela volte a funcionar bem, sem precisamente parecer como nova.
Por fim, impressoras remanufaturadas passam por um alto padrão de recuperação, sendo um processo avançado e até industrial, com a intenção de resetar a vida útil para o padrão de fábrica.
De acordo com notícia publicada no site da Xerox, desde 2021, dos 11.855 equipamentos A3 no mercado, cerca de 65% eram recondicionados. E, em 2023, a empresa colocou cerca de 1.400 dispositivos remanufaturados no mercado brasileiro.
Fique atento: ao adquirir um equipamento dito como seminovo, solicite pela página de status ou configuração. Se constar nela mais de 100 mil impressões, o termo está incorreto.
Ainda, caso vá obter um dispositivo recondicionado ou remanufaturado, questione se houve a troca do fusor e roletes de alimentação, pois essas são algumas das peças mais críticas em máquinas usadas.
Oportunidades vs. Riscos
Definir qual caminho seguir é algo que divide opiniões entre os gestores, sendo que para alguns é uma opção para o fluxo de caixa e, para outros, torna-se um pesadelo operacional.
Ao analisar como oportunidade, são levados em consideração a economia de investimento, já que equipamentos usados custam menos do que novos, liberando o capital da empresa para investir em outras áreas, ou fornecendo um alívio para começar a operar.
O acesso a categorias superiores de equipamentos é outro ponto a ser visto, já que um equipamento robusto usado pode ser mais interessante operacionalmente do que um modelo novo, mas de entrada e que faz menos páginas, custando o mesmo valor.
A homogeneização do parque apresenta vários benefícios para a empresa, e caso sejam empregados modelos que já tenham saído de linha, comprar usados do mesmo tipo evita gastos com treinamentos de equipe, diferentes suprimentos e instalações de outros softwares.
O tema sustentabilidade também entra em ação nesse caso, pois a compra de itens usados estende o ciclo de vida dos produtos e aproxima o outsourcing da economia circular, reduzindo o lixo eletrônico, se tornando um diferencial para a sua empresa.
Já na categoria de riscos, certamente um dos mais relevantes é ter a impressora parada para conserto e remanejar equipamentos no cliente.
Ele contrata a sua empresa e precisa da impressora operando perfeitamente, e se começarem a acontecer muitas falhas com trocas constantes, irá afetar a sua relação com o parceiro e a credibilidade ao serviço.
Quando não se conhece a procedência, existe a possibilidade de o recondicionamento ter sido realizado com peças de baixa qualidade, e isso gera um efeito cascata, onde uma peça ruim força a outra, diminuindo a vida útil de todo o equipamento.
Na Conversa com Especialista que gravamos com o Gustavo Teixeira, do Máquina de Imprimir, sobre os desafios e conquistas do empreendedorismo na locação de impressoras, ele apontou outra adversidade em adquirir equipamentos usados, que é ficar preso ao operacional:
“Se você comprar, fecha um cliente de uma impressora, coloca uma impressora a laser nova, na caixa para o cliente.
Se ele for imprimir 2 mil páginas por mês, você só vai ter problema com essa impressora daqui a três anos.
Em dez meses, essa impressora já se pagou. Então você tem um prazo aí para achar um parceiro legal que vai fazer manutenção.
Você tem um prazo para ganhar um dinheiro e começar a ter suas impressoras de backup. Agora, se você já começa com impressora usada, impressora de leilão, “ah vou comprar um lote de impressora de leilão, e vou e vou fechar com um cliente aqui.”.
Você vai ficar no operacional para sempre, você vai ficar apagando o fogo para sempre.”
Como se proteger da melhor maneira ao adquirir itens usados
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Lembre-se de solicitar pela nota fiscal de compra, para ter documentada a origem e data de entrega do produto, e assim poder solicitar reembolso ou ingressar com medidas legais cabíveis se necessário.
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Obter descrito pelo fornecedor o estado do equipamento, se possível com uma lista de defeitos existentes. Dessa maneira, ele poderá ser responsabilizado em caso de qualquer omissão.
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Verifique o prazo de garantia estabelecido antes de fechar o acordo: ele pode estar descrito no contrato de compra e venda ou até mesmo informado em trocas de e-mail, a depender de como você irá realizar a negociação.
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