Imagine un software para su empresa de outsourcing de impresión. Haz una lista de los atributos que debería tener. Bien, ¿lo has hecho? Luego buscará posibilidades que tengan exactamente los atributos que desea.
Encontrará algún software que contiene pocos atributos deseables, algunos no tienen ninguno de ellos y hay otros que tienen varios de estos atributos, pero no todos.
Pero luego te encuentras con el software perfecto: tiene todo lo que deseas. ¡Ha dado match!
La identificación es instantánea. Una vez que haya hecho la lista e identificado todo lo que necesita, es mucho más fácil reconocer qué software de administración y monitoreo para el outsourcing de impresión es la combinación perfecta para su negocio.
Por supuesto que lo sabe, pero vale la pena mencionarlo: el software perfecto puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso.
Esto significa que el software debe ayudar a su empresa a automatizar por completo todos los procesos, especialmente los más mecánicos que demandan más tiempo y mano de obra.
Elegir el sistema (match) perfecto para su demanda y necesidades permitirá que el trabajo ofrecido sea de mayor calidad, lo que redundará en clientes más satisfechos.
Ya que estamos en el estado de ánimo perfecto para una cita, ¿crees en la frase “lo que los ojos no ven , el corazón no siente” ? Viejo cliché, sí, pero conocer los detalles, esas cosas que el corazón no ve, pueden hacer una gran diferencia.
Por eso les voy a presentar algunas particularidades esenciales (que el corazón no ve, pero la empresa siente) que debe tener un software perfecto.
11 atributos esenciales del software MPS perfecto
Es fundamental que el software de monitorización y gestión MPS:
01# Ir en línea – disponibilidad de la nube
Cuando el software de gestión y monitoreo de parques de impresión ofrece tecnología en la nube, significa que los datos de su empresa están alojados en un servidor y se puede acceder a ellos a través de Internet. Con esta disponibilidad, hay mucha más libertad para acceder a datos, monitorear resultados, seguir indicadores, además, por supuesto, de poder acceder a ellos desde cualquier dispositivo conectado a internet, independientemente de su ubicación.
02 # Proporcionar un período de prueba
El período de prueba le permitirá conocer el software de gestión y sus características. Podrás evaluar con mayor profundidad si cumple con tu demanda y procesos, si es acorde a las necesidades de la empresa.
Es una posibilidad de experimentar la rutina de su outsourcing de impresión con la automatización que el software pone a su disposición. Así podrás averiguar si se cumplen tus expectativas y si realmente es el más adecuado.
03# Ser tu brazo derecho
El software perfecto de gestión y supervisión de outsourcing debe ser su brazo derecho . Toda la información relativa a impresoras y contratos debe guardarse allí.
En caso de duda, puede acceder rápidamente y revisar la información asegurando credibilidad. Este software te ayudará a orquestar todos los departamentos y funciones, atender llamadas de acuerdo al SLA pactado con cada cliente, además de eliminar errores y agilizar procesos.
04# Asegure sus datos
Para encontrar el software perfecto, valorará la seguridad de la información de su empresa, ya que son confidenciales. Todos los datos deben mantenerse confidenciales, así que asegúrese de verificar si el software encripta los datos y qué otros sistemas y tecnologías de seguridad tiene.
05# Instalación fácil y rápida
No olvides comprobar cómo va la instalación. Ver si es necesario tener una estructura técnica diferenciada, o si no hay necesidades específicas. Cuanto más sencilla y ágil sea la instalación, más rápido será el uso del software.
Al investigar, averigüe si hay necesidad de capacitación. En caso afirmativo, vea cómo la empresa contratada lo pone a disposición. Si no se requiere capacitación, pregunte sobre el soporte técnico y la ayuda proporcionada.
06# Fácil de operar
La facilidad de operación es uno más de los atributos esenciales que debe tener el software. Su interfaz debe ser amigable, clara, ágil e intuitiva y que no te presente dificultades para operarla.
Elija un software de outsourcing de impresión con una operación fácil: todos los usuarios pueden adaptarse en poco tiempo y pronto dominar el sistema.
Recuerda la premisa: ¡menos es más! Opte por la simplicidad: deje que sea la tecnología que necesita, pero también sea eficiente y brinde un retorno de trabajo productivo.
07# Sea receptivo
Cuando el software de gestión tiene este atributo, es posible iniciar sesión desde cualquier dispositivo. Asegúrate de que, independientemente de si accedes a él desde una notebook, celular o tableta, no perderá funciones y actuará con normalidad.
Al realizar la prueba, asegúrese de acceder a la versión móvil. Si no prestas atención a estos detalles antes de elegir, de nada sirve llorar sobre la leche derramada.
08# Tiene apoyo y seguimiento
Asegúrese de que los servicios de la empresa que ofrece el software de gestión no se limiten a vender el sistema. Es importante que se ofrezca el servicio de soporte y seguimiento, cubriendo todas las necesidades que va a necesitar tu outsourcing en todo lo relacionado con el software.
09# Mostrar informes en tiempo real
Para estar seguro de lo que sucede en cada momento en su parque de impresoras arrendadas, todos los empleados deben estar bien informados. La generación de reportes en tiempo real aumenta la calidad de la gestión administrativa de outsourcing, facilita la toma de decisiones y si haces buen uso de este recurso puede ser un gran diferenciador para tu servicio.
10# Habilita la integración con otros sistemas
El décimo atributo esencial que debe tener el software que elijas es la posibilidad de integración con otros sistemas. Esta propiedad permitirá que los datos tengan referencias cruzadas y se gestionen mejor. Por ejemplo, integración con ERP’s .
11# Realiza actualizaciones y mejoras
Elija una solución que se preocupe por las actualizaciones. Tenga la seguridad de que la empresa que desarrolla este software realiza mejoras constantes y es capaz de cumplir con las exigencias y adaptarse a la realidad del mercado.
Sin incrementos y revisiones, el software de gestión puede quedar obsoleto y desactualizado y, por lo tanto, perder todo el potencial que identificó inicialmente.
Asegúrate de que estás tomando la decisión correcta. Que el software que elegiste es el perfecto. ¿Ha dado match?
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