El servicio MPS (Managed Print Services) va mucho más allá del hardware (impresoras, fotocopiadoras, escáneres, etc.), es un completo sistema de gestión y monitorización, que controla todo el parque de impresión alquilado y además proporciona mantenimiento y reposición de piezas y consumibles.
MPS (o outsourcing de impresión) aporta eficiencia y ahorro a las empresas.
El alquiler de impresoras es capaz de eliminar el desperdicio y acabar con los vicios de impresión de los empleados que hacen un mal uso de este recurso.
Muchas empresas que buscan implementar el outsourcing de impresión o MPS buscan calidad, control y agilidad de impresión.
El camino para la implementación exitosa del MPS consta de 04 pasos, los cuales deben ser completados de manera gradual, evitando así futuros dolores de cabeza.
Vale la pena recordar aquí el concepto de MPS presentado en ¿Qué es el outsourcing de impresión? , de acuerdo con la Glosario de TI de Gartner.
Servicios de impresión gestionados (MPS)
Estos son servicios ofrecidos por un proveedor externo para optimizar o administrar la producción de documentos de una empresa. Los componentes principales proporcionados son la evaluación de necesidades, el reemplazo de hardware selectivo o general y el servicio, las piezas y los suministros necesarios para operar el hardware nuevo y/o existente (incluido el equipo existente de terceros si el cliente lo requiere). El proveedor también realiza un seguimiento de cómo se utiliza la flota de impresoras, faxes, fotocopiadoras y MFP, los problemas y la satisfacción del usuario.
Pasos en el camino hacia la implementación exitosa de MPS
La primera etapa consiste en el diagnóstico de la situación actual de la empresa y luego se realiza un estudio detallado con las necesidades reales.
1ª Etapa – Diagnóstico y Estudio del Escenario Actual de Impresión
➔ Identificación de las imprentas de la empresa;
➔ Cálculo del volumen de impresión;
➔ Verificación de instalaciones actuales;
➔ Análisis de costos con suministros, equipos y apoyo;
➔ Identificación de puntos críticos;
➔ Análisis de necesidades especiales.
Con la definición de las soluciones necesarias, el siguiente paso es la elaboración y presentación de la propuesta comercial, el mismo debe contener valores de mercado y tener en cuenta los fondos puestos a disposición por la empresa contratante del servicio MPS, se deben detallar los cálculos de impresión, así como todos los servicios realizados.
2ª Etapa – Formulación de la Propuesta Comercial
➔ Redimensionamiento de equipos actuales;
➔ Análisis para la mejora en los procesos y tecnología actuales;
➔ Software de gestión y seguimiento;
➔ Soluciones para puntos críticos;
➔ Outsourcing de impresión, con el arrendamiento del hardware necesario.
En esta etapa se pone en práctica la planificación y se instalan todas las impresoras involucradas en el proyecto y se pone en funcionamiento el servicio de gestión de impresión.
Se debe capacitar a los empleados de la empresa con el objetivo de transmitir información sobre el funcionamiento del parque de impresión, las mejores prácticas de impresión y la forma en que opera el sistema.
3ª Etapa – Implementación de MPS
➔ Firmar el contrato y establecer el SLA;
➔ Cronograma de implementación;
➔ Instalación del parque de impresión;
➔ Instalación de software de gestión, monitoreo y accounting;
➔ Entrenamiento de los usuarios.
Luego de la implementación de las soluciones físicas, se debe realizar el monitoreo del parque de impresión. El soporte técnico monitorea los equipos instalados y programa el mantenimiento preventivo y correctivo regular cuando sea necesario.
Se realiza el control del consumo de suministros y se generan informes de control de gestión a los que pueden acceder los gerentes y/o responsables del parque de impresión siempre que sea necesario.
4ª Etapa – Administración
➔ Soporte de aplicaciones, incluido el servicio de asistencia técnica para el entorno de impresión;
➔ Asistencia técnica y mantenimiento preventivo y correctivo de equipos;
➔ Administración de los suministros;
➔ Seguimiento y control del parque de impresión a través de informes.
Siguiendo estos 04 pasos, seguramente tendrá una implementación MPS exitosa.
Recuerda que a esta ruta hay que llegar paso a paso. Cada uno de ellos tiene su debida importancia y no debe dejarse de lado, saltarse o interrumpirse.
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