¿Debería casarme o comprarme una bicicleta? Es una expresión que ya se ha popularizado en Brasil, una duda cruel para entrar en la edad adulta. Yo veo que podemos hacer las dos cosas en esta situación (una no impide la otra), casarnos y comprar una bicicleta.
Pero no es sobre esto de lo que vamos a hablar hoy, esa vieja frase es sólo un abreboca para la siguiente pregunta:
¿COMPRAR O ALQUILAR UNA IMPRESORA?
Esta, a diferencia de la pregunta anterior, debe tener una elección: comprar o alquilar una impresora.
El acto de comprar o alquilar algo (ya sea una casa, un coche o una impresora) está ligado a tus prioridades. Tenemos la sociedad del “tener” y la “necesidad de usar”. Viven en paralelo, en este caso uno no impide que exista el otro.
Existe la cultura del ” aparentar ” y, como contrapunto, hay personas, como tú y como yo (creo en esto), que piensan globalmente y comprenden el daño que la sociedad del ” tener ” causa al planeta y cómo repercute negativamente en nuestras vidas.
Por eso, hace unos años empezaron a aparecer cada vez más opciones de apps, webs, tiendas y servicios que ofrecen alquilar, intercambiar, prestar o incluso vender de segunda mano (como las tiendas de segunda mano).
Uno de los primeros contenidos de nuestro blog en portugués fue la Economía Colaborativa y la Cultura del Outsourcing, y en esta publicación hablamos mucho de esta cultura, llamada economía colaborativa.
Y el outsourcing, afortunadamente, forma parte de la misma. Por mucho que sea una actividad comercial (como lo es Uber, Airbnb y muchas otras), el Outsourcing de impresoras, en concreto, tiene una lucha mayor en su ADN, que es reducir el consumo desenfrenado de equipos, así como evitar su obsolescencia y frecuentes intercambios, da el destino correcto a los equipos que ya no se pueden utilizar.
Esta filosofía está anclada en el outsourcing, y tú puedes utilizarla como ventaja. Plantea el tema de la economía colaborativa en tu enfoque comercial. Habla con tus clientes y comprueba si tienen o perciben esta conciencia.
Además, por supuesto, de todo lo que estamos hablando aquí, el outsourcing de impresión tiene otros beneficios. Así que veámoslos ahora…
Beneficios del outsourcing de impresión
→ LOS COSTOS DE IMPRESIÓN
El outsourcing de impresión puede calcular y presentar el costo real de impresión por página. Recordemos que la mayor parte de la información procedente del fabricante sólo informa del rendimiento para un área de impresión del 5%, pero dependiendo de la demanda, el área de cobertura de impresión puede alcanzar el 50% o más.
→ TECNOLOGÍA
Desafortunadamente, la obsolescencia programada está presente en las impresoras, además del desfasaje tecnológico, tienen un ciclo de vida limitado (algo alrededor de 3 a 5 años).
El proveedor de servicios de outsourcing debe proporcionar el equipo adecuado a las necesidades de la empresa, con las tecnologías adecuadas, así como renovar el parque.
La renovación del parque de impresoras debe realizarse de acuerdo con el contrato de arrendamiento, en el que debe establecerse este periodo, de modo que ambas partes sean conscientes de la situación.
→ SUPERVISIÓN Y GESTIÓN DE IMPRESIÓN
Gestionar el parque de impresión y supervisar las impresoras es esencial para controlar el servicio prestado. Por este motivo, muchos proveedores de servicios de outsourcing hacen uso de sistemas que conectan las impresoras a una red de supervisión, proporcionando informes, hojas de cálculo y seguimiento total y en tiempo real.
→ MANTENIMIENTO GRATUITO
Una gran ventaja de las impresoras de alquiler es el mantenimiento sin costo adicional. Esta acción debe ser representada en forma de cláusula en el contrato, y dejar claro que el mantenimiento preventivo o correctivo, así como el cambio de piezas no generará una factura más al cliente a pagar, o añadir gastos a su valor mensual.
El mantenimiento de impresoras realizado a través de un contrato de alquiler de impresoras genera grandes ahorros. Cuando las empresas compran impresoras, no suelen preocuparse por los costos asociados al mantenimiento y la sustitución de piezas de repuesto.
→ GESTIÓN DE SUMINISTROS
El mismo sistema que controla y gestiona las impresoras puede gestionar los suministros, es decir, controlar el uso de tóneres o cartuchos de tinta y recibir alertas de uso y una previsión de cuándo será el próximo cambio de los mismos.
Así, pueden controlar el inventario mínimo dentro de la empresa y su propio stock. Con la gestión de suministros nunca hay escasez de suministros para el cliente y la empresa de outsourcing no necesita mantener inventarios gigantescos e incluso perder productos debido a las fechas de caducidad.
→ HELP DESK
El help desk es una plataforma dedicada a la atención al cliente, a través de la cual se pueden registrar las llamadas y controlar el servicio de acuerdo con el SLA.
Algunos programas informáticos integran estas funcionalidades (gestión y seguimiento de impresoras, gestión de suministros y help desk), facilitando la gestión general del outsourcing y manteniendo informado al cliente.
El help desk también permite actualizar el estado del servicio de llamadas técnicas, incluyendo comentarios y poniendo al día al cliente sobre lo que se está haciendo.
→ SIN PÉRDIDAS: SIN GASTOS DE REVENTA O DESCARTE
Como ya hemos comentado, las impresoras tienen un ciclo de vida programado, que se denomina obsolescencia programada. Después de comprar una impresora y pasado este tiempo de su ciclo de vida el propietario debe hacer el descarte, o antes hacer la reventa.
Tanto el desecho, como la reventa generan pérdidas. Pero con el outsourcing de impresión el usuario de la impresora está libre de este problema y de la pérdida.
El cambio, o renovación, del parque de impresoras se produce sin implicar nuevos costos, sólo la renovación del contrato y la elección del modelo y tecnología de las próximas impresoras a instalar.
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