Outsourcing de impresión viene ampliándose y tornándose más popular, continúa en ascensión por todo el mundo. Lo que quiere decir que el outsourcing de impresión es un mercado de tendencia global.
Últimamente vemos un gran número de empresas buscando por soluciones inteligentes a la hora de montar sus procesos o definirlos y como también cortar gastos, además de centrarse en el aumento de la productividad.
También está presente el avanzo tecnológico que puede provocar una complejidad mayor en la técnica de los equipos de impresión.
Estas 02 situaciones hicieron con que el outsourcing de impresión se transforme en una opción para diferentes tipos de empresas.
Pero, y al final ¿Qué es outsourcing de impresión?
Outsourcing de impresión representa el acto de subcontratar soluciones de impresión para una empresa especializada en el sector, la cual hará la gestión del parque de impresoras, monitoreando y controlando los hardwares, además de buscar mejorías para la calidad del proceso y reducir los gastos del contratante relacionados al ramo.
La expresión “outsourcing” proviene de la lengua inglesa, y ya en el diccionario de la lengua española puede ser mostrada por palabras como externalización, subcontratación y tercerización.
Por tercerización se comprende como transferencia, por medio de contrataciones de una o más actividades (actividad – medio) para otra empresa que rinde un servicio con la finalidad de cumplir exclusivamente con el desempeño de esta actividad – medio. Por ello, la empresa contratante puede direccionar más recursos para su actividad – fin.
Así, el outsourcing de impresión también se entiende como tercerización de servicios de manutención, monitoreo, toda la gestión del parque de impresoras y del arriendo de los equipos de impresión, además de la entrega de las respectivas provisiones para la empresa.
El outsourcing de impresión igualmente pasó a ser conocido y llamado de MPS – Managed Print Services. En el Glosario de TI de Gartner, el MPS es descripto como:
Servicios de Impresión Gestionada (MPS – Managed Print Services)
Son servicios ofrecidos por un proveedor externo para agilizar o gestionar la salida de documentos de una empresa. Los principales componentes proporcionados son los análisis de necesidades, el reemplazo selectivo o general de hardware nuevo y/o existente (incluido el equipamiento de terceros existente, si fuera requerido por el cliente). El proveedor también rastrea como la flota de impresoras, fax, copiadoras y multifuncionales está siendo usada, los problemas y la satisfacción del usuario.
Los beneficios del outsourcing de impresión
Aquí en PrintWayy creemos que estos sean los principales beneficios de los servicios de outsourcing de impresión:
- Reducción de gastos (reducción de la flota de hardware, servicio tarifado sobre demanda, eliminación de impresiones desnecesarias);
- Parque de impresión homogéneo;
- El contratante gana tiempo para enfocarse en sus actividades internas;
- Contabilidad correcta de los costos de impresión;
- Aumento de la seguridad en impresión y gestión de documentos;
- Eliminación de gastos con stock de suministros;
- Garantía de calidad de los servicios por medio del contrato y SLA;
- Aumento de la productividad;
- Beneficios ambientales.
#CONSEJO: hacer la gestión del parque de impresoras y el monitoreo de los hardwares es fundamental para el control del servicio prestado.
Contratar un servicio de MPS, a corto y a largo plazo es mucho más económico que invertir en una infraestructura propia.
Segundo el estudio “El verdadero costo de la impresión corporativa” desarrollado por la IDC y Gartner, los principales beneficios de la implantación del outsourciong de impresión son:
- Reducción global de gastos del 20% a 30%;
- Reducción en gastos de hardware del 25% a 60%;
- La reducción del 30% del consumo de energía y reducción del 20% en el consumo de tinta por actualización de productos al final de su ciclo de vida;
- Del 7% a 14% de reducción de gastos a llamadas al soporte técnico relacionadas a impresión;
- La reducción drástica en los gastos administrativos, dependiendo del número de relacionamientos con proveedores anteriores al Outsourcing de impresión.
Un detalle muy importante elaborado con atención en este estudio es el hecho de que la mayoría de las empresas al estimar los gastos o costos de la impresión, incluyen solamente los conocidos, es decir, aquellos que son visibles, y por eso sus estimaciones quedan erróneas, ya que los costos invisibles son tan importante cuanto los visibles.
Por esta razón, el prestador de servicios de outsourcing de impresión debe prestar atención a esos detalles, mostrar una propuesta comercial completa indicando todos estos costos y la reducción de estos en beneficio al contratante.
Si no sabe cuáles son los reales costos de impresión, acompañe la infografía abajo. Preste atención en el reparto de costos visibles e invisibles:
El costo real de impresión: Costos Visibles y Costos Invisibles
COSTOS VISIBLES
- Equipamientos.
- Manutención.
- Suministros.
COSTOS INVISIBLES
- Almacenamiento de suministros.
- Costos de helpdesk y soporte.
- Tiempo invertido con gestión y compras.
- Actuación de compras fragmentadas.
- Diversidad de marcas y productos.
- Gran consumo de energía.
- Productividad organizacional.
Fuente: El verdadero costo de impresión corporativa – IDC y Gartner
Medir los costos invisibles de impresión es lo que facilita a la hora de tomar decisiones estratégicas y financieras, así mismo resulta predecible aquello que antes era considerado un “agujero” en el presupuesto.
Quocirca (empresa de investigación, análisis y fuente de informaciones acerca del mercado e industria de impresión) tras analizar y publicar datos de un estudio que se realizó, conforme la materia “Is MPS facing an identity crisis?”, concluye que:
Los beneficios del MPS son comprobados – las organizaciones están reduciendo costos, disminuyendo el impacto ambiental y recortando los riesgos vinculados a una infraestructura de impresión no administrada. […]
#CONSEJO: cuando empresas compran impresoras no se preocupan en contabilizar el valor de manutención y cambios de piezas.
Aplique las mejores prácticas en su outsourcing de impresión
Acompañe 03 estudios de casos sobre la implementación del outsourcing de impresión en empresas reales. Estos casos fueron presentados por la Gartner e IDC.
Estudio de caso 01
Beneficios alcanzados con Outsourcing de Impresión a largo plazo
Desafío:
Una empresa global de servicios profesionales quería implementar un único servicio tercerizado de administración de impresión, basado en un modelo de costo por paginas e incorporando la matriz, centralizado de impresión in-house y de requisitos de tercerización de impresión.
Solución y Principales Beneficios:
El proveedor implementó un servicio de impresión end-to-end, racionalizando el ambiente de impresión y aplicó sistemas para el monitoreo continuo, analizando y relatando acerca del uso individual de los colaboradores y el nivel de tinta del equipo. También fue habilitado el análisis en línea de los trabajadores de impresión. Los principales beneficios fueron:
- La transferencia de bienes capitales (equipamientos y personal) para el proveedor, retirándolos del balance de la institución;
- Costo total de impresión se redujo 29%;
- Reducción del 44% del número de impresiones corporativas;
- Reducción de 10% a 15% en gasto con impresión externa;
- Tiempo de actividad del dispositivo optimizado;
- Reducción del 51% en llamadas al Service Desk;
- 100% de reciclaje, de acuerdo a los objetivos ambientales de la empresa;
- 18% de reducción del volumen de impresión por colaborador;
- 5% de mejora en el rendimiento del retorno del documento impreso.
Estudio de Caso 02
Significativas Mejorías en la Productividad de Procter & Gamble
Desafío
Procter & Gamble (P&G) cuenta con 135.000 personas en 80 países y tenía 45.000 equipos de impresión, una media de un equipamiento para cada cuatro funcionarios. No había ninguna política de impresión implementada y sus 200 instalaciones en todo el mundo podían adquirir sus propios equipos y suministros.
Solución y Beneficios:
Tras evaluar las actividades de impresión en términos de procesos con base en documentos, con el objetivo de permitir que los empleados trabajen con más eficiencia y seguridad, el proveedor implementó un servicio que resultó en un proceso más eficaz.
- Reducción del tiempo en gastos con procesos de impresión, en unos 200 minutos por año para cada colaborador de la empresa;
- Reducción del tempo de 650 minutos por año, en gestión de equipos de impresión;
- Mejoras en los procesos igual a 138 días por año.
Estudio de Caso 03
Los peligros del “hazlo tú mismo”, la evaluación de su ambiente de impresión
Desafío:
Una empresa internacional del área jurídico, creció mediante adquisiciones y asociaciones y heredó una variedad de marcas y equipamientos de impresión. Ella quería administrar mejor sus activos y reducir el tiempo dedicado al realizar la gestión de las tareas relacionadas a estos equipos.
Solución:
La empresa decidió llevar a cabo su propia evaluación del ambiente de impresión y usarla como base para contratar su Outsourcing de impresión.
Los resultados:
La información transmitida al proveedor de Outsourcing de Impresión no estaba correcta para atender los requisitos de la empresa. Incluso por haber conseguido una reducción de costos del 10%, habían más necesidades de manutención que el contratado y el proveedor necesitaron ofrecer más recursos, hasta que consiguieron proporcionar una evaluación más exacta.
#CONSEJO: el mismo sistema que hace el monitoreo y gestión de impresoras puede también administrar los suministros.
El futuro del outsourcing de impresión
La terminología del outsourcing de impresión y el servicio que él brinda se popularizó mucho en los últimos tiempos. Eso llamó la atención de los empresarios que buscan la reducción de los altos costos de impresión en sus empresas.
Este mercado está siendo difundido más a cada día, y está en constante progreso, con una estimativa de crecimiento del 08% anual hasta 2023, según el sitio web Business Insider.
La revista Valor Económico publicó en una materia (2009) sobre la tercerización de impresoras que el outsourcing de impresión es un nicho de mercado raro y lucrativo.
Y Quocirca afirmó que el outsourcing de impresión es un facilitador para el crecimiento de los negocios, y que cada vez más muchas empresas buscan asociarse con proveedores que puedan resolver sus problemas con respecto a los costos e impresión segura, mejorando la productividad y eficiencia.
A medida que el mercado de MPS madura, muchas empresas expresan el deseo de asociarse a negocios más directos, proactivos e innovadoras con sus proveedores. Los prestadores de outsourcing de impresión más exitosos serán aquellos que ofrecen servicios y soluciones que ayudan a los clientes a mejorar su desempeño comercial. Al criar relaciones más colaborativas con ellos, los proveedores de MPS tienen el potencial de generar un mayor valor en sus servicios.
La crisis del sector económico fue una de las propulsoras de la popularización del outsourcing de impresión. Cuando la mayoría de las empresas estaban buscando reducir los costos, las empresas proveedoras de soluciones de impresión pudieron demostrar el valor de su oferta.
Espero que este contenido te haya ayudado a entender lo que es outsourcing de impresión.
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