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Entre os materiais disponibilizados para a comunidade de outsourcing de impressão e parceiros PrintWayy, temos a NewsWayy, nossa newsletter, que chega na caixa de e-mail de milhares de inscritos.
Ela é enviada no último dia útil do mês, com uma curadoria de conteúdos englobando 7 seções: Com a Palavra, Conteúdos do Mês, Biblioteca de Áudio, Guia do Dragon, Aprenda com a PrintWayy, Novos Clientes e a Dica do Playyer.
O Guia do Dragon é uma parte colaborativa que está na News há dois anos, e atualmente é escrita pelos playyers Fabio Francisco Rodrigues, Analista de Produtos no time de Produto e Desenvolvimento, e Franco Ramos, Analista de Customer Service do time de Suporte e Customer Success.
Eles intercalam, mês a mês, a missão de fornecer uma recomendação com diferentes pautas sobre o sistema, muitas vezes junto a uma imagem ilustrativa e um link que leva ao tema na Central de Ajuda.
E, em um oferecimento da NewsWayy de 2025, reunimos nesse post todas as dicas que fizeram parte da seção neste período. Caso você tenha perdido alguma, pode conferir a seguir, e se não for assinante da news – ganhou uma nova oportunidade de saber mais sobre o Dragon.
NewsWayy apresenta: Guia do Dragon – Edição 2025
Otimize a gestão do seu outsourcing de impressão com relatórios completos
A tomada de decisões estratégicas em empresas de outsourcing de impressão exige dados precisos e organizados. Nosso sistema oferece relatórios detalhados que incluem impressões e cópias por impressora (relatório gerado por cliente), digitalizações realizadas, chamados técnicos (com filtros customizados) e totais por cliente. Estes relatórios podem ser ainda exportados em diversos formatos.
Com essas informações centralizadas, os gestores podem identificar tendências de uso, controlar custos, planejar reposições de suprimentos e otimizar a alocação de recursos, garantindo maior eficiência operacional.
Estes relatórios podem ser utilizados também como meio de disponibilizar um detalhamento ao cliente que consome os serviços, trazendo transparência e elevando o vínculo de confiança.
Imagem ilustrativa do PrintWayy Dragon.
Saiba mais na Central de Ajuda.
Evite monitoramentos duplicados e mantenha a gestão do parque de impressão atualizada
No dia a dia de um técnico de uma empresa provedora de outsourcing de impressão, é comum realocar impressoras entre clientes. No entanto, com a rotina acelerada, ele pode esquecer de desativar o monitoramento da impressora no cliente anterior. Isso faz com que o equipamento permaneça vinculado ao antigo cliente.
Quando isso ocorre, a impressora acaba sendo exibida como monitorada em dois locais simultaneamente: no cliente anterior e no atual. Esse erro pode causar desinformação tanto para o provedor quanto para o cliente, impactando a precisão dos dados e a transparência na gestão dos contratos.
Para resolver esse problema de forma rápida e eficiente, disponibilizamos a tela “Monitoramentos Duplicados”, localizada no menu “Impressoras”. Nela, é possível visualizar todas as impressoras monitoradas em mais de um cliente e, com apenas um clique, desativar o monitoramento obsoleto.
Com essa funcionalidade, garantimos que o parque de impressão e os contratos estejam sempre atualizados, proporcionando maior confiabilidade nas informações e transparência para todos os envolvidos.
Imagem ilustrativa do PrintWayy Dragon.
Saiba mais na Central de Ajuda.
Mantenha o número do nosso fechamento alinhado com suas faturas
O relatório de fechamento mensal do PrintWayy Dragon traz todas as informações detalhadas da cobrança, oferecendo uma relação transparente e eficiente entre o provedor e o cliente.
Em alguns casos, esse fechamento é enviado ao cliente junto com a fatura ou o boleto bancário. Nesses cenários, pode ser necessário que o número do documento de fechamento seja idêntico ao número da fatura ou do boleto.
Pensando nisso, o PrintWayy Dragon permite que usuários com permissões de gerenciamento financeiro editem a numeração dos fechamentos diretamente no grid.
O processo é simples: basta clicar no campo de número, editar os fechamentos desejados e salvar as alterações. Você pode navegar entre os campos usando a tecla TAB.
Caso o número inserido já exista, o sistema emitirá um aviso — mas a decisão de seguir com a numeração repetida fica por conta do usuário, já que há situações em que números de notas ou faturas realmente se repetem.
Imagem ilustrativa do PrintWayy Dragon.
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Editando número do fechamento
O relatório de fechamento do PrintWayy Dragon é um dos principais aliados dos provedores na hora de garantir uma cobrança transparente e bem detalhada.
Em muitos casos, o provedor envia junto ao fechamento a fatura ou boleto da mensalidade — e, para facilitar esse processo, é comum que o número da fatura seja o mesmo do fechamento, já que o fechamento serve como detalhamento da cobrança enviada.
Pensando nisso, lançamos uma melhoria: agora você pode editar o número do documento diretamente na tela de fechamentos!
A edição é simples e rápida: basta clicar no campo e alterar o número, individualmente ou em lote. É possível, inclusive, repetir o mesmo número em diferentes fechamentos, respeitando a lógica de emissão de notas com séries distintas — o controle é todo seu.
Mais flexibilidade, mais organização e menos dor de cabeça na hora de faturar!
Imagem ilustrativa do PrintWayy Dragon.
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Gestão de Dispositivos: Amplie o Controle e Eficiência no Outsourcing de TI
A gestão eficiente do parque de dispositivos de TI é essencial para provedores que oferecem não apenas impressoras, mas também notebooks, desktops, tablets e outros equipamentos locados.
Com o novo módulo de Gestão de Dispositivos, o controle desses ativos se torna mais simples e estratégico. Agora, é possível cadastrar e gerenciar os dispositivos diretamente no sistema, garantindo um inventário sempre atualizado e acessível.
Além do inventário, a funcionalidade permite a vinculação dos dispositivos aos contratos ativos, assegurando que todos os equipamentos estejam devidamente registrados e alocados aos clientes corretos.
Isso facilita o controle financeiro, pois os custos fixos de cada equipamento são levados em conta nos fechamentos mensais, garantindo uma cobrança precisa.
Por fim, a geração de relatórios possibilita uma visão clara sobre a utilização dos dispositivos, seus custos e localização.
Com essas informações, os provedores podem tomar decisões mais estratégicas, otimizar recursos e oferecer um serviço ainda mais confiável aos seus clientes.
Essa nova funcionalidade amplia o potencial da gestão de outsourcing, trazendo mais controle e eficiência para o seu negócio.
Imagem ilustrativa do PrintWayy Dragon.
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Evite picos de produção e dores de cabeça com fechamentos
O pico de produção das impressoras pode ocorrer quando equipamentos que perderam comunicação com o sistema da PrintWayy voltam a se comunicar após um longo período de tempo.
Durante o período em que estiveram offline, os contadores dessas impressoras não foram atualizados, e, assim que a comunicação é restabelecida, o sistema registra de uma só vez todo o volume impresso nesse intervalo.
Esse acúmulo gera um pico na produção, que pode impactar diretamente a cobrança dos clientes.
Para os provedores de outsourcing de impressão, é essencial monitorar constantemente o status das impressoras para evitar esse tipo de situação. Quando um grande volume de páginas é registrado de uma única vez, os clientes podem estranhar o aumento na cobrança e questionar a precisão dos dados.
A melhor forma de evitar esse problema é garantir que todas as impressoras permaneçam conectadas e comunicando regularmente com o sistema.
Isso pode ser feito por meio de um acompanhamento ativo das impressoras que perderam conexão, verificando os motivos da interrupção e buscando soluções rápidas para restabelecer a comunicação.
Outra estratégia importante é revisar os dados sempre que uma impressora voltar a se comunicar após um longo período, analisando se houve um registro incomum de produção e orientando o cliente sobre a situação, se necessário.
Com um monitoramento eficiente, os provedores podem evitar cobranças inesperadas e manter uma relação de transparência e confiança com seus clientes, garantindo que o uso real das impressoras seja refletido corretamente no sistema.
Imagem ilustrativa do PrintWayy Dragon.
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Contador de impressão, de vida útil e de mecanismo. Você sabe a diferença?
No universo da gestão de impressoras, é comum surgirem dúvidas sobre os diferentes tipos de contadores utilizados para acompanhar o desempenho e o uso dos equipamentos. Dois dos principais indicadores são o contador de vida útil e o contador de impressão.
Embora ambos estejam relacionados ao funcionamento da impressora, eles têm finalidades distintas e impactam diretamente na forma como se faz a gestão dos contratos e da manutenção dos dispositivos.
O contador de impressão é o mais conhecido e registra o número total de páginas impressas pela impressora ao longo do tempo. Ele pode ser segmentado por tipo de impressão (monocromática, colorida, A3, A4, cópias, digitalizações, etc.), servindo como base para faturamento por página e controle de volume de uso.
Já o contador de vida útil está relacionado à durabilidade de componentes internos da impressora, como fusores, cilindros, roletes e outros suprimentos que têm uma vida estimada em páginas ou ciclos.
O contador de mecanismo, por sua vez, é um indicador mais técnico. Ele contabiliza todos os ciclos de funcionamento do equipamento, incluindo impressões, limpezas automáticas, inicializações e movimentações internas.
É bastante utilizado por fabricantes e assistências técnicas para avaliar o desgaste físico total do equipamento, mesmo que parte dessas atividades não envolvam impressão de páginas.
Ao comparar o relatório da impressora com os dados exibidos no PrintWayy Dragon, é fundamental verificar se o contador analisado é, de fato, o contador de impressão. Muitas vezes, o que aparece no visor da impressora ou no relatório exportado é o contador de vida útil ou o contador de mecanismo, o que pode gerar divergências nos números.
Como cada contador tem uma finalidade diferente, os valores nem sempre irão coincidir. Por isso, ao identificar qualquer diferença, é importante revisar qual tipo de contador está sendo considerado para evitar interpretações equivocadas.
Imagem ilustrativa do PrintWayy Dragon.
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Receba notificações do sistema no seu e-mail
Com o dia a dia corrido é de se esperar que não consigamos ficar na frente do computador o dia todo para monitorar o status da operação dentro do sistema. Pensando nisso, o PrintWayy Dragon possibilita que você receba algumas notificações direto na caixa de entrada do seu e-mail.
Na tela Configurações > Envio de e-mail, na aba Notificações, existem alguns eventos do sistema que podem ser enviados por e-mail, como por exemplo:
- Atualizações em chamados;
- Contrato próximo do fim;
- Novo alerta gerado no sistema;
- Quantidade baixa de estoque de suprimento;
- Nível baixo de suprimento;
- Trocas de suprimentos identificadas.
Uma combinação poderosa é configurar alertas de manutenção preventiva e vincular ao envio de e-mail, dessa forma, os alertas baseados em dias ou quantidade de páginas impressas também estarão disponíveis em seu e-mail.
Imagem ilustrativa do PrintWayy Dragon.
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Automatizando contratos no Dragon: contrato padrão e custos padrão
No Dragon, a configuração de contratos é fundamental para organizar e automatizar a gestão de impressoras nos clientes.
É dentro do contrato que ficam as regras de faturamento, valores e parâmetros que orientam o sistema no cálculo de franquias, excedentes e custos.
Uma das funcionalidades mais práticas é a possibilidade de definir um contrato como padrão.
Nesse caso, sempre que uma nova impressora começar a ser monitorada no cliente, o sistema adiciona automaticamente essa impressora ao contrato configurado como padrão, sem necessidade de intervenção manual. Isso traz agilidade e evita falhas no processo de gestão.
Além disso, existe a configuração de custos padrão para impressoras. Quando essa opção está definida, o Dragon aplica automaticamente o custo configurado à impressora que foi adicionada ao contrato — seja ela incluída manualmente ou de forma automática pelo contrato padrão.
Assim, o provedor garante que os custos estejam sempre alinhados, facilitando o controle financeiro.
Combinando essas duas configurações, ganha-se eficiência e padronização: novas impressoras entram automaticamente no contrato e já recebem os custos corretos.
O resultado é mais precisão nos cálculos, menos trabalho operacional e uma gestão muito mais segura e prática dos contratos no dia a dia.
Imagem ilustrativa do PrintWayy Dragon.
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Você está contabilizando impressões A3 corretamente? Confira as configurações da sua impressora!
Você sabia que a forma como a impressora contabiliza uma página A3 pode impactar diretamente na cobrança do contrato? Algumas máquinas registram uma impressão A3 como apenas 1 cópia, enquanto outras contabilizam 2 cópias A4.
Essa diferença é importante porque o Dragon utiliza o contador geral da impressora no módulo financeiro — ou seja, não diferencia automaticamente páginas A3 e A4.
Se a impressora estiver configurada para contar 1 A3 como 1 cópia, a cobrança correta exigiria um ajuste manual: seria preciso identificar o contador A3 e duplicar esse valor fora do sistema para refletir a equivalência de 1 A3 = 2 A4.
O ideal é que a própria máquina já faça essa contabilização automaticamente, garantindo precisão e evitando retrabalho.
Mas atenção: se o provedor adota uma política de cobrança diferente dessa equivalência — por exemplo, atribuindo um preço específico para páginas A3 — será necessário realizar esse cálculo por fora e acrescentar esse ajuste no fechamento mensal.
Por isso, entender como cada impressora contabiliza é essencial para garantir uma gestão financeira fiel ao contrato e evitar divergências na fatura.
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Edite as configurações da sua empresa com facilidade!
O nosso sistema oferece flexibilidade para quem precisa gerenciar mais de um CNPJ, possibilitando o cadastro de várias filiais, por exemplo, e vinculá-los aos contratos dos clientes.
Dessa forma, os relatórios — inclusive os financeiros — são gerados com as informações do CNPJ correto, facilitando o controle contábil e a emissão dos documentos fiscais.
Além da praticidade, essa funcionalidade gera economia, pois o provedor não precisa criar um novo contrato nem solicitar um novo ambiente com a PrintWayy.
Tudo é feito dentro da mesma conta, de forma simples e organizada. Para configurar, acesse Configurações > Informações de sua empresa > Unidades da empresa, cadastre os novos CNPJs e, em seguida, edite o cadastro do cliente selecionando o provedor desejado no campo “Vincular CNPJ do Provedor”.
Imagem ilustrativa do PrintWayy Dragon.
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A última recomendação do Guia do Dragon de 2025 será publicado na edição de dezembro da NewsWayy – preencha o formulário e assine para ficar sabendo qual foi!
