O que não pode faltar em um bom contrato de locação de impressoras

A burocracia e as chamadas papeladas são muito temidas e até mesmo odiadas, porém são fundamentais para dar curso e segurança para os envolvidos.

Contratos ou acordos dão segurança às partes, como também ditam as responsabilidades (direitos e obrigações) de cada um e até que ponto vai à função contratada e o que está alicerçado a este serviço.

Firmar acordos verbais ou contratar um serviço de outsourcing somente no boca a boca pode parecer bem simples, mas nada tranquilo.

Na hora de fechar um serviço a ser prestado, como o de outsourcing de impressão, a amizade ou a relação entre as empresas não deve intervir na decisão de não firmar um contrato escrito. Haja vista que um dos objetivos dos contratos de outsourcing de impressão é proporcionar segurança e tranquilidade na prestação do serviço e na relação cliente-fornecedor, além de deixar claro como se procede na realização do serviço, estabelecimento de prazos, métodos a serem utilizados e ter um porto-seguro jurídico que ampara e fornece todas as informações necessárias para que a parceria comercial aconteça corretamente, mitigando problemas futuros.

Por vezes micro e pequenas empresas podem solicitar a locação de apenas 01 impressora, e por conta disso o contrato acaba não acontecendo. Lembre-se, não importa se o objeto envolvido for 01 ou 100 equipamentos locados, o contrato é imprescindível.

É importante também contar com uma assessoria jurídica para prestar assessoramento na consultoria. Os contratos para locação de impressoras merecem e devem ganhar muita atenção.

Eles são parte do elo comercial e da prestação do serviço do outsourcing de impressão. Por isso nunca subestime esta área burocrática, ela pode parecer chata e incômoda, mas é indispensável para que se crie relacionamentos de longo prazo com seus clientes [veja mais sobre este assunto aqui → Seu cliente é o pote de ouro do final do arco-íris e aqui → Vendas B2B – por detrás de todo business existem pessoas].

Na gestão de contratos de terceirização, como ocorre em outsourcing de impressão, a formalização é um mecanismo jurídico que influencia em todas as ações do tomador para com a terceirizada no decorrer da prestação de serviço. O contrato deve apresentar cláusulas que resguardem as partes envolvidas.

É importante que você conheça as especificidades da tributação dos contratos de locação de impressoras. Para saber mais sobre este assunto clique neste link Como acontece a tributação de contratos de locação de impressoras?

Não firmar um contrato de locação com seu cliente pode vir a ser um sinônimo de problema.

Veja no infográfico abaixo alguns benefícios da formalização de contratos de prestação de serviço e quais os riscos da não formalização:

Pois bem e agora, o que você proprietário, diretor ou executivo de uma empresa de outsourcing de impressão deve saber para que junto ao apoio jurídico façam ótimos contratos?

Continue com a gente e veja algumas dicas!

08  dicas para redigir ótimos contratos para locação de impressoras

1. Fuja da subjetividade e da ambiguidade. Busque redigir contratos de forma sucinta, e não prolixa. Seja claro, especifique todos os passos e use termos de fácil compreensão.

2. Não seja generalista. Discorra sobre cada situação, de forma a ser compreendido por todos. Forneça exemplos caso julgue que eles ajudarão no entendimento.

3. Estabeleça padrões de desempenho. Deixe claro no contrato quais tarefas o contratante e o contratado devem realizar para que os resultados planejados sejam atingidos. Mantenha o nível da qualidade acordada e certifique-se que todos estão colaborando para que o serviço esteja acontecendo como o previsto. Tenha um SLA (Service Level Agreement, ou Acordo de Níveis de Serviço) em que os resultados esperados são discriminados, bem como o tempo de duração de cada um dos serviços.

4. Comunicação ativa e constante. Defina qual será o canal de comunicação entre vocês. Pode ser por email, chat online, help desk do sistema de gerenciamento de seu outsourcing ou algum aplicativo. É importante que o canal de comunicação mantenha um histórico e que seja de fácil acesso e uso para as partes envolvidas.

5. Conheça a Lei da Terceirização – Lei 13.429/2017. Mantenha-se atualizado com relação à legislação. Tire suas dúvidas com a assessoria jurídica e domine este assunto o suficiente para ajudar o seu cliente a sanar as suas incertezas no momento do aceite da proposta comercial e do fechamento do contrato.

6. Compliance alinhadas. Compliance é o conjunto de regras ou diretrizes que normatizam as empresas. Ou seja, você tem o seu compliance assim como o seu cliente tem um também. Solicite este material e leia-o atentamente, e forneça o seu compliance para a empresa cliente. É importante alinhar as informações e verificar se as regras de conformidades entre as duas empresas são compatíveis.  

7. Assegure-se em casos de danos ou falhas. Deixe claro no contrato o que pode ser considerado uma falha ou dano causado no equipamento por conta do contratante. Estabeleça as punições e as formas de corrigir cada uma delas.

8. Renovação, extensão e rescisão. Preveja em seu contrato a possibilidade de uma renovação, extensão ou até rescisão do contrato.

Contratos redigidos, revisados e aprovados por você e sua assessoria jurídica, ele deve passar por análise do contratante e assim seguir com os ajustes e assinaturas. Recomenda-se também que o mesmo seja registrado em cartório.

Você quer uma ajudinha com a redação do contrato de locação de impressoras?

A equipe da PrintWayy desenvolveu um Modelo de Contrato para Locação de Impressoras para você usar de exemplo em seu outsourcing de impressão.

Ao baixar o documento você vai poder editá-lo com as informações da sua empresa e do seu mais novo cliente. É muito simples e fácil, é só preencher os campos com as informações necessárias.