04 formas de cobrar pelo serviço de outsourcing de impressão

Ilustração de 2 impressoras com postit com um sifrão.

Nos últimos meses escrevemos 02 publicações, aqui no blog, para auxiliar você e a sua empresa com o processo de tributação do serviço de outsourcing de impressão. Hoje apresentamos 04 formas de cobrar pelo serviço de outsourcing de impressão com o objetivo de nutrir ainda mais o seu material de apoio. 

Em uma destas publicações mostramos como acontece a tributação de contratos de locação de impressoras e, na outra disponibilizamos um modelo de contrato.

Caso não tenha visto estes dois conteúdos, você pode clicar nas imagens abaixo para acessá-los! 

Ilustração de uma caneta tinteiro no canto direito de um contrato de locação. A ilustração representa o contrato de locação de impressoras.

Ilustração de várias impressoras imprimindo contratos de locação de impressoras.

Antes de começarmos a falar, devidamente, destas formas de cobrar pelo serviço de outsourcing de impressão, é preciso que você identifique o que será cobrado e, saiba qual o valor exato de investimentos, despesas e lucros em cada etapa do serviço de outsourcing de impressão.

A partir do momento em que se tem um número exato do valor que pode ser cobrado pelo serviço é possível definir a margem de lucro e encaixar a melhor forma de cobrança dentro da realidade da sua empresa. 

Para saber mais sobre precificação, sugiro que você faça a leitura das seguintes matérias:

Agora vamos entender quais são as principais formas de cobrança existentes e, também, quais os pontos positivos e negativos de cada uma delas.

Observando o mercado, identificamos 04 formas de cobrar pelo serviço de outsourcing de impressão que são mais comuns e praticadas. São elas:

1ª forma: por impressão

A cobrança por impressão é feita por página impressa pelo seu cliente e dentro desse valor poderá ser embutido os custos de impressão, manutenção e o suprimento fornecido. 

Na prática esta forma de cobrança pelo serviço de outsourcing de impressão prestado é muito simples, ele acontece da seguinte maneira:

É feito a cobrança por impressão individual com valor determinado. Exemplo: no mês de agosto foram impressas 500 páginas e cada uma custa  R$ 0,10. 

Acompanhe no infográfico:

Infográfico da Forma de cobrar pelo serviço de outsourcing de impressão - por impressão.

A cobrança por impressão não estabelece limite máximo ou mínimo de cópias impressas, o que a diferencia da cobrança por franquia (a qual veremos em sequência), onde é cobrado os excedentes. 

Fica claro que nessa operação existe a liberdade das impressões pelo seu cliente e, um dos pontos positivos dessa operação, é que quanto mais ele imprimir, mais alto será o valor a ser pago pelo serviço. 

Mas, em caso de recesso, férias ou por algum motivo o contratante não utilize a impressora e não faça impressões, o valor a ser pago vai diminuir e isso pode ser um ponto negativo para a sua operação, já que não terá o controle de quanto irá receber todos os meses. 

2ª forma: por franquia 

Na cobrança com franquia é definido um valor mínimo a ser cobrado, junto com um limite de cópias mensal para o cliente. 

Caso, o cliente ultrapasse esse número de cópias  estipulado, será feito o pagamento da franquia somada com as páginas excedentes. Não atingindo o número mínimo de cópias por mês irá pagar o valor mínimo da franquia. 

Essa forma de cobrança pode ser feita de duas formas:

  • Franquia por cota unitária: apenas uma impressora é abrangida dentro do pacote de páginas impressas mensais. Assim, deverá  ser contratado a franquia para cada máquina locada. 
  • Franquia global ou compartilhada: nessa situação duas ou mais impressoras são consideradas dentro da produção de páginas da cota estabelecida. Então, duas ou mais impressoras utilizarão o número de cópias de uma só franquia contratada. 

Exemplo: o cliente tem um pacote de no máximo 1.000 impressões, utilizadas em apenas uma impressora, com o valor mensal de R$ 100,00. E, ainda, terá 500 páginas excedentes, com valor de R$ 0,10 por cada página.  

Veja este exemplo inserido em uma planilha:

Infográfico da Forma de cobrar pelo serviço de outsourcing de impressão - por franquia.

O valor por página excedente pode ser cobrado de acordo com o que se adequar melhor ao seu serviço, com valor maior ou menor do exemplo utilizado acima. 

Um dos pontos positivos dessa cobrança, diferente da cobrança por impressão, é que a sua empresa terá o controle do valor mínimo recebido mensalmente. Isso pode garantir tranquilidade para o seu fluxo de caixa, já que receberá determinado valor mínimo pelo serviço oferecido.

Mas, como contraponto, a empresa que contratar o serviço de locação por impressão não terá clareza sobre o que está sendo pago, com o decorrer do tempo, caso ela deixe de fazer impressões, poderá sentir-se prejudicada, o que pode trazer rescisão de contratos.  

3ª forma: por suprimento

No caso da cobrança por suprimento, é fornecido a impressora e o seu cliente compra os suprimentos da sua empresa sempre que ele acaba, para poder continuar efetuando as impressões. E, então, o lucro é especificamente pelos suprimentos fornecidos.

Caso não a empresa contratante não utilize apenas toners ou cartuchos do seu outsourcing, você pode estar perdendo dinheiro, já que não tem o controle da utilização de suprimentos.

No exemplo abaixo a empresa contratante comprou 3 toners pelo valor de R$ 50,00  cada, com o valor total de R$ 150,00 . Sem prazo de tempo para utilização do suprimento. 

Infográfico da Forma de cobrar pelo serviço de outsourcing de impressão - por suprimento.

Falando em perder dinheiro, você sabia que a tinta de impressora é um dos líquidos mais caros do mundo?  Veja mais clicando na imagem abaixo:

Infográfico Tinta de impressora é mais cara que sangue?

4ª forma: mensal pela impressora somado com as impressões

Existe também a cobrança mensal da impressora somada com o valor das impressões. Então, é definido um valor fixo pela locação da impressora e outro pelo número de cópias feitas durante determinado período.

Exemplo: locando duas impressoras será cobrado um valor fixo de R$ 50,00 por cada máquina. Além disso, será cobrado um de R$ 0,10 para cada impressão realizada.

Infográfico da Forma de cobrar pelo serviço de outsourcing de impressão - mensal pela impressora somado com as impressões. 

Um dos benefícios dessa forma de cobrança é a delimitação de um valor mínimo de pagamento pela empresa contratante devido a locação da máquina. 

Também é feito a cobrança por páginas e, mesmo que a contratante entre em recesso, férias ou por outro motivo não faça cópias, pagará pela máquina. E, a sua empresa terá como controlar melhor os lucros, não deixando o valor totalmente na impressora ou apenas no número de páginas impressas.

Em Como acontece a tributação de contratos de locação de impressoras?, indicamos que você faça a distinção dos valores da locação do bem, ou seja, locação da impressora e outra para prestação do serviço de manutenção, monitoramento e gestão do sistema de impressão.

E, na publicação [Faça o Download] Modelo de Contrato para Locação de Impressoras, mostramos como pode ser feito essa divisão e também apresentamos um modelo de contrato para que você tenha como exemplo para a cobrança do serviço. 

Com isso, a sua empresa pode evitar a tributação de alguns pontos do contrato. 

Observando as principais formas de cobrar pelo serviço de outsourcing de impressão conseguimos chegar a conclusão que nem todas as elas fazem essa divisão, isso influencia no valor tributado e deve ser levado em consideração pela sua empresa. 

Não existe uma cobrança certa ou errada. As características da cobrança pelo serviço de outsourcing de impressão deve ser adequada de acordo com o perfil de trabalho do seu outsourcing, deixando claro quais são as suas necessidades.

Gostou das nossas dicas? Unindo todas elas você certamente terá resultados mais rentáveis e satisfatórios. Além disso, essas medidas vão ajudá-lo a ter mais controle sobre o processo comercial e financeiro. 

Quer saber mais? Então, aproveite o embalo e baixe gratuitamente nosso ebook SPIN Selling Aplicado ao Outsourcing de Impressão contendo dicas para apresentar o valor de sua proposta e alavancar as vendas de sua empresa de outsourcing de impressão.

Imagem convite para acessar o ebook SPIN Selling aplicado ao outsourcing de impressão.