Entre as funcionalidades mais acessadas no PrintWayy Dragon, nosso software de gestão e monitoramento, o módulo financeiro levou o bronze, sendo o terceiro que recebe mais cliques entre os usuários, conforme apontado no infográfico disponibilizado aqui no blog.
Dentro dele, é possível cadastrar os contratos, definir tipos de custo, e visualizar o relatório de fechamento, uma peça chave para o controle financeiro dos provedores.
Inclusive, este relatório é um dos mais importantes para uma operação, sendo acompanhado por alguns outros, como os de impressão e cópias, digitalizações, totais por cliente e de chamados, os quais ganharam destaque na publicação indicada a seguir.
Sugiro que você vá até ela após concluir essa aqui, para conhecer mais!
Prepare-se para entender todos os pontos como funciona essa feature dentro do nosso sistema, e a relevância que ele tem na organização financeira de uma empresa especializada em outsourcing de impressão.
Frente à frente com o módulo financeiro do Dragon
Convenhamos que, todas as atividades realizadas com organização são melhores executadas, e com o módulo financeiro do Dragon, isso acontece desde o início, pois há a possibilidade do cadastro de todos os seus contratos (pré-requisito para o fechamento dentro do sistema).
Isso deixa os dados a apenas alguns cliques de distância, sem precisar estar revirando arquivos de contratos todas as vezes que precisar de uma nova informação referente a eles.
É permitido ao usuário adicionar, alterar algum já existente e excluir também. Estes contratos podem ser configurados nos mínimos detalhes, com o nome do cliente, o dia de início de faturamento, o início e o fim desta contratação, tendo a possibilidade de informar ainda se é um contrato por tempo indeterminado.
Além da adição das regras de custos (Custo por Página – CPP, Franquia Simples ou Compartilhada e Tabela de Faixas de Páginas), incluir as impressoras que estão monitoradas no cliente, e ainda custos adicionais que fazem parte do contrato.
Fonte: Imagem ilustrativa dos detalhes do contrato, no PrintWayy Dragon
O dia de fechamento mensal varia de acordo com o que foi tratado entre o provedor e seu cliente. O Dossiê do Outsourcing de Impressão 2021-2022 constatou como principal dia escolhido para essa ação o 01 do mês, com 57,92% de utilização entre os usuários do Dragon. Seguido dele, ficou o dia 20 com 6,71% e o dia 02 com 4,37%.
Fonte: Dossiê do Outsourcing de Impressão 2021-2022
Todas as informações que forem adicionadas junto ao contrato e devidamente cadastradas, estarão dispostas no relatório de fechamento, e vou te mostrar um pouco mais sobre ele de agora em diante.
Os esclarecimentos referentes aos Fechamentos estão localizados dentro do menu em questão, o Financeiro. E, é separado por colunas, referente a situação dele, como em processamento, processado ou congelado, o seu período, qual cliente se refere, o nome do contrato, valor e histórico, com as últimas alterações realizadas.
Imagem ilustrativa dos detalhes do relatório de fechamento do PrintWayy.
Quando o usuário desejar emitir relatório para fazer a cobrança, deverá fazer o seu congelamento, acessando o menu de detalhes. Ele é uma revisão dos elementos do relatório a fim de verificar que estão corretos, e um arquivamento para que os dados não sejam mais modificados.
O congelamento pode ser manual ou automatizado, e o sistema também pode ser configurado para que envie um e-mail aos usuários da empresa ou do cliente. Ainda, é permitido imprimir ou exportá-lo para PDF ou Excel.
O relatório após concluído fica conforme disposto no exemplo abaixo, com os dados da sua empresa no cabeçalho, além de todos os itens informados ao sistema relacionados:
Fonte: Imagem ilustrativa de relatório de fechamento emitido pelo PrintWayy Dragon.
Um relatório personalizado qualifica a entrega e traz uma facilidade maior para a auditoria de informações dentro da sua empresa. Isso é permitido dentro do Dragon ao adicionar os dados gerais, sendo que há a possibilidade de mostrá-las nos relatórios.
Fonte: Imagem ilustrativa das Informações gerais da sua empresa, no PrintWayy Dragon
Estas e outras informações estão disponíveis em nossa Central de Ajuda, base de conhecimento onde você pode consultar a qualquer momento caso existam dúvidas a serem sanadas sobre o produto.
