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É possível ter mil ideias geniais para aprimorar a sua empresa, mas se tarefas simples não estiverem sendo realizadas de maneira eficiente, as novas não irão funcionar conforme o esperado – é nesse momento que revisar seus processos se torna fundamental.
A gestão de processos, que também pode ser chamada de BPM (Business Process Management) é, basicamente, um conjunto de ações que permitem a otimização de fluxos operacionais, dando eficiência de maneira estruturada.
Você pode contratar um sistema que possui um helpdesk excelente para te auxiliar nos chamados que recebe, no entanto, se a atenção ao cliente já era falha antes mesmo dessa implementação, ela não será tão proveitosa. Pois antes de tudo, o básico precisa ser bem-feito!
Cada detalhe operacional impacta nos seus custos, SLA e satisfação do cliente, portanto, a atenção ao que já vem sendo feito pode ser um diferencial competitivo dentro do mercado, independentemente do seu porte.
Revise processos e garanta o básico bem-feito
Se assegurar que os processos básicos estão sendo realizados corretamente levam às entregas combinadas com seus parceiros em dia.
Isso pode envolver envios de suprimento no prazo, chamados resolvidos com agilidade, contadores atualizados, relatórios precisos e equipamentos com a manutenção realizadas.
Para um outsourcing de impressão, esses são processos rotineiros e simples, mas que não podem ser negligenciados, pois o custo pode ser caro, tanto monetário quanto de credibilidade junto ao cliente.
Ao iniciar uma empresa, até mesmo com poucas impressoras, a criação de alguns processos pode acabar surgindo por repetição – você não pensou na estrutura exata dele, mas quando viu, está realizando da mesma maneira várias vezes.
E, a partir do crescimento da operação, com a correria do dia a dia e o surgimento de diversas novas demandas, pode acabar deixando de revisar esses trabalhos iniciais, fazendo com que falhas se acumulem e criem ruídos operacionais.
Para começar a colocar tudo em ordem, algumas atitudes podem ser realizadas, como:
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Mapeamento de processos essenciais: liste as rotinas da operação, como a logística de suprimentos, atendimento técnico, controle de chamados, rotinas financeiras, entre outros.
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Comunicação com as partes envolvidas: cada time é responsável por uma demanda específica, e ninguém melhor do que eles para identificar os gargalos e as falhas que merecem mais atenção.
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Documentação de processos: padronize as tarefas e escreva tudo o que for decidido, isso reduz os achismos e te permite possuir um histórico de todas as ações a serem feitas.
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Revisão contínua: não se prenda a comportamentos antigos, revisar os processos de maneira constante é o que mantém eles funcionando, pois tudo pode mudar e não apresentar os mesmos resultados positivos como antes.
Como saber se está na hora de colocar a revisão em prática?
Existem sinais que reforçam a necessidade de estruturas na empresa, como quando os resultados já não se apresentam mais tão consistentes, com aumento de chamados, mais reclamações e perda de estoque.
Ainda, se há gasto de tempo em tarefas simples e atos habituais se tornam confusos, como toners enviados para o cliente errado, técnico fazendo visita de manutenção ao cliente sem levar a peça correta ou chamados duplicados, tudo isso pode significar que uma reestruturação se faz bem-vinda.
Ao incluir novas ferramentas tecnológicas como softwares de gestão e monitoramento para facilitar a realização de procedimentos repetitivos, também é crucial revisitar todas as áreas que serão afetadas por ele.
Lembre-se que, automatizar um fluxo ineficiente apenas torna o erro mais rápido e difícil de corrigir. Portanto, antes e depois da integração, vale a pena rever a sua documentação de processos e conferir se tudo está em pleno funcionamento.
Insights sobre gestão de processos
Gerir os processos não é uma burocracia
Ele serve para tornar tudo simplificado, indo além de apenas etapas desnecessárias ou vários documentos que ninguém vai abrir depois. O objetivo é eliminar desperdícios, reduzir falhas e levar facilidade ao que já é feito.
Crescer exige organização desde o início
Com o parque possuindo 10 impressoras e 3 clientes parece descomplicado gerir tudo e você pode considerar as ações sob controle. No entanto, conforme os equipamentos vão aumentando, não ter processos bem construídos representa um problema para a operação. Comece se organizado e evite tudo isso.
Envolver todos os colaboradores é preciso
Uma das dicas para colocar tudo em ordem é conversar com os responsáveis, e isso não é à toa. Cada colaborador, ao entender e seguir o processo criado, contribui para o bom funcionamento do seu setor e, consequentemente, de toda a empresa.
Trabalho bem-feito é, sim, uma questão de processo!
O desempenho de um time muitas vezes não é uma questão individual, todos se tornam parte envolvida. E, processos mal estruturados dificultam os bons resultados, como prazos mal definidos, falta de informação advinda de outras partes do negócio, e um possível retrabalho.
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