En el año 2021 cumplimos 07 años de empresa y, al frente de este proyecto desde el surgimiento de la idea, tuve la oportunidad de interactuar con miles de emprendedores en el rubro de outsourcing de impresión.
Cuando ingresamos al mercado, en 2014, teníamos el propósito de crear las mejores tecnologías para este campo, pero también existía la preocupación de brindar acceso a este tipo de soluciones a pequeñas empresas o empresas que recién comenzaban, que no podían para contratar a otras empresas soluciones de mercado debido el alto costo y complejidad en la contratación y ejecución.
Este propósito nos trajo muchos desafíos, necesitábamos ofrecer una solución innovadora, escalable, fácil de usar y financieramente viable para todos los tamaños. Junto con los desafíos vinieron las lecciones aprendidas.
Yo, en particular, he estado involucrado durante años con el proceso comercial, hablando con empresarios que ni siquiera tenían su primera impresora para arrendar, mientras que otros ya tenían empresas establecidas y sus decenas de miles de impresoras arrendadas.
Hoy quiero compartir con ustedes el resultado de estas muy diversas interacciones que realicé, aportando mi visión sobre las diferentes fases, dudas, creencias y desafíos de quienes emprenden en este mercado.
¡Disfruta del contenido y espero que te identifiques con alguna de las 07 curiosidades enumeradas!
¿De dónde surge la idea o la necesidad de emprender en el campo del outsourcing de impresión?
Veo 02 escenarios más comunes. El primero es el profesional técnico, con experiencia en mantenimiento de impresoras, que tiene una o más experiencias en el campo, colaborando en otras empresas, y decide incursionar abriendo su propio negocio. El know -how en mantenimiento brinda seguridad a este nuevo emprendedor, ya que la actividad clave está bajo su control.
Sin embargo, todavía queda un largo camino por recorrer para construir una empresa sólida. Cuestiones como los contratos, la fiscalidad, las compras, las ventas, los precios, las relaciones con los clientes y la gestión en su conjunto suelen quedar fuera, lo que implica dificultades para el crecimiento e incluso para la supervivencia de esta empresa.
El emprendedor que tiene esta conciencia y busca aprender desde el primer día, logra construir un negocio profesional y alcanzar niveles de excelencia en el corto plazo.
El segundo escenario proviene de empresas que brindan servicios de tecnologías de la información en general, tales como: venta y mantenimiento de computadoras e impresoras, servicios de cableado estructurado, mantenimiento de infraestructura, venta y recarga de cartuchos, puntos de impresión y copia, entre otros.
Por lo general, hay al menos un profesional en el equipo que domina el mantenimiento de la impresora.
Como esta empresa interactúa diariamente con sus clientes, dando cuenta de las demandas relacionadas con la impresión tales como: reemplazo de tóner, reemplazo de piezas y mantenimiento en general, el cliente final termina solicitando la tercerización de estos servicios, con el objetivo de reducir sus costos y a menudo accediendo a equipos de mejor calidad para su uso.
Otra forma es que la empresa perciba esta oportunidad y se la ofrezca a su cliente. Como el leasing aún no es -y tal vez nunca lo sea- su principal actividad, veo a los emprendedores trabajando de manera “amateur” y considerándolo un servicio más en su cartera, perdiendo la oportunidad de destacarse.
Sin embargo, muchos establecimientos encuentran el camino y se convierten, exclusivamente, en proveedores de outsourcing de impresión, dejando de ofrecer otros servicios y convirtiéndose en un referente.
Préstamo, alquiler, arrendamiento u outsourcing de impresión
Existen discusiones y dudas entre las diferentes nomenclaturas adoptadas para publicitar este tipo de servicio. Hay quienes argumentan que el outsourcing de impresión sería algo “noble”, que solo existe cuando el proveedor trabaja con equipos nuevos, tóner original y varios software. Si cerró un nuevo contrato con equipo usado, olvídelo, ¡entonces se convirtió en un arrendamiento!
Prestar, por otro lado, es visto como algo “inferior” porque es, en teoría, un préstamo “gratuito” y un precio simplificado que requiere menos control por parte del proveedor.
Sin embargo, existen empresas que se venden como prestamistas y cubren toda la gama de servicios que se ofrecen en este tipo de negocios, incluyendo nuevos equipos, contratos SLA, software de monitoreo y gestión, entre otros.
En mi opinión, ¡deberías dejar de lado los términos!
Al fin y al cabo, lo que importa es el cliente final con su problema resuelto, con la impresión en la calidad y rapidez que considere necesaria para su funcionamiento y con el nivel de servicio deseado.
Si la impresora es nueva o usada, si el tóner es original o compatible, nada importa, ¡solo quiere imprimir!
No necesito Software
“No necesito software” – Escuché esa frase muchas veces mientras estaba al frente del proceso comercial.
Todos los emprendedores que me dijeron esto tenían toda la razón, porque no eran ellos los que necesitaban el software, sino sus negocios. Muchos proveedores no se ven a sí mismos como empresas de tecnología y existe un gran error.
Las impresoras y los MFP son cada vez más sofisticados, llenos de tecnologías integradas y mejoras generales.
El propio cliente final, cuando busca externalizar los servicios de impresión, en realidad busca innovación para su negocio y tiempo libre para la actividad clave.
El prestador, como prestador de este servicio, es una empresa de tecnología y debe ser consciente de ello.
Tal vez te estés imaginando que solo los empresarios de pequeñas empresas tienen esta visión, pero estoy cansado de escuchar esto de proveedores con más de 05 mil impresoras en el parque, ¡donde todo su proceso de cobranza de contadores para facturación era manual!
Al mismo tiempo, los emprendedores que se iniciaban en el campo, con su media docena de impresoras arrendadas, ya vieron la necesidad de buscar nuestra solución para diferenciarse de sus competidores, fortalecer su propuesta comercial y cerrar sus primeros negocios más fácilmente. Todo es cuestión de perspectiva.
Número de impresoras en el parque
Otro dato curioso es que la gran mayoría de empresas no saben exactamente cuántas impresoras tienen en el parque.
Cuando hacemos esta pregunta, siempre hay un momento de pausa, de silencio, y luego aparece un número mágico. La falta de control, ya sea a través de un software, una hoja de cálculo de Excel o incluso un cuaderno, hace que muchas empresas pierdan equipos en el camino.
Escuché varios informes de proveedores que “recordaron” cierto equipo cuando el cliente final preguntó por el cargo, ¡que no había recibido durante meses!
Obviamente hay una mezcla de desorganización y falta de gestión, pero de hecho es más común de lo que piensas. ¿Sabes cuántas impresoras tienes en tu parque? ¿Cuántas hay en clientes? ¿De backup? ¿En su inventario?
¡ERP, en busca del software perfecto!
Veo 2 extremos en este sentido. Por un lado, la empresa que no ve valor en utilizar un ERP, ya sea porque es pequeño o porque lo ve como un gasto extra. Por otro lado, tenemos empresas que buscan -y cambian- soluciones ERP constantemente, ya que nunca están satisfechas con la solución que contrataron.
Hay pocos ERP en el mercado que se precian de ser expertos en la gestión de la subcontratación de impresión. Esto facilita la labor de búsqueda del proveedor a la hora de buscar este tipo de solución.
Sin embargo, es necesario adaptar sus procesos a la forma en que el ERP proporciona todos los controles y flujos de procesos. Querer la personalización a todo costo no funcionará y solo generará frustración.
También tenemos muchos clientes que logran tener una operación completa solo usando PrintWayy y una solución genérica para la gestión financiera y de inventario.
No hay forma de competir con los grandes jugadores del mercado
Estas son creencias limitantes que escucho de varios proveedores:
- ¡Ah! El gran jugador obtiene grandes descuentos en grandes compras;
- No hay forma de competir con los valores practicados por él;
- Tiene un gigantesco equipo de técnicos;
- Tiene una marca muy conocida.
Es importante entender que los problemas y desafíos son proporcionales al tamaño de la empresa. ¿Debo tener miedo de un gran jugador? No necesariamente.
Lo más importante es estar al tanto de todos los movimientos del mercado. Tenemos varios clientes pequeños, proveedores con un promedio de 100 impresores, que se especializan en capturar oportunidades de estos “gigantes”.
Cuando la empresa es muy grande, con decenas de miles de impresoras por todo el parque, es prácticamente imposible garantizar la reposición de insumos a tiempo, mantener un excelente nivel de servicio, cumplir con los SLA, todo se vuelve más complicado.
Ahí es donde puedes atacar y llenar todos esos huecos que le faltan al gran jugador. Deja de ser el villano de la historia y se convierte en generador de oportunidades.
Un mercado que no intercambia información
Una característica llamativa del mercado de outsourcing de impresión es el bajo intercambio de información entre empresas.
Si bien los emprendedores tienen cientos de preguntas sobre su negocio, no hay lugar para este tipo de conversación. ¡Todos se ven a sí mismos como competidores directos y cualquier información puede poner todo en riesgo!
Compartir información, dudas, errores y casos de éxito es una de las mejores formas de crecer y aprender juntos.
Esta práctica, a la que llamamos benchmarking, es muy habitual entre empresas tecnológicas como PrintWayy. En el caso de un posible intercambio de experiencias entre empresas de la misma industria, como proveedores de outsourcing de impresión, hay muchas oportunidades para aprender en la evaluación comparativa cooperativa.
Estas fueron algunas curiosidades que aprendí en estos 07 años de interacciones con empresas del campo. Todavía hay mucho contenido para compartir, debería traer otro contenido por aquí. Si pudo identificarse con algún punto que mencioné en el artículo, ¡háganoslo saber en los comentarios!
