07 curiosidades sobre o mercado de outsourcing de impressão: fases, dúvidas e desafios

 A imagem ilustra uma escada, cercada por elementos como um alvo, flecha e nuvens com raios, simbolizando o caminho e desafios do outsourcing de impressão.

Recentemente completamos 07 anos de empresa e você pôde acompanhar aqui no blog como foi a nossa festa! A frente deste projeto desde o surgimento da ideia, tive a oportunidade de interagir com milhares de empreendedores do ramo de outsourcing de impressão. 

Quando entramos no mercado, em 2014, tínhamos o propósito de criar as melhores tecnologias para este ramo, mas também havia a preocupação em viabilizar o acesso a esse tipo de solução para empresas de pequeno porte ou que estavam começando, as quais não conseguiam contratar outras soluções do mercado devido o alto custo e complexidade na contratação e implantação.

Esse propósito nos trouxe muitos desafios, precisávamos entregar uma solução de ponta, escalável, fácil de usar e financeiramente viável para todos os portes. Junto com os desafios, vieram os aprendizados. 

Eu, particularmente, me envolvi durante anos com o processo comercial, conversando com empreendedores que nem sequer tinham a primeira impressora para locar, enquanto outros já tinham empresas consolidadas e suas dezenas de milhares de impressoras locadas.

Hoje quero compartilhar com você o resultado destas interações tão diversificadas que fiz, trazendo minha visão sobre as diferentes fases, dúvidas, crenças e desafios de quem empreende neste mercado. 

Aproveite o conteúdo e espero que se identifique com alguma das 07 curiosidades elencadas!

De onde surge a ideia ou a necessidade de empreender no ramo de outsourcing de impressão?

Vejo 02 cenários mais comuns. O primeiro é do profissional técnico, com expertise em manutenção de impressoras, o qual possui uma ou mais experiências no ramo, colaborando em outras empresas, e decide se aventurar abrindo o próprio negócio. O knowhow em manutenção traz segurança para este novo empreendedor, pois a atividade chave está sob o seu domínio. 

No entanto, há ainda um grande caminho de aprendizado para a construção de uma empresa forte. Assuntos como contratos, tributação, compras, vendas, precificação, relacionamento com cliente e gestão como um todo, costumam ser deixados de lado, o que implica em dificuldades para o crescimento e até mesmo para a sobrevivência desta empresa. 

O empreendedor que tem essa consciência e busca aprendizado desde o primeiro dia, consegue construir um negócio profissional e atingir níveis de excelência em curto prazo.

O segundo cenário vem das empresas que prestam serviços de informática em geral, como: venda e manutenção de computadores e impressoras, serviços de cabeamento estruturado, manutenção de infraestrutura, venda e recarga de cartuchos, pontos de impressão e cópia, entre outros. 

Geralmente há na equipe ao menos um profissional que tem domínio da manutenção em impressoras.

Conforme essa empresa vai interagindo com os seus clientes no dia a dia, percebendo as demandas relacionadas à impressão como: reposição de toner, substituição de peças e manutenções em geral, o próprio cliente final acaba solicitando a terceirização destes serviços, objetivando reduzir seus custos e, muitas vezes, acessando equipamentos de melhor qualidade para sua utilização.

Outro caminho é a empresa perceber essa oportunidade e oferecer ao seu cliente. Como a locação ainda não é – e talvez nunca seja – a sua atividade principal, vejo empreendedores trabalhando de maneira “amadora” e considerando-a apenas mais um serviço do seu portfólio, perdendo a oportunidade de se destacar. 

Porém, muitos estabelecimentos encontram o caminho e passam a ser, exclusivamente, provedores de outsourcing de impressão, deixando de oferecer os demais serviços e tornando-se referência.

Comodato, aluguel, locação ou outsourcing de impressão

Existem discussões e dúvidas entre as diferentes nomenclaturas adotadas para divulgar este tipo de serviço. Tem pessoas que defendem que o outsourcing de impressão seria algo “nobre”, o qual só existe quando o provedor trabalha com equipamentos novos, toner original e softwares diversos. Se fechou um contrato novo com equipamento usado, esquece, aí virou locação!

Já o comodato é visto como algo “inferior” por se tratar, em tese, de um empréstimo “gratuito” e uma precificação simplificada que demanda menos controle por parte do provedor. 

Porém, tem empresas que se vendem como comodato e abrangem todo o leque de serviços oferecidos nesse tipo de negócio, incluindo equipamentos novos, contratos com SLA, softwares de monitoramento e gestão, entre outros.

Na minha opinião, você deve se desapegar dos termos!

Ao término do dia, o que importa é o cliente final com seu problema resolvido, com a impressão na qualidade e velocidade que julga necessária para sua operação e com o nível de atendimento desejado. 

Se a impressora é nova ou usada, se o toner é original ou compatível, nada disso importará, ele só quer imprimir!

Eu não preciso de software

“Eu não preciso de software” ouvi essa frase muitas vezes enquanto estava à frente do processo comercial. 

Todos os empreendedores que me falaram isso estavam cobertos de razão, pois quem precisava de software não eram eles, mas sim os seus negócios. Muitos provedores não se enxergam como empresas de tecnologia, e aí está um grande equívoco. 

As impressoras e multifuncionais estão cada vez mais sofisticadas, cheias de tecnologias embarcadas e aprimoramentos em geral. 

O próprio cliente final quando busca a terceirização dos serviços de impressão, na verdade, está buscando inovação para o seu negócio e tempo livre para a atividade chave. 

O provedor, como fornecedor desse serviço, é sim uma empresa de tecnologia e precisa estar atento para isso.

Talvez você esteja imaginando que somente empreendedores de empresas pequenas possuem essa visão, mas cansei de ouvir isso de provedores com mais de 05 mil impressoras no parque, onde todo o seu processo de coleta de contadores para faturamento era manual!

Ao mesmo tempo, empreendedores que estavam começando no ramo, com a sua meia dúzia de impressoras locadas, já viam a necessidade de buscar a nossa solução para conseguir se destacar em relação aos concorrentes, para fortalecer a sua proposta comercial e conseguir fechar seus primeiros negócios com mais facilidade. Tudo é uma questão de ponto de vista.

 Quantidade de impressoras no parque

Outro fato curioso é que a grande maioria das empresas não sabe exatamente quantas impressoras possuem no parque. 

Quando fazemos esta pergunta sempre acontece um momento de pausa, silêncio e surge então um número mágico. A falta de controle, seja através de um software, uma planilha do excel ou até mesmo um caderninho, faz com que muitas empresas percam equipamentos pelo caminho. 

Já ouvi vários relatos de provedores que se “lembraram” de um determinado equipamento quando o cliente final perguntou sobre a cobrança, a qual fazia meses que não recebia! 

Obviamente aí há um misto de desorganização e falta de gestão, mas de fato é mais comum do que se imagina. Você aí, sabe dizer quantas impressoras possui no seu parque? Quantas estão em clientes? Em backup? No seu estoque?

ERP, em busca do software perfeito!

Nesse quesito vejo 02 extremos. De um lado a empresa que não vê valor em utilizar um ERP, seja porque ela é pequena ou por encarar como uma despesa a mais. De outro lado temos as empresas que buscam – e trocam – de soluções ERP constantemente, por nunca estarem satisfeitas com a solução que contrataram.

Há poucos ERPs no mercado que se dizem especialistas na gestão de outsourcing de impressão. Isso facilita o trabalho de pesquisa do provedor, quando busca este tipo de solução. 

No entanto, se faz necessário uma adaptação dos seus processos à forma como o ERP disponibiliza todos os controles e fluxos de processo. Querer customização a todo custo não vai funcionar e só vai gerar frustração.

Também temos muitos clientes que conseguem ter uma operação redondinha apenas usando o PrintWayy e uma solução genérica para gestão financeira e de estoques.

Não há como concorrer com os grandes players do mercado

Essas são crenças limitantes que ouço de vários provedores:

  • Ahh! O grande player consegue muito desconto em grandes compras; 
  • Não tem como concorrer com os valores praticados por ele; 
  • Ele tem uma equipe gigantesca de técnicos; 
  • Tem uma marca muito conhecida.

É importante entender que os problemas e desafios são proporcionais ao tamanho da empresa. Devo ter medo de um grande player? Não necessariamente. 

Mais importante é estar atento a todas as movimentações do mercado. Temos vários clientes pequenos, provedores com suas 100 impressoras, em média, que se especializaram em captar oportunidades oriundas destes “gigantes”.

Quando a empresa é muito grande, com dezenas de milhares de impressoras em todo o parque, fica praticamente impossível garantir a reposição de suprimentos em dia, manter um excelente nível de atendimento, cumprir com SLA, tudo fica mais complicado. 

É aí que você pode atacar e preencher todos esses gaps que o grande player está deixando a desejar. Ele deixa de ser o vilão da história e passa a ser um gerador de oportunidades.

Um mercado que não troca informações

Uma característica marcante do mercado de outsourcing de impressão é a baixa troca de informações entre as empresas. 

Ao mesmo tempo que os empreendedores possuem centenas de dúvidas sobre os seus negócios, não há uma abertura para este tipo de conversa. Todos se enxergam como concorrentes diretos e qualquer informação pode colocar tudo a perder!

Compartilhar informações, dúvidas, erros e cases de sucesso é uma das melhores maneiras de crescer e aprender junto. 

Essa prática, a qual chamamos de benchmarking, é muito comum entre empresas de tecnologia, como a PrintWayy. No caso de uma possível troca de experiências entre empresas do mesmo ramo, como os provedores de outsourcing de impressão, há muita oportunidade de aprendizado em benchmarkings cooperativos. 

Essa foi uma das motivações para criarmos o Dossiê do Outsourcing de Impressão, o qual traz muitos dados e comparativos que extraímos da nossa base de clientes, atualmente composta por mais de 350 provedores em todo o Brasil. É um excelente documento para se ter um norte, porém não substitui uma boa conversa!

A imagem possui o título do material Dossiê do Outsourcing de Impressão 2020-2021, ao lado de uma lâmpada, logo abaixo as especificações dos conteúdos do dossiê.

Essas foram algumas curiosidades que aprendi nestes 07 anos de interações com empresas do ramo. Ainda há muito conteúdo para compartilhar, devo trazer em outros conteúdos por aqui. Se você conseguiu se identificar com algum ponto que eu trouxe no artigo, conta para nós nos comentários!