Nuestro enfoque siempre es ayudar al proveedor a mantener la excelencia en la prestación de servicios. ¡Y cobrar por ello es parte del paquete completo! Al final, trabajamos duro para mantener la empresa en funcionamiento, el parque actualizado, el soporte siempre listo. La contraprestación por este servicio es la esperada.
Sin embargo, la relación con el cliente es un tema delicado y debe mantenerse alejado de los deslices. El sector financiero debe estar siempre atento en la realización de los cobros, obteniendo un completo control de la situación de todos los clientes, ya que basta un cobro indebido para que la confianza entre las partes se vea quebrantada.
Vivimos en constantes cambios en la economía y, considerando las crisis que acechan al mercado, inevitablemente, las personas dejan de pagar sus cuentas. Pueden priorizar un determinado tipo de deuda, y algún proveedor termina por no recibirla.
Para evitar dolores de cabeza en este sentido, sigue esta publicación y entérate de los beneficios que le brinda a tu empresa el uso de un software de gestión de parque de impresoras para proveedores de outsourcing de impresión, con facturación y cobro automatizado de contratos.
Los beneficios de usar software inteligente
Que tu outsorucing es útil para el desarrollo de diferentes negocios, ya sabemos y hemos visto aquí.
Para actuar de manera eficiente necesitas adelantarte a tu tiempo (¡y a la competencia!), y hacer uso de todas las herramientas que la tecnología tiene a tu favor.
Un software de gestión en la nube que asiste en los trámites necesarios para el departamento financiero y en el back office es la herramienta ideal para la correcta administración de su empresa. Echemos un vistazo a los 6 beneficios que puede traer:
- Reducción de la burocracia: además de la posibilidad de que el informe de cierre mensual proporcionado por el proveedor pueda ser utilizado como factura de servicio, todos los registros están contenidos dentro del sistema, reduciendo archivos y trámites;
- Mayor agilidad: el proceso de cobro acaba siendo mucho más ágil con la realización del control a tan solo unos clics. Realizar procesos manuales es cosa del pasado, y la productividad de su equipo de finanzas puede dedicarse a otras actividades;
- Incremento de pagos al día: con el envío automático de reportes por correo electrónico, detallando el consumo del cliente, le permite ver lo que está pagando, teniendo acceso a toda la facturación, sin mencionar la demora en el ingreso de información;
- Informes: el envío de un informe de facturación detallado al cliente sobre los gastos mensuales aumenta la transparencia de los datos entre todas las partes del contrato y permite un mayor control;
- Más seguridad: sus datos y los del cliente están seguros para ser almacenados dentro del sistema, sin peligros de pérdida de información;
- Fácil acceso a bases de datos: al ser una solución en la nube, la información se almacena y se puede acceder desde cualquier lugar, en tiempo real. Solo tiene una clave de acceso, correo electrónico y listo, todo en un solo lugar.
Cierre mensual: ¿Cómo puede ayudar PrintWayy Dragon?
Todo comienza con el monitoreo de las impresoras arrendadas, donde cada 30 minutos se realiza una lectura detallada de todos los contadores de páginas de cada impresora. Con el conteo de páginas al día, entra en juego la funcionalidad Dragon, encargada de automatizar el cierre mensual.
En base a las reglas de facturación que ya utiliza su empresa, puede configurar sus contratos y costos para que, al final de un período de cierre, determinado por usted, se calculen automáticamente los montos a cobrar por cada contrato.
Tanto el responsable del sector financiero de su empresa como el cliente final del arrendamiento pueden recibir, por correo electrónico, el informe de cierre detallado, con toda la información del mes en cuestión. Esto agiliza la facturación y reduce el tiempo dedicado a cálculos y revisiones.
La automatización del envío de facturas es muy utilizada por proveedores que tienen como solución a PrintWayy Dragon.
Además de facilitar el manejo de los costos relacionados con el servicio para todas las partes del contrato, también es responsable de facilitar el proceso de facturación, ya que a menudo reemplaza la factura del servicio.
Hemos incluido a continuación imágenes ilustrativas que se encuentran en el Centro de Ayuda, lo que ayuda a los proveedores, que ya son nuestros clientes, a tener acceso a todo el conocimiento que necesitan sobre el software y, si tiene alguna duda en el día a día utilizar, saber dónde buscar.
En este primer ejemplo, a continuación, puedes ver cómo acceder al informe de cierre:
Imagen ilustrativa de los detalles del cierre mensual en PrintWayy Dragon.
A continuación podemos ver en detalle la identificación de contadores, costos y valores totales, los cuales funcionan de la siguiente manera:
Imagen ilustrativa de los detalles del cierre mensual en PrintWayy Dragon.
Subtítulos:
01 → Es posible consultar todas las impresoras monitoreadas por el contrato en cuestión.
02 → Aquí, especifica valores específicos para el período del cierre, que se sumarán o restarán del valor del cierre final.
03 → Identifica el valor del contador inicial, final y total dentro del período que se monitoreó cada equipo, además de identificar los valores registrados.
04 → Valor de costo total de todas las impresoras que están al cierre.
05 → Opción de realizar el bloqueo del cierre manualmente.
06 → Área donde es posible consultar posibles asuntos pendientes en el cierre.
07 → Valor final del cierre actual.
Para obtener control sobre todos los aspectos de su outsourcing, considere PrintWayy. El software es completo y presenta una visión integrada de los procesos del parque. Lo mejor de todo es que hay un período de prueba gratuito disponible para que lo pruebe y lo descubra ahora mismo.
Nuestra intención aquí era compartir con usted algo de lo que PrintWayy Dragon puede hacer por su empresa en términos financieros. Esperamos que el contenido pueda ayudarlo a comprender cómo funciona y sus beneficios.
¿Quiere descubrir nuevas posibilidades para su outsourcing de impresión ahora y en el futuro? Vea una demostración y luego solicite una prueba gratuita. ¡Entonces hablará con uno de nuestros expertos y juntos explorarán todo el potencial de nuestro software!
