Licitações para outsourcing de impressão: as principais informações que você precisa estão aqui!

Ilustração de um envelope selado com carimbo de cera, contendo a imagem de um martelo. Simbolizando documentos a serem enviados para um processo de licitação.

Comentamos aqui no blog de maneira recorrente a utilização do outsourcing de impressão por empresas privadas, no entanto, o serviço também é utilizado com frequência por Órgãos Públicos. O modo de contratação difere-se do usual, necessitando de um procedimento administrativo – estamos nos referindo as licitações.

Para que possa participar desse tipo de processo, é necessário ficar atento e cumprir todos os requisitos disposto no edital lançado pelo Órgão que pretende realizar a contratação.

Nos editais das licitações são estabelecidos os critérios para a operação do outsourcing, os valores, prazos que devem ser cumpridos, qual a documentação que deve ser encaminhada pela empresa que deseja participar, para que haja a sua habilitação e as demais obrigações inerentes ao procedimento.

O Dossiê do Outsourcing de Impressão 2020-2021 trouxe o Ranking dos 10 negócios que mais contratam, e as prefeituras encontram-se na 8ª posição, demonstrando o quanto a demanda é notável.

Para outros insights sobre o mercado, faça o download desse material inédito produzido pela PrintWayy, com dados reais, reunidos da nossa base nacional de clientes:

A imagem possui o título do material Dossiê do Outsourcing de Impressão 2020-2021, ao lado de uma lâmpada, logo abaixo as especificações dos conteúdos do dossiê.

No cenário jurídico, houveram alterações recentes nessa área. A nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos (Lei n. 14.133/21) foi sancionada no dia 1° de abril de 2021, estabelecendo regras e requisitos para as contratações públicas. 

No entanto, as normas previstas na Lei n. 8.666/93 continuam vigentes pelo prazo de 02 anos. Nesse período de tempo, ambas produzem efeitos jurídicos.

Para te ajudar a realizar a leitura desse documento de maneira ágil e eficaz, listei alguns dos principais tópicos presentes no edital, que quando observados com atenção te auxiliarão a aproveitar da melhor maneira essa possibilidade de expansão dos seus contratos.  

As principais informações contidas em editais de licitação de outsourcing de impressão

Os editais possuem peculiaridades e exigem uma leitura atenta de todas as páginas, para que nenhum detalhe fique de fora.  Exigem atenção, por essa razão, anote também informações que necessitam de esclarecimento.

Em caso de falta de compreensão de alguma ação que deva realizar, a empresa pode entrar em contato tanto com o Órgão que está contratando, quanto com o pregoeiro, servidor público designado para a condução da licitação. 

Antecipe-se e reúna todos os documentos requisitados, e ainda converse com o seu time para haver a preparação o quanto antes, e poder participar de maneira tranquila. Organização é a chave!

Veja aqui 07 tópicos presentes no edital, os quais não podem passar despercebidos: 

  1. Modalidade: há diversas modalidades de licitações estabelecidas pela lei, e saber qual as características e critérios da que você irá aplicar é fundamental para compreender todo o certame.

  2. Objeto da licitação: este tópico define o que trata o referido edital e suas especificidades, sobre materiais os quais a empresa precisará disponibilizar e também os equipamentos requisitados. 

  3. Credenciamento: a forma de credenciamento também vem especificada, devendo o representante realizar o registro no local informado, podendo ser em site ou encaminhado por correspondência.  

  4. Prazos: é necessária a atenção às datas estabelecidas, que podem ser para que os participantes apresentem a proposta, e demais dias e horários que irão ocorrer os procedimentos. Além de prazos de entrega, recebimento e execução do que restou estabelecido no item objeto. 

  5. Penalidades: a empresa participante deve atentar-se às penalidades e sanções as quais serão submetidas caso não cumpra com o estabelecido no edital e que se comprometeu, estando sujeito a multas e cancelamentos.

  6. Documentação: atenção a todos os documentos que são exigidos para a participação, e se o seu outsourcing de impressão cumpre todas as exigências presentes, e por qual meio eles devem ser encaminhadas.

  7. Pagamento: as datas de pagamento, como elas serão realizadas e as informações que devem conter em nota fiscal, por exemplo, estão relacionadas nesse campo. 

 PrintWayy: seu grande aliado nas licitações! 

Constam em diversos procedimentos a necessidade de juntamente com o serviço, vir acompanhado também de um software que possibilite o monitoramento das impressões. As exigências de funcionalidades que o sistema deve conter variam de acordo com cada edital.

O PrintWayy é capaz de suprir todas as demandas do parque de impressão, disponibilizando a coleta de contadores, sendo que a cada 30 minutos informações são atualizadas no sistema, mantendo os dados sempre em dia.

Com o relatório de fechamento mensal presente no sistema, a prestação de contas fica muito mais fácil e aumenta a transparência referente a todos os valores de uso dos equipamentos no período.

Além desse relatório, clientes PrintWayy também possuem acesso ao total de páginas impressas por clientes por dia, com a demonstração feita por gráficos, tornando a visualização facilitada.

A gestão de suprimentos é outro fator essencial encontrado em nosso software. Evitando o desperdício, com o controle de trocas prematuras é possível verificar falhas nas trocas e aprimorar o uso. 

Essas e outras boas práticas você pode encontrar em nosso ebook, o qual relata fatores que possibilitam a redução do TCO, as escolhas das impressoras, a atenção que se deve ter no tocante a toners originais e remanufaturados, métricas que possibilitam o cálculo do uso de tintas, e muito mais! Acesse:

Você pode também antecipar as falhas dos parques, com o monitoramento de alertas, que trabalha de maneira proativa, detectando qualquer erro antes mesmo que o cliente perceba. É possível programar as manutenções e, acessar no sistema de maneira interativa ou receber através de email.

Imagem dos alertas dentro do sistema do PrintWayy.
Imagem da seção de alertas do PrintWayy.

Compreenda ainda melhor todas as facilidades e funções contidas no software solicitando uma demonstração aos nossos consultores, e fazendo o teste do nosso sistema pelo período de 15 dias gratuitamente.

Espero que essas dicas te auxiliem a alcançar resultados positivos em sua participação nos processos licitatórios. 🚀🏆 Sucesso!