Na sua empresa, você coleta muitas informações diariamente, como ao realizar o cadastro de novos clientes, e cabe a gestão fazer um bom gerenciamento e guardar esses dados com a segurança exigida por lei – a LGPD (lei nº 13.709) está aí para nos afirmar isso.
De acordo com ela, tudo o que diz respeito às pessoas físicas, como nome, gênero, endereço, entre outras informações pessoais, estão protegidos, e exigem um grande cuidado na manipulação.
Na PrintWayy, adequamos as nossas tecnologias para que os usuários permaneçam ainda mais protegidos, com os métodos e soluções os quais estão de acordo com o exigido legalmente. Acreditamos na importância de você fazer uso de soluções com todos os padrões de segurança.
Em razão de possuir tanto conhecimento em mãos, cabe à corporação saber o que fazer com ele, e compreender qual é o prazo de armazenamento de todo o dado coletado, sejam eles de clientes, colaboradores, gestores de atividades e até mesmo visitantes.
Evite as penalizações previstas na legislação, e adeque o ambiente para que ele seja seguro a todos que se relacionam com a sua empresa, com este artigo que esclarece a necessidade de guardar dados e, qual a visão dos brasileiros sobre o assunto.
Por quanto tempo a empresa deve guardar dados?
O que todas as companhias precisam ter em mente, de maneira inicial, é que todo armazenamento de dados demanda um prazo. Assim, deve-se ter cautela com as ações, sendo transparente e não prolongando a retenção de informações de maneira desnecessária.
É possível observar que as imposições da LGPD estão relacionadas a finalidade que se está realizando o armazenamento dos dados pessoais, e o término do tratamento, explicações que devem ser apresentadas quando ele é coletado.
O artigo 15 dispõe que o término do tratamento de dados pessoais ocorrerá nas seguintes situações:
I – verificação de que a finalidade foi alcançada ou de que os dados deixaram de ser necessários ou pertinentes ao alcance da finalidade específica almejada;
II – fim do período de tratamento;
III – comunicação do titular, inclusive no exercício de seu direito de revogação do consentimento, resguardado o interesse público;
IV – determinação da autoridade nacional, quando houver violação ao disposto na lei.
Portanto, basicamente, o período em que se deve guardar dados coletados precisa respeitar a autorização do titular e a concretização da finalidade do seu consentimento.
Os profissionais que cuidam deste departamento necessitam ter atenção e revisar com frequência se a finalidade do armazenamento foi cumprida, e após o prazo, descartar os dados.
E, já que todo documento com dados pessoais deve ter ciclo de vida definido, o importante é levar em consideração as necessidades da sua organização.
Uma dica que pode ser oferecida quanto a isso, é que você organize um documento contendo o tempo que devem ser armazenadas determinadas informações, pois os períodos podem variar de acordo com a exigência de órgãos do governo, por exemplo, como prazos para guardar documentos com informações municipais, estaduais e federais.
Lembrando ainda que, de acordo com o artigo 16 da mesma lei, a conservação dos dados para algumas finalidades específicas é autorizada, sendo elas:
I – cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;
II – estudo por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados pessoais;
III – transferência a terceiro, desde que respeitados os requisitos de tratamento de dados dispostos na lei;
IV – uso exclusivo do controlador, vedado seu acesso por terceiro, e desde que anonimizados os dados.
É interessante que se atente em preservar informações que auxiliem a empresa em uma eventual necessidade de ingressar em juízo, por isso, é devido o alerta aos prazos prescricionais de ações judiciais também (sejam nos âmbitos civis, trabalhistas e previdenciários).
Privacidade e Proteção de Dados Pessoais
A perspectiva dos brasileiros
Tudo o que fazemos para manter uma relação saudável com os clientes quando o assunto é segurança de dados não é à toa. Segundo o relatório Privacidade e Proteção de Dados Pessoais 2021, produzido pelo Centro Regional de Estudos para o Desenvolvimento da Sociedade da Informação, os usuários mostram grandes preocupações com o assunto.
Quanto às práticas adotadas por eles, referindo-se ao gerenciamento de seus dados pessoais, a verificação de segurança de uma página ou aplicativo foi a mais apontada como adotada com regularidade.
Ainda, percebe-se que a solicitação de exclusão de dados pessoais ainda não é uma atitude realizada com frequência – ela foi citada por menos da metade dos usuários (42%).
Fonte: Relatório Privacidade e Proteção de Dados Pessoais 2021, produzido por Centro Regional de Estudos para o Desenvolvimento da Sociedade da Informação
Já no que se refere ao uso que as empresas fazem dos dados pessoais que mantêm, grande parte, incluindo o setor de serviços, informa que são para entrar em contato direto com os clientes (87%), para realizar estudos para desenvolvimento de novos serviços (39%) e para a checagem de crédito (34%).
Fonte: Relatório Privacidade e Proteção de Dados Pessoais 2021, produzido por Centro Regional de Estudos para o Desenvolvimento da Sociedade da Informação
Caso tenha dúvidas em como colocar toda a segurança em prática, ou que outras atitudes você deve adotar, te convido a acompanhar aqui no #BlogDaPrintWayy 07 dicas que irão auxiliar na proteção de dados da sua operação.
