5 dicas para você não perder mais tempo com reuniões chatas

As reuniões fazem parte da rotina de muitos profissionais, elas podem ser presenciais ou online e tem como intenção a troca de informações.

Infelizmente muitas vezes nos vemos presos a reuniões improdutivas, chatas – reuniões chatas mesmo, demoradas e cansativas. Se você já esteve presente em uma sala de reuniões assim sabe bem como é!

Aqui na PrintWayy as reuniões não são assim, muito pelo contrário, elas são dinâmicas, rápidas e vão direto ao ponto.

Para ajudar você a não perder mais tempo com estas reuniões chatas eu vou compartilhar 05 dicas para que você possa tomar uma atitude e transformar as reuniões da sua empresa em momentos incríveis, assim como são as nossas. 

Dicas de como otimizar o tempo e fazer reuniões incríveis

1- Planeje e crie um calendário de reuniões

Agende a reunião com o máximo de antecedência que você puder, assim você garante a confirmação dos convocados – quanto mais em cima da hora, mais provável que alguém tenha algum outro compromisso agendado.

Planeje e estruture a reunião. Será uma reunião periódica (semanal, quinzenal, mensal) ou é uma reunião esporádica?

Se for uma reunião no modelo periódico, você já deve deixar todos cientes e agendar as demais reuniões.

💛🖨💙 Os colaboradores da PrintWayy indicaram quais são as suas ferramentas online favoritas, e que fazem toda a diferença em seus dias e, algumas delas podem ser úteis aqui, como a indicação do Vitor – Calendário do celular, a da Lidia – Pomodoro e a minha indicação, o Trello. Veja os detalhes acessando a matéria abaixo:

2- Utilize pautas

É muito importante que a reunião siga uma pauta. Estabeleça um único objetivo para a reunião e liste os tópicos a serem abordados.  

Determinar um tempo máximo (com hora de início e fim) otimiza a reunião e evita que assuntos paralelos sejam abordados. 

Você pode, na hora que enviar o convite da reunião, solicitar para que cada uma das pessoas envolvidas vejam as suas pendências com relação ao objetivo e enviem até uma determinada data (um dia antes da reunião, por exemplo) os assuntos que tem em aberto sobre o tema. 

Enviar a pauta finalizada algumas horas antes da reunião, para os convidados, também é uma boa prática. 

Dessa forma, os participantes, poderão se organizar melhor e otimizar ainda mais a conversa e o andamento do encontro.

💛🖨💙 Os 06 pilares para uma comunicação afetiva podem lhe ajudar durante este processo. 

1. Peço o que preciso;
2. Ofereço o que tenho;
3. Confidencialidade;
4. Falar com intenção;
5. Ouvir com o coração;
6. Contribuir com a causa do outro.

Saiba mais:

3- Reserve um horário na sala de reunião

Este é um detalhe muito importante! Quando você faz a reserva da sala, a pessoa responsável irá deixá-la pronta (limpa, ar condicionado ligado, o número certo de cadeiras postas, água e café a disposição, ou o que for de costume da empresa), e não corre o risco de ter conflito de horário ou chegar na sala e ela já estar ocupada. 

A reunião precisa acontecer em um ambiente calmo e com espaço suficiente para acomodar todos os convidados, ninguém pode ficar sem uma cadeira e sem lugar à mesa.

💛🖨💙 Temos um conteúdo bem legal com dicas de gestão de contratos, rotina, pessoas e tempo. Ele pode ser muito útil para você! Veja o passo a passo para administrar melhor o tempo, depois continue a leitura clicando na imagem abaixo: 

Passo a passo para administrar melhor o tempo:

• Faça listas: escreva todas as tarefas que você tem que executar de forma resumida em apenas uma linha.
• Estabeleça prioridades: ao definir qual é o grau de importância de cada obrigação é possível focar suas energias nos momentos corretos. Ao fim de cada linha escreva a classificação delas PA = prioridade alta, ou seja, os itens emergenciais | PM = prioridade média, ou seja, os pontos circunstanciais |PB = prioridade baixa, ou seja, os itens importantes.
• Defina prazos: acrescente as datas e horários que as atividades PA devem estar finalizadas. Ao listar e visualizar o que tem a ser feito, você pode controlar melhor suas demandas e cumprir horários e prazos com sucesso. Após finalizar as tarefas PA, comece a colocar as datas e horários de entrega daquelas que são PM. Depois, coloque os deadlines das tarefas PB.

4- Convide somente os colaboradores diretamente envolvidos

Não há necessidade de convidar todos os responsáveis de cada departamento da empresa se o objetivo da reunião e os temas da pauta não estão associados a eles.

Chame somente os colaboradores que têm envolvimento direto nos assuntos e que irão colaborar.

💛🖨💙 A dica de nº. 03 em Dicas rápidas para fazer a sua empresa crescer e sobreviver na selva de pedra, é justamente sobre ambiente de trabalho e produtividade. Dá só uma olhada:

Crie um ambiente de trabalho produtivo

Um dos males desta selva de pedra para as empresas é o turnover ou a rotatividade de profissionais. Por isso é interessante que a empresa ofereça um ambiente de trabalho agradável, onde todos se sintam bem e consigam trabalhar e serem produtivos.

Não é só a estética que torna um ambiente bom para se trabalhar, as oportunidades de crescimento e qualificações e uma boa liderança também contam.

Welcome to the jungle!

5- Documente o que foi conversado

O melhor é anotar tudo. Todas as decisões, ideias e sugestões. Não corra o risco de esquecer algum detalhe ou observação feita por aquele colaborador mais tímido que fala baixinho.

Você pode fazer um rodízio e solicitar sempre, que um colaborador diferente fique responsável por fazer as anotações e compartilhá-las com você e com os participantes.

Desta forma  os envolvidos se lembrarão o que foi discutido e as ações que cada um ficou responsável.

💛🖨💙 Este rodízio de responsabilidade de quem irá fazer a ata da reunião é uma oportunidade de desenvolver e aprimorar aptidões, que como visto em O que esperar do profissional de TI do futuro, o profissional de TI, além das competências padrão da área, precisa ter (ou desenvolver) e dominar algumas habilidades extras, que com certeza irão transformá-lo em uma pessoa melhor e profissional mais produtivo.

Estas habilidades, se trabalhadas e colocadas em prática com sucesso, podem enobrecer o profissional e valorizá-lo quanto ao seu trabalho. 

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