Locar equipamentos, garantir suprimentos e atender chamados com qualidade e cumprindo ao SLA permanece sendo a base de qualquer operação de outsourcing de impressão.
Mas esse cenário vem mudando com o passar do tempo e outras características sendo incluídas, pois há mais tecnologia acessível, clientes atentos à segurança, experiência do usuário e sustentabilidade, além de equipes enxutas que precisam render mais.
Considerando esse contexto, o provedor precisa estar atento às ferramentas que podem auxiliar em todo o processo, e uma delas é o formato de administração conhecido por Gestão 5.0.
Nesta publicação, vamos mostrar qual a sua definição, explicando seus pilares e mostrar, com exemplos simples, como ele pode ser aplicado em operações de qualquer porte.
A evolução da gestão: de 1.0 a 5.0
Para entender de onde vem a versão 5.0, vale darmos um passo atrás. Cada modelo representa uma forma dominante de organizar o trabalho:
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Gestão 1.0: mecanização, onde o foco está em produzir mais, com apoio de máquinas.
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Gestão 2.0: processos, padronização e ganho de escala.
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Gestão 3.0: automação e uso de TI para ganhar controle e produtividade.
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Gestão 4.0: conectividade, dados em tempo real, IoT e inteligência artificial.
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Gestão 5.0: tecnologia integrada ao fator humano, com propósito e sustentabilidade como parte da decisão.
O conceito da Gestão 5.0 e seus pilares
A ideia da Gestão 5.0 se conecta com a Sociedade 5.0, conceito que nasceu no Japão, e com a Indústria 5.0, que propõe uma tecnologia centrada no ser humano, mas vale ressaltar que o termo ainda não tem uma definição única e consolidada.
Não se trata de uma visão concentrada apenas na automação e produtividade, e sim na busca por utilizar os recursos tecnológicos a fim de aprimorar a eficiência operacional, valorizar os profissionais e tornar as organizações mais adaptáveis às mudanças do mercado.
Na prática, ela pode ser entendida a partir de 4 pilares que se complementam e não são etapas a cumprir em sequência, mas dimensões que se reforçam. Sendo elas:
1. Pessoas no centro: a tecnologia entra para ampliar a capacidade do time, não para substituí-lo. Automatiza-se o trabalho repetitivo para que técnicos e gestores dediquem tempo ao que exige julgamento e relacionamento.
2. Decisão orientada por dados: os relatórios gerados por plataformas se tornam a base da gestão diária.
3. Propósito e sustentabilidade: metas ESG, economia circular e redução de desperdício viram critério de contratação, principalmente em clientes de maior porte.
4. Agilidade e adaptação: operações flexíveis, melhoria contínua e capacidade de responder rápido quando o cenário muda, como aconteceu com a migração para o trabalho híbrido.
O que a conecta ao outsourcing de impressão?
O mercado de impressão atravessa mudanças que pedem uma gestão mais atenta, já que o volume impresso está se tornando menor e mais distribuído entre escritórios e casas, enquanto a digitalização de documentos segue avançando.
É possível visualizar, a partir do Dossiê do Outsourcing de Impressão 2025-2026 o volume médio anual de impressões por equipamento que utilizam o PrintWayy, desde 2019 até 2025:
Fonte: Dossiê do Outsourcing de Impressão 2025-2026
Ao mesmo tempo, crescem as exigências de segurança da informação, de adequação à LGPD e de metas ambientais, e os contratos ficam cada vez mais fáceis de comparar entre si. Quem presta o serviço precisa, portanto, mostrar com clareza o que entrega, e não apenas quanto custa.
É nesse ponto que os pilares da Gestão 5.0 se conectam à realidade do setor, com dados oferecendo previsibilidade à operação, pessoas bem apoiadas melhorando o atendimento, a sustentabilidade respondendo às demandas ESG dos clientes, junto a agilidade que permite acompanhar parques que mudam de tamanho e de uso.
O resultado é um serviço percebido pelo valor entregue, e não apenas pelo custo.
Maneiras de aplicar esse conceito à sua operação
A aplicação da Gestão 5.0 começa pela identificação de oportunidades de melhoria na rotina operacional. Em vez de incorporar tecnologias sem um objetivo definido, o provedor pode avaliar quais processos demandam mais recursos, apresentam falhas recorrentes ou dificultam a tomada de decisões.
Integrar tecnologia e dados à gestão operacional
Soluções de monitoramento, sistemas de gestão e ferramentas de análise de dados podem ajudar a acompanhar o funcionamento do parque instalado, o consumo de suprimentos e o histórico de chamados técnicos.
Essas informações permitem identificar padrões, antecipar necessidades de manutenção e organizar melhor as atividades da equipe.
O uso de dados também pode apoiar decisões comerciais e operacionais, como o planejamento de recursos, a avaliação de demandas recorrentes e a identificação de oportunidades para aprimorar os serviços prestados.
Valorizar as pessoas e aprimorar os processos
A transformação digital precisa ser acompanhada pelo desenvolvimento das equipes. Técnicos, profissionais de atendimento, gestores e times comerciais precisam compreender as ferramentas utilizadas e saber como aplicar as informações disponíveis no trabalho cotidiano.
A capacitação contínua, integração entre departamentos e revisão de processos podem reduzir falhas de comunicação e retrabalho. Além disso, a automação de tarefas repetitivas pode liberar tempo para atividades que exigem análise, resolução de problemas e relacionamento com os clientes.
Incorporar sustentabilidade à operação
A sustentabilidade também pode orientar decisões operacionais. O acompanhamento do consumo de papel e suprimentos, redução de impressões desnecessárias, planejamento de deslocamentos técnicos e o uso adequado dos equipamentos são exemplos de iniciativas que podem contribuir para reduzir desperdícios.
Para que essas ações sejam efetivas, é importante considerar as características de cada operação e estabelecer prioridades compatíveis com os recursos disponíveis.
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