Agilize suas cobranças com um software de monitoramento e gestão para parques de impressoras

O nosso foco é sempre auxiliar o provedor a manter a excelência no fornecimento do serviço. E cobrar por ele faz parte de todo o pacote! Afinal, trabalha-se duro para manter a empresa funcionando, o parque atualizado, o suporte sempre a postos. A contraprestação por esse serviço é o que se espera.

No entanto, a relação com o cliente é um assunto delicado, e deve ficar longe de deslizes. O setor financeiro precisa estar sempre atento na realização das cobranças, obtendo o controle completo da situação de todos os clientes, pois basta uma cobrança indevida para que a confiança entre as partes fique abalada.

Vivemos em constantes mudanças na economia e, considerando as crises que assombram o mercado, inevitavelmente, as pessoas deixam de pagar suas contas. Elas podem priorizar uma determinada espécie de dívida, e algum fornecedor acaba ficando sem receber.

Segundo dados disponibilizados pelo Serasa Experian, o número de empresas endividadas tiveram um aumento de 9,9% em janeiro de 2020, número esse que ainda não conta com a incidência da pandemia do novo coronavírus (COVID-19). 

O índice, que você pode ver ilustrado no gráfico abaixo, se refere a 6,2 milhões de empreendimentos, sendo 94,2% micro e pequenos negócios.

Keep calm! Muito disso pode ser evitado. Inclusive, já publicamos aqui no blog um artigo explicando como reduzir a inadimplência do seu outsourcing, com dicas para lidar com essa situação e, também, tem uma matéria que aborda as diversas formas de como você pode cobrar pelo seu serviço.

Estes conteúdos, e os demais que compartilhamos contigo aqui, no Blog da PrintWayy, vão te auxiliar muito na gestão e na administração do seu outsourcing de impressão. Estes citados, em especial, podem lhe ajudar com o controle do setor financeiro.

Agora, vou te falar um pouco sobre os benefícios da utilização de um software de gestão de parques de impressoras para provedores de outsourcing de impressão que possibilita a realização do faturamento e a cobrança automatizada dos contratos, já que estas tarefas não são nada fáceis.

No entanto, não podem ser negligenciadas, afinal, o rendimento é o que dá o ritmo para a rotatividade da sua empresa.

As vantagens da utilização de um software inteligente

Que o seu outsourcing é útil ao desenvolvimento de diversos negócios, nós já sabemos e vimos por aqui. 

Para atuar com eficiência você precisa estar a frente do seu tempo (e dos concorrentes!), e usar todas as ferramentas que a tecnologia dispõe a seu favor.

Um software de gestão em nuvem que auxilie nos procedimentos necessários para o departamento financeiro e no back office é a ferramenta ideal para a administração adequada da sua empresa. Vamos dar uma olhada nos 06 benefícios que ele pode trazer:

• Redução da burocracia: além da possibilidade do relatório de fechamento mensal fornecido pelo provedor poder ser utilizado como nota fiscal de serviço, todos os registros estão contidos dentro do sistema, reduzindo arquivos e papeladas;

• Maior agilidade: o processo de cobrança acaba ficando muito mais ágil com a realização de controle a apenas alguns cliques de distância. A realização de processos manuais ficaram no passado, e a produtividade do seu time financeiro pode ser dedicada a demais atividades;

• Aumento dos pagamentos em dia: com o envio automático dos relatórios por email, detalhando o consumo do cliente, possibilita que ele veja pelo que está pagando, tendo acesso a toda a cobrança, sem contar algum atraso no lançamento de informações;

• Emissão de relatórios: o envio de um relatório de cobrança detalhado ao cliente sobre os gastos mensais, aumenta a transparência de dados entre todas as partes do contrato, e possibilita o maior controle; 

• Mais segurança: os seus dados e o do cliente contam com a segurança de estarem guardados dentro do sistema, não havendo perigos quanto a perda de informações;

• Fácil acesso às bases: por se tratar de uma solução em nuvem, as informações ficam guardadas e podem ser acessadas de qualquer lugar, em tempo real. Basta possuir uma chave de acesso, email e pronto, tudo inserido num só lugar.

Fechamento mensal: como o PrintWayy pode ajudar? 

Tudo começa pelo monitoramento das impressoras locadas, onde a cada 30 minutos, ocorre uma leitura detalhada de todos os contadores de página de cada impressora. Com a contabilização de páginas em dia, entra em ação a funcionalidade do PrintWayy, responsável por automatizar o fechamento mensal.

Com base nas regras de cobrança que sua empresa já utiliza, é possível configurar seus contratos e custos para que, ao final de um período de fechamento, determinado por você, sejam automaticamente calculados os valores a serem cobrados em cada contrato.

Tanto o responsável pelo setor financeiro da sua empresa, quanto o cliente final da locação, podem receber, por email, o relatório de fechamento detalhado, com todas as informações do mês em questão. Isso agiliza o faturamento e reduz o tempo gasto com cálculos e revisões.

A automatização do envio de faturas é amplamente utilizada pelos provedores que dispõem do PrintWayy como solução. 

Segundo dados apontados no Dossiê do Outsourcing de Impressão 2019-2020, 30% dos provedores que utilizam essa funcionalidade, encaminham por email aos clientes cadastrados no sistema o relatório de fechamento detalhado de forma automática. 

O Dossiê também fornece a informação sobre o dia de fechamento mensal

• O dia 1º é o dia do mês que em que mais se faz o fechamento mensal, correspondendo a 64% dos contratos;
• O dia 20 é o segundo dia do mês em que mais se faz o fechamento mensal, correspondendo a 8% dos contratos. 

Além de facilitar o manuseio dos custos relacionados ao serviço para todas as partes do contrato, ele também é responsável pela facilitação do processo de cobrança pois, muitas vezes, substitui a nota fiscal de serviço.

Incluímos abaixo imagens ilustrativas encontradas na Central de Ajuda do PrintWayy, a qual auxilia os provedores, que já são nossos clientes, a terem acesso a todo o conhecimento que precisa sobre o software e, se bater aquela dúvida no uso do dia a dia, já sabe onde procurar.

Nesse primeiro exemplo, aqui abaixo, é possível visualizar como realizar o acesso ao relatório de fechamento:

Logo abaixo podemos ver detalhadamente a identificação de contadores, custos e valores totais, que funcionam da seguinte forma:

Legenda:

01 → É possível verificar todas as impressoras monitoradas pelo contrato em questão.

02 → Aqui, você determina valores específicos do período do fechamento, a serem acrescentados ou retirados no valor final do fechamento.

03 → Identifica o valor de contador inicial, final e total dentro do período que cada equipamento se manteve monitorado, além de identificar os valores cadastrados.

04 → Valor total dos custos de todas as impressoras que estão no fechamento.

05 → Opção para realizar o congelamento do fechamento manualmente.

06 → Área onde é possível verificar possíveis pendências existentes no fechamento.

07 → Valor final do fechamento corrente.

Para ganhar controle sobre todos os aspectos do seu outsourcing, considere o PrintWayy. O software é completo e apresenta uma visão integrada dos processos do parque. E o melhor: há um período de teste gratuito disponível para você experimentar e conhecer agora mesmo!

Nossa intenção aqui foi compartilhar com você um pouco do que o PrintWayy pode fazer pela sua empresa no quesito financeiro. Esperamos que o conteúdo consiga ajudá-lo a entender o funcionamento e os benefícios. 

Quer descobrir novas possibilidades para o seu outsourcing de impressão agora e, no futuro? Assista uma demonstração e, em seguida, solicite um teste gratuito. Na sequência você irá falar com um de nossos especialistas e juntos vão explorar todas as potencialidades do PrintWayy!