El servicio de outsourcing de impresión va mucho más allá del alquiler de impresoras, proporcionando a los clientes los materiales que permiten la actividad, como tóneres, cartuchos, papel y mantenimiento de los hardwares. Teniendo en cuenta estos aspectos, realizar el control de stock puede ser una ayuda para la salud financiera de tu empresa.
Por ello, los gestores tienen que estudiar detenidamente esta cuestión, que puede afectar a la calidad del producto y del servicio que ofrecen al cliente, y al mismo tiempo organizarse suficientemente para coordinar las entradas y salidas de stock.
Esta etapa implica la compra y la conservación de los productos, lo que implica procesos que deben llevarse a cabo físicamente y además con la ayuda de un software de gestión.
Es posible encontrar aquí en el blog 9 actitudes que te ayudarán a economizar en la gestión de suministros, ¡y este conocimiento seguramente complementará todo lo que se verá a continuación por aquí!
Así que no dejes de lado esta lectura, accede ahora para conocer todas estas actitudes cuanto antes:
Muy bien, ahora que conoces las formas de economizar en la compra de ítems y has comprado varios materiales, el siguiente paso es comprobar cómo controlar y almacenar todo esto. ¿Vamos?
El control de stock en la práctica: acciones eficaces para el almacenaje
Para que tu operación no sufra de falta de stock, tener el dominio de los ítems que componen el mismo evita esta situación, sin el riesgo de dejar a los clientes esperando mucho tiempo para conseguir una reposición.
Disponer de una lista de proveedores que ofrezcan la mejor negociación en la compra de productos es relevante para reducir los gastos, ya que determinadas cantidades provocan una variación de precios.
Hay que redoblar la precaución en cuanto al cumplimiento de los plazos de entrega, si se cumplen las condiciones de pago que más le favorecen y una buena política de relacionamiento, para seguir manteniendo el negocio con una empresa confiable.
Por lo tanto, conocer a fondo cuáles son las demandas de los clientes y cuánto consume cada uno al mes hace que la adquisición sea más rentable.
Al mismo tiempo, otro motivo de preocupación es el exceso de adquisiciones, que puede dar lugar a excedentes e incluso a depreciaciones cuando los ítems no se utilizan durante su periodo de validez, lo que puede comprometer el control de stock.
Normalmente, las tintas duran un año después de su fabricación, si se almacenan de forma correcta.
Como ejemplo para entender mejor el mantenimiento de los suministros, HP ha proporcionado en su base de conocimientos de atención al cliente cómo almacenar y manipular el papel para evitar atascos, y aunque su artículo está dirigido a las impresoras HP Inkjet, son disposiciones interesantes para un conocimiento general.
El almacenamiento debe realizarse en un entorno cerrado, seco y de fácil acceso. El embalaje original debe conservarse y retirarse sólo cuando se vaya a utilizar el papel, y luego cerrarse.
Debe evitarse almacenar este producto en lugares donde haya cambios de temperatura, como cerca del aire acondicionado, al igual que cerca de ventanas y puertas de uso común.
Asimismo, es necesario mantenerlo siempre en superficies planas:
Imagen ilustrativa sobre la conservación del papel, facilitada por HP.
HP informa que, como regla general, no se debe comprar más papel del que se utilizará en 03 meses, considerando que guardarlo por mucho tiempo puede acentuar el daño que sufrirá, por quedar muy expuesto al medio ambiente.
Por lo tanto, además de la organización de los productos mediante un software, no hay que olvidar el entorno en el que se encuentran. Independientemente del lugar en el que se encuentren (sala, almacén, entre otros), se requiere una estructura física que incluya la identificación de cada objeto, separándolos por secciones, por ejemplo.
Consejos similares se aplican también a la buena conservación del tóner y los cartuchos, que deben almacenarse a temperatura ambiente y no en lugares excesivamente luminosos, guardados en envases cerrados para evitar que se sequen.
Hacer un balance del stock de forma recurrente es otra de las tareas clave que debe llevar a cabo el funcionario responsable de la gestión de su stock.
Fijar una fecha concreta del mes para realizar este trabajo, anotar la cantidad de cada uno y hacer el registro para que sea fácilmente accesible y analizable marca la diferencia en el control de stock.
¿Dudas sobre cómo poner en orden el stock? ¡PrintWayy Dragon te ayudará!
La herramienta de gestión ideal hace que el agotador trabajo manual, con el uso de varias hojas de cálculo, e incluso la pérdida de archivos importantes se transforme en más tiempo para dedicar a otras actividades, dando paso a un control de stock más adecuado.
Si todavía no sabes cómo se compone esta función en nuestro sistema, a continuación te mostraré todos los pasos que harán que esta parte de tu operación sea mucho más eficiente con la ayuda de PrintWayy Dragon.
¡Prepárate para conocer nuestros procesos a fondo!
Puedes agregar los materiales y sus cantidades en la opción de Configuración de Suministros y Stocks, así como especificar la marca y el nombre del proveedor:
Imagen ilustrativa de PrintWayy Dragon.
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En el submenú Stock, el proveedor puede hacer la división entre stock de la empresa, stock por técnico y stock por cliente. Y, para cada artículo listado, se muestra su tipo, modelo y la cantidad de ese producto.
El acceso a la reposición inteligente de suministros optimiza la operación, con el uso de la Inteligencia Artificial (IA) que actúa directamente sobre el proceso de compra con un seguimiento continuo del stock de suministros en el parque del cliente.
De este modo, esta información reduce considerablemente los gastos con la compra de suministros, ya que el proveedor de los servicios de outsourcing de impresión mantiene en su inventario las cantidades necesarias para satisfacer las necesidades de los contratos activos.
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