Con tantas opciones disponibles en el mercado, el cliente necesita parar y pensar, analizar cada propuesta y cada empresa, para poder golpear el martillo y definir cuál será el proveedor de servicios de outsourcing a contratar.
Y si tu empresa rinde mejor que la competencia, sin duda será la elegida para el outsourcing, pero si las características de uno de los competidores son mejores y prevalecen, tendrás que salir discretamente.
Cuando llega el momento de hacer este análisis y selección, tu casi nuevo cliente utiliza algunos criterios de evaluación. En esta publicación encontrarás cuáles son, y también una ilustración de este momento, a través de una simulación con la tabla comparativa de proveedores de outsourcing de impresión.
Cómo se evalúa a un proveedor de servicios de Outsourcing de Impresión
Solidez y Reputación
Del mismo modo que tú buscas saber más sobre la empresa de tu futuro cliente, él también especula y busca información sobre la tuya. A la hora de evaluar, son muy importantes datos como la antigüedad en el negocio, la presencia en el mercado, los testimonios y los casos de clientes.
Cuanto mejor estructurada esté la empresa que presta servicios de outsourcing, mayores serán las posibilidades de que ofrezca un servicio sólido y de calidad. Sumando así un saldo positivo de puntos.
Transparencia y Lealtad
Desde el diseño hasta la ejecución, un proveedor de servicios de impresión debe ser justo y transparente. Debe darle la posibilidad de elegir entre distintas opciones de implantación del servicio y comprender las necesidades de la empresa para crear un proyecto que respete sus límites y cumpla su propósito.
Después, también corresponde al proveedor mostrar claridad con respecto a las cifras, presentando informes y gráficos que hagan un seguimiento del trabajo de impresión y del estado de los cambios de suministro y el mantenimiento.
Integración de soluciones
Además del servicio de outsourcing de impresión, tu casi cliente observará si existe la integración de otras soluciones, como digitalización, archivo y gestión documental y si hay un entorno seguro para depositar los documentos, informes y otras impresiones con información confidencial de la empresa.
Infraestructura y Equipo técnico
En esta fase de la evaluación de propuestas, una persona, o un equipo, de la empresa contratante puede solicitar programar una visita a tu empresa. Quieren asegurarse de que no estás instalado en un garaje y de que reúnes las condiciones necesarias para atenderlos, además de comprobar, si todo lo que ha dicho el departamento comercial es cierto.
Para acumular más puntos positivos y calificar esta pregunta, tu outsourcing necesita tener una infraestructura eficaz con equipos de calidad y tecnología de punta, un laboratorio de mantenimiento y un equipo de alta excelencia en atención y servicio al cliente.
Gestión de Suministros
Los suministros deben ajustarse a las necesidades y la elección del cliente. Puedes mostrarle las opciones y justificar cada una y aconsejarlo, pero al mismo tiempo debes ser sensible y entender cuál es la mejor opción.
Son uno de los mayores costos que implica la impresión, por lo que debes presentar cómo tu empresa de outsourcing realiza este control y cómo gestiona los intercambios y el abastecimiento de tal manera que no falten insumos y que haya un stock mínimo para emergencias.
Métricas SLA
El SLA (Service Level Agreement) tiene por objeto aclarar los deberes y derechos entre el contratista y el contratante de servicios de outsourcing de impresión.
El cumplimiento de este acuerdo es crucial para que el servicio se preste correctamente. Para aumentar tu puntuación es necesario que presentes al cliente la forma en que tu empresa gestiona el SLA. Mostrar el sistema que utilizas y cómo se registra la solicitud y se hace un seguimiento del progreso de la misma.
Rentabilidad
El precio es un criterio importante, pero no es lo único, como ya habrás comprobado. El responsable de la empresa contratante seguramente pedirá transparencia en los precios, los comparará con los demás que haya recibido y calculará cuánto le costaría si tuviera sus propias impresoras.
De modo que aquí es donde debe expresarse el valor añadido y todas las cualidades y ventajas que tiene la prestación de servicios de impresión que ofreces.
No siempre es el precio más barato el que gana esta carrera, pero puntúa alto.
El mantenimiento preventivo
Realizar un mantenimiento preventivo de las impresoras es fundamental para garantizar el perfecto funcionamiento del equipo, así como para reducir el riesgo de futuros problemas inesperados y elevados costos de reparación.
Este requisito puede añadir más puntos positivos al balance de la evaluación. Cuando se realiza un mantenimiento preventivo se evitan muchos riesgos y se demuestra hasta qué punto se presta atención a los detalles y se trabaja siempre para que los equipos estén en orden y sean plenamente funcionales.
Posventa
Por casualidad, ¿dispones de un servicio posventa para ofrecer a los clientes? Si es así, añade un punto más a la cuenta, si no… puedes quitarle uno, o incluso más. El servicio postventa es bastante decisivo, ya que es un apoyo adicional que puede ofrecer tu Outsourcing, además de seguir de cerca la evolución del contrato y cómo está siendo la experiencia del cliente con tus servicios.
Para ilustrar este momento del análisis de los criterios enumerados anteriormente, hemos preparado un cuadro (simulación) de cómo se produce la evaluación en la práctica.
Gracias por estar aquí en el Blog de PrintWayy. ¡Déjanos tu comentario!
