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As metodologias de gestão tem a finalidade de ampliar a efetividade de um processo ou projeto numa organização e, caso tenha curiosidade, você pode conhecer 09 aqui no blog. Por serem tão relevantes na condução da empresa, hoje uma delas vai ganhar um destaque especial: o Kanban, palavra que significa cartão em japonês.
Ele é baseado no conceito de produção “just in time”, ou seja, produzir apenas o necessário, no momento certo e na quantidade essencial. E, funciona de maneira visual, onde se utilizam cartões e quadros para realizar a organização das atividades.
O Kanban inclui também outras práticas de gerenciamento, como a padronização de processos, a melhoria contínua e a capacitação dos colaboradores de todos os níveis em identificar problemas e encontrar soluções.
Com a intenção de melhorar a eficiência, reduzir os custos e aumentar a qualidade do produto final.
A metodologia pode ser aplicada em diversas frentes dentro da empresa, e na publicação iremos trazer desde como ela se originou, até o seu uso na gestão do estoque do outsourcing de impressão.
Kanban: da origem às técnicas de utilização
O método, amplamente utilizado atualmente, não é lá tão novo assim. Ele foi desenvolvido na década de 1940, pelo engenheiro industrial japonês Taiichi Ohno, que trabalhava na fabricante Toyota, e por ser desenvolvida para o Sistema Toyota de Produção, também pode ser encontrada relacionada a esse nome.
Para desenvolver o Kanban, o engenheiro se inspirou nos supermercados. Isso porque no Japão, era comum nesses estabelecimentos manter em estoque apenas a quantidade necessária de produtos, conforme a demanda do consumidor.
Assim, quando um produto estava em falta, o pedido era feito ao fornecedor, que enviava a quantia essencial para repor o estoque, fator o qual permitia que eles mantivessem os níveis de itens baixos, reduzindo o desperdício.
Percebendo que a Toyota tinha um processo parecido quanto ao seu gerenciamento de inventário, Taiichi desenvolveu um modo de produção para alinhar os níveis de estoque com o uso real dos materiais para fazer os automóveis.
Conhecendo 02 técnicas de Kanban
Kanban de produção
Nele, são utilizados espaços como murais, que podem ser visualizado por todos os envolvidos na produção, e dividido em seções de “fazer”, “fazendo” e “feito”, alterando a posição dos cartões das atividades após cada etapa avançada, até a sua conclusão.
Imagem ilustrativa de um quadro Kanban de produção.
Kanban de movimentação
Possibilita gerenciar o fluxo de materiais/produtos entre diferentes etapas da produção, ajudando a controlar a quantidade de itens nelas. Seu objetivo é monitorar as entradas e saídas do estoque, movendo o cartão quando o volume de estoque sofre alterações, garantindo que cada uma receba o tanto necessário, evitando excesso e desperdícios.
Imagem ilustrativa de um quadro Kanban de movimentação.
Aplicando o Kanban na gestão de estoque
Conhecendo as técnicas, dá para notar que o Kanban é facilmente aplicável em diversos projetos corporativos, e no outsourcing de impressão isso não é diferente, podendo ser empregado em áreas como a gestão de estoque, por exemplo.
Essa gestão é um ponto muito relevante dentro das operações, inclusive, abordamos a algumas publicações atrás, maneiras de realizar um controle de estoque eficiente, com dicas para o armazenamento dos itens.
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Como você já viu aqui, o Kanban usa um cartão para controlar o fluxo de materiais e produtos. Portanto, ele pode ser empregado para permitir o controle do estoque de papel, toner, peças, entre outros. O que auxilia a manter um nível adequado de produtos, sem excesso.
Isso pode ser feito por painéis ou quadros visuais que mostram a situação do estoque, como o nível atual, o tempo de espera para a reposição de suprimentos e outras informações importantes, as quais se tornam mais fáceis de saber quando se utiliza de um sistema de gestão e monitoramento.
⚠️ FIQUE ATENTO A OUTRAS ORIENTAÇÕES ESSENCIAIS
Analise e mapeie o fluxo de trabalho: entenda o processo de armazenamento de suprimentos desde a compra até a troca no cliente, identificando os pontos críticos e os gargalos que podem impactar a gestão de estoque.
Adote o conceito de “produção puxada”: em vez de manter uma quantidade exagerada de suprimentos disponíveis, realize a compra somente do que é necessário para atender a demanda real do cliente, evitando assim volumes excessivos e desperdícios.
Defina uma política de estoque mínimo e máximo: defina uma quantidade mínima e máxima de estoque de cada item e utilize o método Kanban para monitorar e controlar o nível de estoque, realizando reposições quando o estoque mínimo é atingido.
Aplique o conceito de “just in time“: já mencionado lá no comecinho do texto, ele consiste em produzir e entregar produtos e serviços no momento exato em que são necessários, sem atrasos ou desaproveitamento, evitando assim a necessidade de grandes estoques.
Utilize um software de gestão de estoque: adotar um software de gestão de estoque pode ajudar a monitorar o nível de suprimentos de forma mais eficiente, evitando erro e garantindo que os produtos estejam disponíveis quando for necessário repor no cliente.
💡 Existem sistemas ERP que são especializados nesta demanda, e que podem ser integrados ao PrintWayy Dragon. Você pode acompanhar mais sobre a temática integrações aqui no blog e conhecer quais são os nossos parceiros, acessando o artigo sugerido logo abaixo:
Treine a equipe: é importante que a equipe esteja ciente da importância da gestão de estoques e do uso das ferramentas de controle, garantindo assim a eficácia do sistema. Realize treinamentos regulares para garantir que os colaboradores estejam atualizados e alinhados com as práticas adotadas.
📝 Você já aplicou o Kanban em algum projeto que realizou na sua empresa ou, até mesmo, em sua vida pessoal? Envia aqui um comentário relatando como foi a sua experiência utilizando a metodologia.
