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Você já deve ter ouvido o ditado popular que diz “prevenir é melhor do que remediar”. Na operação de outsourcing de impressão, os alertas do sistema ajudam a colocar essa ideia em prática.
Problemas operacionais podem surgir de forma repentina, mas nem sempre acontecem sem sinais prévios. Um aviso de falha de comunicação, por exemplo, pode indicar uma situação que precisa de cuidado antes que comprometa o acompanhamento de uma impressora.
Quando a equipe só toma conhecimento de uma ocorrência depois que ela exige uma resposta urgente, as consequências podem ir além da falha inicial, gerando retrabalho, atrasos e demandas que poderiam ter sido tratadas com antecedência.
Assim como a manutenção preventiva ajuda a reduzir falhas no desempenho dos equipamentos, o monitoramento e a comunicação preventiva permitem identificar situações que exigem atenção e atuar antes que se tornem problemas maiores.
Comunicação preventiva a partir dos alertas do sistema
A comunicação preventiva envolve identificar os sinais e fazer com que essas informações cheguem às pessoas responsáveis, possibilitando que tomem as medidas necessárias antes que se agrave. E, dentro do outsourcing, eles podem vir dos próprios equipamentos ou de sistemas de gestão e monitoramento.
Diferentemente de uma abordagem reativa, em que a equipe precisa responder a um problema já instaurado, a prevenção facilita avaliar uma ocorrência com antecedência e planejar a melhor forma de agir.
Quando os alertas são acompanhados e tratados adequadamente, eles podem contribuir para:
- Redução de retrabalho;
- Menos atrasos e esquecimentos;
- Maior previsibilidade operacional;
- Agilidade na tomada de decisão;
- Redução da dependência de acompanhamento manual;
- Mais autonomia para as equipes.
No PrintWayy existem 3 tipos de alertas, sendo relativos ao sistema, como falha de comunicação entre uma impressora com o PrintWayy Client ou entre o PrintWayy Client com o PrintWayy.
Além dos emitidos pela própria impressora, como bandeja aberta ou papel atolado e de manutenção preventiva, disparado conforme configuração feita pelo provedor.
Cada configuração oferece uma informação diferente, mas o objetivo é o mesmo, auxiliando a identificar ocorrências e direcionar as ações necessárias.
Para entender melhor como funcionam, confira nossos conteúdos sobre os tipos de alertas do sistema e relacionado a falha de comunicação, que pode comprometer o acompanhamento dos equipamentos e trazer consequências para a operação quando não são identificadas a tempo.
Evite que alertas se tornem apenas ruído
Em meio às diversas notificações que recebemos todos os dias, o excesso de avisos pode dificultar a identificação do que realmente precisa de atenção. Por isso, é importante configurá-los de acordo com as necessidades da operação.
No PrintWayy, é possível ajustar os alertas emitidos e estabelecer parâmetros que influenciam quando as notificações serão enviadas.
No caso das falhas de comunicação, por exemplo, o usuário pode configurar quantas horas deseja aguardar antes de receber o aviso. Essa definição permite adequar o momento da notificação a rotina da equipe e a necessidade de acompanhamento da ocorrência:
Imagem ilustrativa do PrintWayy.
Já nos alertas de manutenção preventiva, é permitido adicionar informações como nome do alerta, criticidade, cliente, fabricante e modelo do equipamento, além de definir a regra que servirá como gatilho para o envio da notificação.
Isso auxilia a contextualizar cada aviso e a identificar quais ocorrências merecem prioridade, tornando o acompanhamento mais direcionado.
Imagem ilustrativa do PrintWayy.
Considerando o volume de equipamentos e informações envolvidos em um serviço como o de outsourcing de impressão, acompanhar tudo manualmente é uma tarefa que demanda tempo e está sujeita a falhas.
Com o monitoramento contínuo do PrintWayy, os dados da operação se transformam em indicativos que ajudam a equipe a visualizar ocorrências, priorizar o que precisa ser tratado e agir no momento adequado.
Antecipar problemas não quer dizer que será possível prever tudo o que vai acontecer, mas cria condições para reconhecer sinais importantes e comunicar quem precisa resolver. Assim, os alertas deixam de ser apenas notificações e passam a fazer parte de uma rotina de acompanhamento mais organizada e preventiva.
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