A maioria das pessoas utiliza o fim do ano para “colocar a casa em ordem” – e isso também serve para as empresas. Um dos pontos que você precisa se ater na gestão do seu outsourcing está relacionado a organização de documentos.
Alguns arquivos que devem ser ordenados são os relacionados ao funcionamento da empresa, como os societários, contratos, alvarás, comprovantes de pagamento, notas fiscais, licenças e atas de reuniões. E, ainda, de gestão de pessoas e tributários, por exemplo.
Além disso, existem os relacionados ao cliente, onde podemos citar os contratos de locação de impressoras, informações de identificação da empresa contratante, cheques e notas promissórias, comprovantes de pagamento, entre outros.
Os relatórios e informações dos contratos com os clientes, você pode armazenar em um software de gestão, isso facilita muito a sua rotina. Os exemplos de itens são inúmeros, e a certeza é uma só: é necessário ter uma boa administração para manter tudo organizado.
Independente da maneira que você escolher armazenar, ambiente digital ou físico, existem determinados períodos que a sua empresa deve manter dados muito bem guardados, a fim de evitar o caos, facilitando a localização de cada documento sempre que precisar.
Assim, conhecer métodos de organização faz toda a diferença. Por isso, vamos trazer um jeito prático para você ter a apenas 04 passos de distância, todos os registros importantes.
Para arquivar documentos, siga 04 passos: classificar, organizar, proteger e, manter!
Conservar um ambiente organizado pode parecer desafiador, mas, acredite, é possível! No entanto, isso advém de uma cultura fortalecida, e precisa ser respeitado por todos os departamentos da empresa. De nada adianta o financeiro manter os arquivos alinhados e, o suporte técnico negligenciar essa parte.
Por essa razão, ter um método básico a ser seguido pode ajudar muito, e padronizar os processos é a chave para que todos sigam na mesma linha.
Vou te mostrar como iniciar com a classificação, seguindo para a organização, lembrando-se sempre de proteger os dados e, por fim, dicas para manter em ordem.
01) Classificar:
Aqui estão algumas das maneiras que os arquivos podem ser classificados e, caso necessário, pode-se utilizar mais de uma, por exemplo, a divisão por clientes e, uma subdivisão por ano de contratação. Utilize da maneira que melhor facilitar o seu dia a dia.
Classificação por tipo de documento: consiste em agrupar com base no formato ou natureza, onde podem ser compreendidos os contratos, relatórios, faturas e correspondências.
Classificação por assunto: organiza com amparo no assunto principal, o que facilita a localização de informações específicas relacionadas a um determinado tópico.
Classificação por data: é uma das mais comuns, e estrutura em quando os documentos foram criados, recebidos ou outra data relevante. Podem ainda ser divididos em categorias, como mensal e anual.
Classificação por departamento: agrupa conforme o departamento da empresa ao qual estão relacionados, melhorando a localização pelo time responsável.
Classificação por importância: destaca o quão relevante é o item arquivado, permitindo uma rápida identificação daqueles que requerem atenção imediata.
Classificação por cliente: neste caso, há a organização de acordo com cada uma das empresas parceiras.
Classificação por palavras-chave: adiciona palavras-chave para auxiliar na pesquisa e recuperação rápida. E, pode ainda ser usada em conjunto com outros métodos de classificação.
02) Organizar (físico e digital):
Agora que você já sabe qual será a maneira que irá classificar cada documento, é preciso organizá-los. Quando eles são físicos, você pode criar pastas suspensas separadas para cada uma das classificações e, dentro, subdivisões por subcategorias, se necessário.
Há também os arquivos de gaveta ou caixas de arquivo utilizados para armazenar fisicamente. Lembre-se de rotular cada gaveta ou caixa claramente para indicar do que se trata o conteúdo.
É possível, ainda, atribuir cores diferentes para as categorias, o que facilita a identificação rápida e visual de pastas específicas.
No mundo digital, as estruturas mudam um pouco, você pode criar uma estrutura de pastas lógica e intuitiva, podendo utilizar as principais e subpastas conforme for necessário.
É muito importante que se adote uma nomenclatura para os documentos digitais. Isso facilita a busca e a ordenação, e também vem ao encontro da LGPD, onde cada departamento deve separar com sua identificação própria, para não haver o acesso de determinadas pessoas a dados sensíveis.
03) Proteger:
A proteção de dados sensíveis é essencial, e a LGPD está aí para nos enfatizar isso. Portanto, você precisa estar atento às boas práticas relacionadas à temática.
Aqui no blog, a gente trouxe para ti 07 dicas para deixar a sua empresa mais segura:
Em complemento às já indicadas, a segurança dos documentos pode ser reforçada no meio digital utilizando controles de acesso, permitindo apenas que pessoas autorizadas possam visualizar, editar ou excluir.
Possuir uma política de senhas fortes, realizando a troca regular. Quanto aos físicos, é ideal ter armários trancados, controle o acesso às salas de arquivo e medidas de segurança contra incêndios e inundações.
04) Manter:
Para que todo o seu árduo trabalho de arquivamento não seja em vão, você pode seguir essas recomendações aqui:
Ter uma política de arquivamento
Estabeleça uma política clara de arquivamento e assegure que todos em seu time estejam cientes e a sigam.
Realizar limpeza regularmente
Faça revisões periódicas para identificar documentos obsoletos e removê-los, mantendo apenas o necessário.
Focar no monitoramento contínuo
Realize um processo contínuo de monitoramento para garantir que a estrutura seja mantida ao longo do tempo.
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